新时期改善煤炭企业档案管理工作的策略

马雯

摘 要：现阶段，节能减排政策的实施和落实直接影响着煤炭企业的发展。煤炭企业只有改变自身的发展趋势，在变革中朝着集约化、规模化、绿色环保的趋势方向发展，才能满足社会所需，才能在新时期下求得生存和发展。这一变革使得煤炭企业不得不面临重组，甚至破产的威胁，特别是煤炭企业档案管理工作在基础设施上、管理模式和管理制度上都存在着诸多的不足，阻碍煤炭企业的可持续发展。因此，文章在新时期背景下提出了多条改善煤炭企业档案管理工作的策略，以期能够在煤炭企业转型和发展过程中提供重要的依据和保障。

关键词：新时期;煤炭企业;档案管理

煤炭企业的档案管理内容不仅记录了煤炭企业的经营发展情况，还对整个煤炭的生产环节和管理工作等产生的资料和信息进行记录。当前，煤矿企业的档案管理类型主要包括：文书档案、财务档案和科技档案等类型，这些档案信息中涵盖了煤矿企业的采煤系统、通风系统和运输系统、地质系统等工作体系中的信息，是煤炭企业发展过程中的重要和核心的资料。其不仅总结和归纳了矿井的发展历程，还是几代煤矿人运用自身的智慧和汗水积累的有价值的资料。因此，在新时期下为了能够提高档案管理的水平，以下对此提出了几点见解：

一、提升煤矿企业的档案管理工作理念，认识档案管理工作的重要性

受到传统档案管理工作理念的影响，使得一些煤矿企业对于档案管理工作并没有引起较大的重视。例如：档案管理人员在工作理念上和工作思路上所记录的信息缺乏全面性和真实性，无法为后期所开展的各项决策提供依据。因此，建立正确的档案管理工作理念就显得格外重要。首先，提高档案管理人员对档案管理工作的正确认知，能够不断充实自己，补充自己的不足，采用多样化的管理方式，提高管理的水平;其次，借助企业内部宣传的工作或者将档案管理工作纳入企业文化管理中，在宣传和创建良好的档案管理工作氛围基础上，能够提高档案管理人员的正确认知;最后，遵循《档案法》、《档案法实施办法》、《企业档案管理规定》中相关的内容，不断创新档案管理意识，在及时更新自己的工作理念基础上，充分认识到煤炭企业中开展档案管理的重要性，进而不断完善自己的不足。

二、构建完善的档案管理制度，实现管理工作的有序性和规范性

为了能够开展有效的档案管理工作，提高档案管理工作的利用效率，只有建立完善的档案管理制度，才能对档案管理工作开展有序的指导和提出相应的规范要求。档案管理过程中，其最基础的工作就是对档案进行收集和整理，企业档案管理人员在收集到相关的文件后，每一份档案都需要加盖公司的公章，然后档案管理人员在采用相应的管理方法对案卷进行有效的归档和保管。其次在管理过程中需要根据一定的时间排序，逐页进行编号，这样才能形成较为完整、规范的归档文化。最后对档案的密级进行确定，特别是一些需要保密的文件进行加密，这就需要档案管理人员具备保密意识，提升自身的职业操守。

三、借助現代信息化管理模式，提升管理的整体效能

1.实现办公与档案管理的一体化发展

伴随着大数据、互联网时代的到来，煤矿企业业务不断增多，办公规模倍增，这就导致煤矿企业无论是在产品的开发、技术上、财务上、销售方面以及人事方面都存在着大量的文件。这些文件内容与档案管理内容联系较大，档案管理部门在对这些文件进行整理、提交和归档时如果采用传统的办公软件或者办公手段等，不仅加大了档案管理人员的工作压力，使得档案管理工作出现混乱等问题。因此，面对海量的信息，只有采用档案管理自动化系统，将煤炭企业中的基础办公和档案管理工作进行相互融合，才能实现办公与档案管理一体化的发展，并有效的节省了人力和时间方面所产生的损失，提升了档案管理的工作效率。

2.提供煤炭企业档案文件存储与检索的便捷性

煤炭企业的档案管理内容不仅仅有办公文件、人事档案和相关的技术图纸、生产设备、产品维护等方面的资料，这些资料对于企业的发展来讲发挥着重要的作用和可参考的价值。传统的煤炭企业在进行档案管理工作时，一般都是收集办公室、生产部门、人事部门、财务部门等方面的资料，进而用这些资料指导和管理煤炭企业的生产、经营，帮助企业开展产业的升级和人员的管理工作。然而这种生产和管理模式无法在新时期下对相关的档案文化进行全面、便捷的存储和检索，仅仅是对资料的收集和归纳，想要更快的检索出想要的文件难上加难。因此，借助信息化档案管理系统，能够对档案管理部门中的纸质版档案文件通过扫码和开展数字化处理以形成更加有效地多媒体资源，在将档案管理系统中的信息储存到信息化数据库中。档案管理人员利用系统在线协助其他部门人员，如：生产部门和技术部门、人事部门自行开展档案信息的调阅和传阅。这种自动化管理方式有效提高了煤炭企业信息的安全性，显著提高了档案管理的工作效率，为各部门开展工作提供了便捷性。

3.重视档案信息的安全性

新时期下，档案管理实现了自动化发展，但是运用信息技术进行档案管理存在着一些的信息安全问题。例如：非法用户访问后遭到信息的泄露等问题;重要信息丢失，严重威胁到企业的知识产权或者企业的利益等。档案信息的泄露给煤矿企业带来的较大的损失，严格把控档案信息安全性就显得格外重要。想要实现档案管理工作的规范化，保障企业档案信息的安全性，这样才能充分发挥出档案信息的利用价值。一方面，开展有效管理。企业管理人员对档案工作提出标准化和规范化的要求;在公司内部宣传企业档案工作要点，让各部门对信息安全问题予以重视;增强档案管理人员的信息安全和保密的意识，强化档案管理人员的职业操守。另一方面，结合信息技术加强信息安全管理。为了能够减少病毒对信息系统的破坏，应该加强对计算机的监控和管理，定时的对计算机进行扫描，一旦发现病毒，应该及时处理，保障档案信息的安全性。同时，还可以采用网络手段，设定出符合要求的安全策略，在设置分级密码后，对核心密码进行定期的更换，从而保障档案信息的安全性。

4.提高档案管理人员的综合素养

大数据技术的快速发展、数字档案馆建设的逐步推进使得档案管理人员面临新的发展契机。档案管理人员不仅需要具备良好的业务素质，还需要提升自己其他方面的技能，才能满足当前档案管理的需求。

注重档案专业人才的引进。当前，煤炭企业，特别是中小型企业，档案管理人员大都为兼职人员，出于经济效益的考虑，部分企业为设置档案专职岗位，而是采取办公室文职人员兼顾管理的策略，这就导致人才队伍缺乏专业性。煤炭企业应意识到专业人才是档案工作有序开展的重要保障，把人才引进置于重要位置，设置专职档案管理岗并引进档案专业人才开展档案工作。

注重档案管理标准的学习。档案工作是一项专业工作，目前，档案领域已经出台了一系列的标准，掌握相关标准是做好档案管理工作的前提，档案管理者应通过自主学习或参与培训等方式提升自我对相关标准的掌握程度。具体而言，应掌握以下标准《档案法》这是档案管理人员必须掌握的首要标准。其次，还包括《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，此规定针对各企业档案工作，是企业开展档案工作的专业专业标准。此外，还包括《会计档案管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》等等，这些均是档案工作开展过程中应遵循的相关规章。注重上述标准的学习能更好地指导实践工作，推动煤炭企业档案工作的规范化开展。

注重档案管理人员的继续教育。面对新形势的新要求，档案管理人员需通过继续教育开不惯提升自身素质以更好地适应时代的新发展。2018年，国家档案局联合人力资源和社会保障部印发《档案专业人员继续教育规定》，对多个方面对档案从业人员的继续教育进行了详细阐述。针对煤炭企业档案工作者应从三个方面着手着力提升自我素质：一是档案专业知识。档案工作是一项专业性较强的工作，而非档案专业的兼职人员理论知识不足难以实现档案的专业管理，通过系统学习档案专业理论知识十分必要。二是煤炭企业相关知识。煤炭企业是国民经济发展的重要支撑，是专业性企业，其档案管理具有专业性，特别是档案信息中涵盖的煤矿企业的采煤系统、通风系统和运输系统、地质系统等工作体系中的信息，需要专业人才才能明确，因此深化煤炭企业相关知识的学习十分必要。三是信息技术相关知识。随着档案数字化工程的逐步推进，掌握必要的信息技术已成为档案管理人员应对档案事业发展新特点的必然要求，如Word、Excel等常用办公软件，档案管理系统、数据库操作，等等。

综上，煤矿企业档案管理在发展过程中应该与时俱进，这样才能在竞争过程中尋求发展。为了能够顺应时代的发展趋势，档案管理人员在收集相关的生产经营信息或者各个煤矿工作系统中的信息时，不仅仅需要加强档案管理，还需要采用现代化的管理模式，制定档案管理模式的基础上提高档案管理意识。同时还需要对信息安全等问题予以重视，这样才能使归纳和检索出的信息更有应用性。

参考文献：

[1]朱丽娟.现代化煤矿企业电子档案建设的思考[J].办公室业务，2019

[2]陈丽霞.煤炭企业档案管理数字化建设研究[J].办公室业务，2019

[3]程 昕.煤炭企业档案管理的创新[J].兰台内外，2018

（作者单位：陕西麟北煤业开发有限责任公司）