做好新形势下流动人员人事档案管理之我见

郑伟

摘 要：随着市场化经济的加速发展，大城市为越来越多的人员提供了更多的就业择业机会，这也促进了城市间人口流动的加剧。加强流动人员人事档案管理，有效解决存在的问题，促进规范管理十分必要。本文阐述了新形势下加强流动人员人事档案管理的意义，深入分析了目前管理中存在的问题，并就存在的问题进行对策探讨。

关键词：流动人员;人事档案;问题

人事档案对个人学习、工作经历等情况进行了全面综合记录，对个人而言具有重要的参考和凭证作用。流动人员人事档案作为人事档案的重要组成部分，做好该项工作对于推动社会进步和稳定发展具有重要意义，成为档案管理和流动人员管理的重要内容。

一、流动人员档案管理的重要意义

“辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;待业的大中专毕业生的人事档案;外商投资企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案”，上述是《流动人员人事档案管理暂行规定》对流动人员人事档案的界定，由此可看出，流动人员人事档案影响范围广，涉及人员数量多，加强流动人员人事档案管理具有重要意义。

1.有利于提升人们对人才社会化的认识。将人事档案交由服务机构管理，而非所在单位管理，实现人档分离，有利于打破传统计划经济体制下档案对人员的束缚，促进人员自由流动，实现市场经济下人力资源的高效配置。

2.有利于为用人单位选人用人提供依据。随着市场经济的发展，外商企业、民营企业、私营企业等多种所有制经济成为国家经济发展的重要力量。根据国家关于人事档案相关规定，非国有企业并不具备人事档案保管权限，做好非国有企业人员的人事档案管理成为流动人员人事档案管理工作的重要内容。对于用人单位而言，通过人事档案对个人工作经历、学历及德、能、勤、绩等情况进行全面了解，能够严把人员入口关，降低企业用人风险和用工成本，也有利于通过选拔优秀人才促进企业自身发展，推动国家经济进步。

3.有利于更好地维护流动人员的合法权益。人事档案是对个人的历史记录，不仅包括个人的薪资福利，也记录了其家庭成员等情况，通过档案查阅利用，能够有效地维护个人利益。当流动人员个人退休办理养老待遇时需通过审档进行工作年限认定，与个人的退休待遇息息相关;当需要进行财产继承等情况，需要通过档案进行家庭成员关系及身份确认，从而更好地维护个人利益。

二、流动人员档案管理工作中存在的问题

1.档案意识薄弱。随着国家经济的发展和人事改革的深入，为更好地促进流动人员规范科学管理，需进一步做好流动人员人事档案工作，提升档案意识。一是许多人才流动服务机构对流动人员人事档案工作重视程度不够，由于国家不允许对流动人员人事档案进行收费，加之工作内容繁琐，流动人员人事档案管理机构工作人员往往表现出工作主动性和创新性不足，档案资料收集不及时、管理不规范，严重制约了档案价值发挥和档案工作发展。二是流动人员群体个人档案意识薄弱，对个人档案重要性认识不足，许多人员认为只要不进入体制内的单位，就不会用到档案，因此对个人档案不闻不问，造成 “弃档”现象存在，阻碍了流动人员人事档案工作的开展。

2.档案管理体制不健全。虽然《流动人员人事档案管理暂行规定》作为国家层面的制度，对流动人员人事档案管理机构、转递、收集整理等作了规定，但该项制度于1996年出台，距今已近24年，当时的市场经济发展与人员流动与现行情况具有较大差异，新形势下流动人员的人事档案管理中许多新问题需要进一步健全管理体制，完善制度规定。一是关于流动人员人事档案管理机构的确定，根据《流动人员人事档案管理暂行规定》“流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位无保管权限，不能擅自管理流动人员人事档案。”随着社会经济的进步，国有企业不断发展，成为支撑国民经济的重要力量，中央、省、市、区各层级国有企业不断增多，但对于哪一层级的国有企业具有人事档案管理权限尚无明确规定。区级及以下国有企业、市级国有企业下属独立法人单位是否有人事档案管理权限，其人事档案是否为流动人员人事档案有待明确。二是流动人员人事档案转递流程不规范，有些具有人事档案保管权限的单位对于离职人员人事档案没有按规定及时转递到人才流动服务机构。有些在人事档案转中，未规范履行转递手续，造成人事档案在转递过程中因管理疏忽导致档案遗失或者档案材料缺失。三是流动人员人事档案资料收集不完善。档案资料收集、整理制度不健全，档案成为死档，材料未进行补充更新，对于人才与用人单位都造成了许多不便。上述诸多问题都需要加强流动人员人事档案机制建设，实现规范管理。

3.档案管理基础设施落后。许多县级人才流动服务机构由于受财政经费制约，人力、物力、财力投入不足，人事档案管理基础设施落后，保管设备老化或缺失，档案设备配置薄弱，严重制约了人事档案的安全保管。随著大数据、云存储的发展，流动人员人事档案管理要进一步加强档案基础设施配置，才能充分利用现代化技术手段提高管理的科学性和规范性。

4.档案信息开发利用水平较低。行政意识僵化，过于注重档案的保密，害怕承担责任，而不注重对流动人员人事档案的开发利用，无法发挥档案的有效利用价值，未真正发挥档案对人员管理的作用。受主客观条件制约，信息技术手段落后，未能将现代化信息化管理技术与人事档案开发利用相结合，档案信息没有实现资源共享利用。

5.档案人才队伍建设不够。在人才流动服务机构流动人员人事档案管理工作中，由于重视程度不够，财力受限，加之人手不足等原因，工作队伍建设水平较低。工作人员档案理论知识和实战经验不足情况普遍，且由于自我发展内驱力不足，业务上缺乏创新性和主动性，流动人员人事档案管理工作质量有待提高。

三、做好流动人员人事档案管理对策探讨

1.增强档案管理意识。人才流动服务机构应认识到流动人员人事档案管理对国家人才管理、企业用人和个人发展的重要意义。加大投入，并充分利用人才网等平台对工作进行宣传推广。流动人员更应该高度重视个人人事档案，及时协助档案管理单位做好档案的转接及档案材料的补充完善，更好地维护自身利益。

2.健全档案管理体制。加强顶层设计，建立与当前经济发展和人事改革相适应的管理体制，为流动人员人事档案管理工作的开展提供组织保障。一是健全管理机构设置，根据新形势下流动人员数量剧增及流动人员对企业和国家经济发展的重要作用等实际，进行管理机构的合理科学设置。二是完善配套管理制度，规范人事档案转递等各环节，确保流动人员人事档案在流动过程中的安全，避免档案丢失遗漏，完善档案转递流程和手续。三是加强档案材料的归档，促使流动人员人事档案材料及时更新，更好地发挥档案作用。

3.完善基础设施建设。加强设施建设，强化物质保障，是促进流动人员人事档案工作科学高效发展的基础。人才流动服务机构档案工作人员要加强工作创新，推动人事档案工作高效开展。按照档案保管规定，完善库房建设，加强设备配置，维护人事档案安全。加强人事档案软件系统配置，在信息存储数字化的同时，通过系统实现高效检索利用。

4.加强信息开发利用。进一步做好流动人员人事档案管理工作，需要在利用方面功夫，从而更充分地发挥档案价值，不断提高影响力。一是要逐步转变档案管理理念，从重保管轻利用，到保管利用两手抓两提升，充分认识到加强流动人员人事档案开发利用对优化人力资源配置的重要意义。二是探索流动人员档案信息多样化利用方式，有条件的机构建立在线利用平台，通过远程利用提高工作效率和利用价值。三是加强人事档案信息数据的深度挖掘，通过对信息数据的挖掘和深入分析，更好地提炼有用信息，并对提取地信息整理利用，加强人力资源开发，为企业和政府实现人才有效配置提供服务。

5.强化档案人员队伍建设。新形势下加强流动人员人事档案工作创新发展，需要建设一支现代化档案工作人才队伍。一是认真分析人员素质要求，建立流动人员人事档案从业人员素质模型，严格从业条件，根据任职条件进行人员招聘，把好人员入口关。二是通过多样化培训提升从业人员综合素质，积极推行岗前培训，提高流动人员人事档案从业人员的工作责任感和归属感，增强保密意识，形成良好工作作风。加强岗位实践培训，通过以老带新的方式，对档案从业新人进行指导，促進更好地融入岗位工作。三是加强从业人员考核，奖勤罚懒，考核结果与个人薪酬和职业发展挂钩，调动从业人员工作积极性。

四、结束语

实现流动人员人事档案科学规范管理，使之与现阶段流动人员管理和人事档案管理要求相适应，对于促进经济社会发展具有重要意义。通过进一步完善档案管理体制，提升档案管理现代化科学化管理水平，强化从业队伍建设等措施，促进流动人员人事档案管理工作规范高效。

参考文献：

[1]张丽雯.流动人员人事档案管理工作问题研究[D].武汉： 湖北大学，2016

[2]娄微微.我国流动人员人事档案管理的现状与对策[J].黑龙江史志，2015

[3]王鲁花，韩春红.新时期流动人员人事档案管理的现状、问题及对策[J].人才资源开发，2014

（作者单位：福建省宁德市福鼎市人力资源和社会保障局）