有关档案室纸质档案保护工作的几点思考

王志梅

摘 要：当前，国内档案室保存的档案材料主要是纸质文件，因纸质文件特殊，比较容易受损，在保存过程中很容易会被破坏或者遗失，这样便会对人们的工作和学习造成严重的损失，所以，重视纸质档案保护工作有着重要的作用。文章通过对当前纸质档案保存过程中存在的问题进行分析，提出了应对措施，希望能够为从业人员提供些许借鉴。

关键词：档案室;纸质档案;保护工作;思考

档案保护工作对促进档案的合理应用，延长档案实际生命周期有着重要的作用，我国各大档案室保存的文件都是纸质的，尤其是一些比较重要的文件都是采用纸质文件形式进行保存。在日常保存使用过程中，纸质档案文件很容易会受到环境以及人为因素的影响，如破裂、肮脏、虫蛀以及褪色等。严重情况下，会导致档案无法再使用，且一旦受到破坏，修复起来是非常困难的。所以，档案室工作人员一定要重视纸质文件的保管，对延长纸质档案的实际使用寿命，提升纸质档案的利用价值有着重要的影响。

一、纸质档案保护过程中存在的问题

（一）易产生污渍

纸质档案在保存与使用过程中，特别是在整理与查阅时，很容易会造成纸质档案沾上油斑、铁锈以及泥斑等污渍，且很难有效去除，不仅对纸张的外观产生影响，也会影响清晰度，甚至造成档案信息的丢失。

（二）环境影响

纸质档案在转移过程中，会受到环境因素的影响，如，在运送过程中，会受到灰尘、湿度以及高温等因素的影响。特别是雨水，一旦没有做好防水工作，在被雨水淋湿之后，很容易会发霉、出现破损。如果没有进行处理，便被保存，也会对其他文件档案产生影响^[1]。大多数的纸质档案质量相对比较差，一旦遇到雨水的损害，字迹会看不清楚。其次，火灾也是一个威胁，库房一旦起火，造成的损失是极为严重的，且无法挽回。相关部门对档案保存不够重视，缺乏资金投入，导致纸质档案的保存环境比较恶劣，其次，保存人员缺乏技能与专业知识，都是存在的安全隐患。

（三）使用過程中存在的问题

纸质档案通常都是仅有的一本，一旦被丢失，很难恢复，在档案使用过程中，时常会因为人为因素的疏忽，导致档案出现丢失。纸质档案在被外借的情况下，因为纸质档案特殊性，很容易会受到人为因素的影响。其次，不排除部分用户素质不高，如未及时归还，很可能会导致纸质档案丢失。部分部门缺乏档案观念，未进行妥善保管，这样也会导致档案内容发生泄漏，纸质档案无法完整归档，会对档案信息资源的开发、建设产生直接的影响。再者，档案未进行正确存放，也会导致出现损坏，且无法恢复。

二、档案室纸质档案保护的措施

（一）提升去污清洁技术水平

对于存在污渍的纸张，在清理过程中，一定要采取恰当的方法，保障药剂的浓度适宜，要保障在经过处理之后没有有害物质。在日常管理工作中，应当时常采用抹布消除灰尘，保持档案室内的清洁，避免灰尘产生的危害。其次，有害气体也会导致纸张出现变色，因此，要注重空气污染防护，保障进入室内的空气新鲜、清洁。在去除污斑的时候，应当多加小心，避免除掉字迹，管理人员应当采用正确的方法进行处理，从而降低纸张的破坏程度，延长纸质档案的使用年限。

（二）完善基础设施，降低环境因素产生的危害

档案室应当尽量设置在光线好、空气流通、防火防潮的地方，还应当尽可能远离危险物品，并注意建筑的防潮以及排水。温湿度会对纸质档案的寿命产生极大的影响。档案室内应当尽量减少阳光的直接照射，应当安装窗帘，使文件资源处于暗处。管理人员在工作过程中，要定期除菌除尘，保持档案室内的卫生清洁，这样能够有效减少霉菌，可以在墙壁涂抹防霉材料。管理人员应当穿上工作服，对档案文件除尘除菌之后保存，政府部门也应当加强档案室的建设，加大财政投入，为档案室的发展创造有利的环境。

（三）推动数字化建设，减少纸质档案的利用

人为因素是档案保护与损坏的重要影响因素，且对档案产生的破坏是不能挽回的。所以，在档案保护过程中，一定要树立档案保护意识，对档案进行科学管理。纸质档案在使用过程中是极为容易受到损坏的，利用次数不断增多，纸张会逐渐老化，为了最大程度上保持纸质档案的利用率，就必须尽可能减少对其进行直接利用，这样能够有效减少对纸张造成的损耗。随着信息技术的普及，数字档案逐渐成为趋势，这样能够有效减少档案的损耗，从而延长档案的使用寿命。

（四）加大培训学习力度，提升工作人员的综合技能

管理人员要全身心投入工作，定期学习知识技能，不断提升工作能力以及专业素养，强化档案管理意识，并严格根据技术规范要求管理档案文件，并定期修复受损文件，加强文件保护工作。领导应当全面了解档案维护工作状况，及时了解档案修复状况，并制定科学合理的方法，定期进行培训，提升管理效率。

纸质档案保护工作是一项长期的工作，在工作过程中，遇到的问题会越来越多，因此，必须学习，提升综合能力，才能找到科学合理的方法保护纸质档案，延长使用年限。要严格根据档案法规定，对档案文件进行规范化管理，为档案文件的安全管理提供保障。

参考文献

[1] 徐叶黎，钟秀梅.基层档案室纸质档案数字化工作的实践探讨[J].山西档案，2017（5）：69-70.