档案利用过程中的保护工作探讨

范洪武

[摘 要]档案利用是一个极为复杂的过程，它是档案离开正常的保管环境后最容易受到损害的工作环节。因而，积极着手加强档案利用过程中的保护工作尤为迫切。

[关键词]档案利用；保护工作；探讨

一、档案在利用过程中的保护制度

档案在使用过程中的保护制度，应当涉及档案使用过程中所有与保护问题有关的基本问题和基本方面。它大体上包括两个方面：

（一）档案使用的登记与交接制度

档案无论因何故被利用时，都必须对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记交接手续。如档案出库、入库的登记，借阅登记及交接清点等。

（二）档案利用行为的管理与限制制度

这一制度涉及档案利用行为的方式及所应注意防止的不良现象。如利用者不允许吸烟、喝水、吃食物等，不允许在档案上勾画、涂抹，未经允许不准擅自拍照、抄录、复印，更不允许有撕损剪切等破坏性行为，利用者必须保证档案的完好无损。对损毁档案行为要按照《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规予以处罚。

二、加强利用过程中档案保护工作研究的必要性和紧迫性

其一、由于人的介入，利用环境必须兼顾到档案和人的双重舒适性，然而实际上人的“舒适性”和档案的“舒适性”是有一定差别的，加之利用场所既定范围内较大的人流量，使得对利用环境的控制变得更为困难；其二，档案部门对电子档案的利用保障能力不强，利用服务人员素质良莠不齐、网络传输安全保障水平不高、抗干扰能力不强等都在威胁着档案的安全。

三、档案利用过程中的保护方法

（一）量与顺序的控制

档案利用时，无论是内部使用还是外部利用，当所需档案数量较大时，可按管理制度分批限量提供，且应要求利用者在使用过程和归还档案时，保持其实体秩序的排列顺序，以免发生错误。

（二）加强对利用行为的现场监督与检查

凡外部利用，在利用现场均应配备档案工作人员实行监督，随时检查利用者的利用行为，发现问题及时指出并予以纠正，将不良现象消灭在萌芽状态。有条件的档案馆（室），尤其是面向社会提供利用的档案馆，应配备电视监控系统。

（三）利用方式及利用场所的限制

档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍摄或复印工作原则上应由档案馆（室）工作人员承担；档案利用的场所应为集中式的阅览中心，—般不为利用者安排单独的利用房间，以免发生不测事件。

（四）对重要档案采取有效的保护性措施

对珍贵档案，档案馆（室）应当实施重点保护：一是严格限制利用人次；二是尽量不提供档案原件，只提供缩微件或复印件等；三是利用中要格外注意监护问题，必要时可以责成专人始终陪伴进行利用。

档案工作的根本目的是为社会各方面提供档案信息服务。档案馆（室）应当正确处理管理与利用的关系，充分发挥档案信息在物质文明、政治文明和精神文明建设中的作用。

三、以狠抓利用过程中的管理保护为重点

（一）强化人员管理，提高利用人员素质

1.着力强化利用服务人员的保护意识和保护机能档案馆的利用服务人员是整个利用过程的引导者，也是确保档案安全利用的督导者。要培养一支合格的利用服务队伍必须从以下几方面着手：第一，培育良好的职业情操，锻造过硬的业务技能；第二，加强教育，强化利用服务人员的档案保护意识；第三，进行专业培训，提高利用服务人员的档案保护技能。

2.注重对利用者档案保护意识的宣传和培养

档案利用者是利用过程的主体，也是影响到档案安全利用的直接关联者。因此，对普通用户进行档案安全利用的宣传和教育是保护档案的主要方法。例如，在档案宣传工作中，将档案保护意识合理融入档案的价值论中，辅以进行法律法规的警示教育，用正反例证的方式向大众宣讲和普及，已达到档案利用和保护“双赢”的效果。

（二）注重规范化管理，构建有序的利用环境

1.规范制度的制定

一套标准的利用规范不能仅仅是一份张贴于阅览室门前的布告，它应该是一套涵盖和囊括整个利用过程及其相关因素在内的规则体系，至少应包含档案利用服务人员的工作守则、利用设备的管理规范、利用者手册、利用环境控制规范等要素。

2.规范制度的执行

档案利用规章制度若在制定后不能得到彻底落实，就是一纸空文。要切实落实规范制度，就要做到：首先，实行严格的责任制和赏罚制度。对利用服务人员必须有明确的责任分工和相应的考评标准。对利用者违反利用规章造成档案损坏或档案信息泄露的应根据规定予以相应的惩处，情节严重者还应该依照法律法规予以刑事或民事处罚；其次，排除干扰，公正执法。档案利用人员应严格遵照已有的规章制度，秉公执法，不徇私情，以保证整个利用环境的安全有序；再次，建立全方位的检查机制，包括对工作人员的服务工作、利用设备、利用环境等的全面检查。

（三）加强监督管理，保持良好的利用秩序

监督管理是确保档案安全利用的一种重要管理手段，通过对利用情况全面如实地记录，客观地反映利用过程中暴露出的问题，进而为解决问题和改进工作提供参考依据。首先，形成“人员管理链”。其次，为确保利用服务人员的工作标准到位，建议馆内适当指派一至两位主管领导或部门领导不定时地对服务人员的工作情况进行抽查和跟踪检查，利用服务人员对利用者的利用行为进行监督，形成一级对一级的监控链，有效地利用人员引发的利用安全问题进行防范和控制；其次对利用全程的监控管理。利用安装监视系统等手段，对利用者从踏进利用场所开始直接利用完毕检查入库的整个过程进行全程监管，以进行有效的先期预警。再次，对档案信息流向的有效监管。目前通过网络域的设置、身份认证、分级审查技术等可以从一定程度上限制信息的流动范围，但要对档案信息进行更为精确的监管还需要档案部门和相关信息部门的进一步研究。

参考文献：

[1]孙红芳.档案利用过程中的保护[J].办公室业务，2011（S1）.

[2]于殿军.谈档案利用过程中的保护措施[J].兰台内外，2013（4）.