事业单位办公室档案工作探究

李念朋

【摘要】过去的一段时间里，事业单位办公室档案工作出现了管理混乱化，保密差、不及时等问题、结合本单位工作实际，通过分析档案工作现状，找到做好事业单位办公室档案工作的有效方法，从而提高档案工作的流程性、安全性、便捷性，并从事业单位办公室档案工作的主要流程、档案安全及新时期怎样便捷地从事事业单位办公室档案工作等方面，为我国事业单位档案工作提供有效参考。

【关键词】事业单位;办公室档案工作;流程性;安全性;便捷性

一、事业单位办公室档案工作的基本情况

（一）事业单位办公室档案工作的现状。我国事业单位办公室档案工作的主要内容是编辑与派送本单位红头文件和普通文件，接收上级行政部门的红头文件和其他重要文件，还有不相隶属单位的函等文件接收与发送，主要过程是分类、编辑、整理、存档，存档的主要方式有纸质版和电子版。目前我国事业单位存档方式还是以纸质版为主，电子版为辅。并且以单位为存储单元，自行存档，电子存档少，而且很少进行扫描分类，也很少进行联网查询。我国现代化经济逐渐趋向信息化、集约化，因此，办公室档案工作也会逐步向信息化和集约化方向发展。事业单位逐步采用先进的工作方法，在保障信息安全的情况下进行电子化、联网化，逐渐加强与上级部门和协同单位之间的交流沟通，学习先进的适合本地区、本单位的工作方法，主要目的就是为了提高工作效率，在逐步节省档案工作的成本的基础上，使办公室档案工作更规范化、信息化、集约化。另外，事业单位办公室工作杂乱而且繁重，不仅负责日常文件接收、发送、分类、编撰、存档等，有的事业单位办公室还肩负着总务后勤工作，人手常常不够用。存在档案管理混乱化、保密差、存取不及时等诸多问题。

（二）提升事业单位办公室档案工作层次的现实意义。

1.符合新时期事业单位档案工作现实层面的需求。自从党的十九大以来，中国大地各项改革此起彼伏，很多陈年弊病得到纠正，事业单位办公室工作得到加强，档案工作也逐步完善。作为国家信息产业布局的一部分，事业单位档案工作，事关单位工作全局的展开，为事业单位的高效运行提供可靠的数据信息保障，如果文件接收、存储、调取出现问题，直接关系到单位的切身利益，如果出现重要文件丢失的情况，那后果更不堪设想。另外，根据本单位的工作实际，积极学习相关单位的先进文档管理经验，有助于服务本单位，更好地发挥事业单位的基本工作职能，更好地为社会提供有效、便捷、优质的服务。符合习近平总书记在党的十九大报告中明确指出的：“中国特色社会主义进入新时代，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。”这就要求我们不仅要把档案工作做了，而且还要做好，优化档案接收、存储、调取的流程。2.符合我国事业单位档案事业的健康稳步发展的现实需求。作为事业单位档案事业的重要组成部分，事业单位办公室档案工作的逐步完善，为急救事业健康稳步发展提供了现实一手基础资料和数据保障，事业单位的发展需要可持续性、健康性，只有这样才能保证急救单位工作的完整性，很多经验在可持续性基础上才能稳步发展，完善文档和材料，才能形成全面细致的档案体系。正如牛顿所说：“如果我比别人看得更远些，那是因为我站在巨人的肩膀上”，当事业单位的档案事业健康稳步发展了，才能为后续的工作提供有力的参考文献，弥补不足，符合我国事业单位档案事业的健康稳步发展的现实需求。3.符合我国事业单位档案事业推动社会经济发展的需求。事业单位办公室档案工作，在为事业单位提供有效、准确数据的情况下，不仅满足了新时期事业单位档案工作现实层面的需求，而且还能够有效促进我国事业单位档案事业的健康稳步发展的现实需求，这样就为我国事业单位档案提供持续的动能，促进事业单位健康稳步发展，间接的推动我国社会主义经济事业健康有序发展。

二、做好事业单位办公室档案工作的有效方法

（一）强化事业单位办公室档案工作的流程性。针对事业单位办公室档案工作存在混乱的问题，应该强化档案工作的流程性。例如：1.接收文件，应首先报送办公室主任审阅签字，分类，确定上报给分管领导，分管领导审阅签字后上报一把手最终审阅、签字、存档，标清接收人、时间。2.撰写稿件（领导讲话、计划书、通知、请示等），初稿完成，请办公室主任审阅、修改，呈报一把手审阅，合格后、打印，重要文件加盖公章，复印一份存档（标明日期和参加人员、地点等）。3.公出（学习、开会、调研等），根据对方提供的时间、地点、和参加人员数量准时参加，经办公室主任确认并做好岗位工作的交接。回来后将相关记录、资料整理形成文字图片打印存档

（标注日期和参加人员，地点）。

（二）加强事业单位办公室档案工作的安全性。当前，我国事业单位办公室档案管理在存储媒介和管理人员两个方面需要提高安全性。1.存储媒介方面。在有条件的单位需要单独设置档案存储室，防火、防水、防盗。一般档案室设置在二楼以上，远离易燃易爆的地方，设置防盗门，做好防水、防潮、通风处理。条件有限的单位，更需要把档案室防水、防潮、防火工作做好，并将档案室的门窗加固。2.人员保密方面。在有条件的单位设置专职档案管理人员，需要是中文、档案学或者计算机专业相关人员，中专以上学历的在编正式人员，有助理馆员以上技术证书，持证上岗，严格入职保密承诺，签订保密协议，建立保密离职后脱密制度。条件有限的单位，聘用兼职人员，更需要严格入职保密承诺，签订保密协议，建立保密离职后脱密制度。

（三）加强事业单位办公室档案工作的便捷性。加强事业单位办公室档案工作的便捷性需要从以下两点入手：1.档案管理信息化。正如李雪莹在其《事业单位档案管理信息化建设探析》中提到的：作为事业单位管理工作中的重要组成部分，档案管理信息化建设对提升档案管理有效性、促进事业单位的可持续发展具有重要作用。所以事业单位事业单需要引入先进的办公软件进行档案信息目录及存放地的信息录入，方便及时进行调取档案信息，有条件的单位可以将文件扫描存储，设置搜索链接，能第一时间看到要找的文档内容。2.档案管理网络化。引进相关办公软件，联网化，即使在异地也可查阅要找寻的文档信息，当然必须有管理员相应的权限，不是任何人都可以随便通过网络调取单位的文档信息。

（四）加大档案管理人员的定期培训力度。针对急救事业单位档案管理制度及档案管理工作人员的知識结构、专业技能和传统的服务模式还不能很好地适应现代信息服务手段变革的要求的现实情况，要加大急救档案管理人员的定期培训力度。国家应该在档案管理方面建立评审考试制度，将档案工作正规化、严格化，这样上到国家事业单位下至事业单位都有法可依。每年最少进行一次档案工作人员的工作培训，聘请省级专家进行实地培训，学习先进的档案工作经验，经培训考试合格后颁发合格证书，作为年终绩效考核的一项重要依据。

三、结语

我国信息现代化的国家战略方向是信息化、技术化、节约化，给各行各业都带来了前所未有的挑战，事业单位也面临角色的转变，逐渐脱离行政模式，转向公益服务模式，随之而来的是内部的运行体系的快速发展变化，以适应为社会服务的新形势。道德经上讲：为无为，事无事，天下难事必作于易，天下大事必作于细，只有做好事业单位档案工作这件小事，才有可能提高事业单位的整体运行效率。

【参考文献】

[1]李雪莹.事业单位档案管理信息化建设探析[J].中国管理信息化，2019（12）：167-168.

[2]陈冰源，史俊利.浅析基层事业单位档案管理信息化实现探索[J].西部资源，2019（05）：194-195.