信息化背景下的高校财务内部控制研究

【摘 要】 文章叙述了内部控制的概念，分析了当前信息化对内部控制五要素的影响，提出了信息化背景下高校财务内部控制体系建设的设想：合理运用信息化手段，建立科学的财务风险防范体系;加强财务内控制度建设，规范校内经济秩序;重建财务组织结构，实现信息化技术与财务管理有效融合;加强高校内部审计监督，促进财务内部控制有效实施。

【关键词】 高校财务;内部控制;信息化;建设;设想

一、内部控制的概念

迄今为止，内部控制仍没有一个统一的概念，通过大量理论研究，结合工作实践，世界各国专家从不同角度给出了内部控制的定义。中国内部审计协会2009年9月1日颁布的 《内部审计实务指南第 4 号——高校内部审计》，将高校内部控制定义为高校为了实现教育事业发展目标，保证资金、资产、资源安全完整，控制方法、保证措施和业务程序。明确指出高校财务内部控制五要素包括：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。

二、信息化技术对高校财务内部控制要素的影响

1、对内部环境的影响

影响高校内部控制系统建立与实施的各种因素统称为内部环境。可以概括为以下三个方面：一是治理结构与组织结构，即高校的目标定位、法人主体地位的确立及治理结构、机构设置及权责划分等。二是高校文化的影响，即高校管理层对于财务工作的认知程度。三是人的因素，包括人员聘用、培训、待遇、考核晋升与奖惩等人事制度和管理层的素质和价值观。

信息技术在高校的全面应用，使得高校内部控制层级显著减少，信息使用者可以方便快捷获取所需要的信息，在应对风险时，高校员工能够快速做出反应。信息的快速流动在给大家带来方便的同时，增加了高校内部控制环境的复杂性，这就要求组织成员能够快速做出反应并迅速采取行动，促使高校内部组织结构由被动式、机械式组织向主动式、灵活式方向发展。高校的领导层也由原来行政权力的顶层转变为行动指挥中心。信息化环境下，要求高校领导具备风险意识，树立绩效理念，能够在动态多变的环境中构建具有凝聚力组织结构的能力，构建权责分明的组织结构体系，同时信息化环境要求高校全体员工具备快速应对风险的能力。

2、对风险评估的影响

随着信息技术的广泛应用，高校财务管理的内外部因素发生了重大改变，互联网的深入应用不断引起财务业务流程的改变，业务范围逐渐向外围拓展。网上审签、网上预约报销、银校互联等环节要求财务数据和财务信息共享，因此财务系统必须具有开放性，促使财务业务运行环境由传统的集中封闭式向开放共享式转变。这种开放的数据平台和计算机网络系统增加了财务工作的潜在风险，比如黑客技术对财务数据蓄意破坏、各种软件系统的不兼容和计算机等硬件故障造成的信息不完整或者数据丢失、业务环节授权不合理造成的错误操作和有意破坏等。显然，信息技术条件下内部控制风险的隐蔽性更强，难以识别，增加了内部控制风险的防范难度。但同时信息技术的有效运用又是我们进行风险控制与防范的重要手段和工具，因此，一个设计科学、稳定运行的内部控制信息系统的风险防范功能远大于它所带来的风险。

3、对控制活动的影响

控制活动是实施内部控制的具体方式，即单位针对风险评估结果，制定出风险应对策略，采取相应的控制措施，把风险控制在可承受度之内。高校常见的财务内部控制措施如下：内部授权审批制度、不相容职务相分离制度、预算控制、会计控制、财产保护制度、运营分析控制等。高校将信息系统引入内部控制活动中后，使得预算控制、内部授权审批控制、会计控制等内部控制活动不再需要经办人员面对面逐一去审批，审批人员随时可在网络工作平台上完成审批，节约人力资源成本，实现了经办人员、会计人员和审批人员三方工作效率共赢。

4、对信息沟通的影响

高校在实施内部控制活动中，各相关部门需要将相关信息进行共享与沟通，网络技术的引入为信息交流与沟通提供了共享平台，为此，要求財务系统具有一定的开放性，比如网上预约报账系统，就是针对广大教工及学生开放的财务系统，输入人员代码及登录密码方可进入系统，可以查询各种财务制度及业务报销规定、个人借款、项目经费使用等情况。进行网上预约报账时，设定了项目经费预算控制额度，在经费额度范围内可以据实填报，超出额度时系统会提示额度超支，不予通过，轻松实现财务预算控制。网络技术在财务系统的引入，提高了高校财务内部控制信息沟通与传递的效率，为规范高校财务管理工作打下了基础。但是，开放的网络服务平台不可避免会面临黑客或病毒攻击的风险，可能导致信息沟通与传递的失真，这些潜在的财务风险，为高校财务管理与内部控制又提出了新问题。

5、对内部监督的影响

内部控制的实质是程序化的制度控制，久而久之，大家会形成一种思维定式，认为只要按程序办事就不会出问题，这种习惯往往导致同一错误反复发生。信息技术的引入，实质上是把计算机控制和人工控制相结合的内部控制形式，这种控制方式的运用效果更多的取决于计算机控制程序设计的有效性，但是计算机程序相对比较复杂，除非专业人员，程序设计方面的不足和漏洞，财务人员一般很难发现，有可能导致长期执行无效的控制程序，势必加大了财务失控及违规操作的风险。为此，财务业务信息化背景下，更要强化财务内控监督理念，推行日常监督与专项监督并行，及时对财务内控体系的设计与运行效果进行评价，改进内部控制缺陷，确保内部控制实施的有效性。

三、高校财务内部控制信息化建设方案设想

1、合理运用信息化手段，建立科学的财务风险防范体系

高校不单要在财务内部控制手段中引入信息化手段，更重要的是要利用信息技术建立全面有效的风险防范体系，降低财务风险几率，为高校发展做好财务支持。

首先，校领导要树立高校内部控制理念。高校决策层要充分认识到财务内部控制信息化建设的必要性，支持高校财务部门内部控制信息化建设工作，同时在全校范围内开展内部控制必要性宣传，提高教职员工对财务内部控制重要性的认识，为财务内部控制信息化建设创造一个有利的内部环境，推进高校财务信息化建设工作，提升高校财务内部控制的有效性。

其次，完善风险防范体系。风险管理体系主要包括风险管理理念和组织职能体系、风险管理策略、风险管理基本流程及文本记录和报告、风险管理信息系统、风险管理文化培训。建立完整系统的财务风险防范体系必须要从以上几方面逐一完善，利用信息化技术，及时搜集各个环节数据，提升风险防范能力。

最后，高校应该加强财务内部控制信息化系统运行与维护管理。设计科学的财务内控信息系统运行程序，完善信息管理制度，明确信息系统各模块的操作流程，避免系统运行中出现问题，保证财务内控系统能够按照设定的程序运行。

2、加强财务内控制度建设，规范校内经济秩序

信息化背景下，要求高校制定科学的财务信息系统控制、内部授权审批等制度。健全的高校财务内部控制制度是有效实施内部控制的法律依据。财务部门要依法设置会计机构，建立会计工作岗位责任制，合理分工，使不相容职务相分离，通过业务程序实现制衡。加强对关键业务和关键岗位控制，实现内部制约与牵制机制。借助信息化手段，实现财务内部控制对会计业务的全程监控，减少违规操作的可能性，规范校内经济秩序，建立与高校内部控制要求相协调的信息化财务工作流程。确保高校财务工作正常运行。

3、重建财务组织结构，实现信息化技术与财务管理有效融合

信息化技术的引入打破了传统的财务内部分工体系，财务部门应顺应信息化建设要求对财务岗位进行重新设置，明确岗位权责，完善内部控制制度。通过对会计岗位和会计业务处理流程的重新设计，防止舞弊现象的发生，防范内控风险。信息时代对财务工作人员提出了更高的要求，会计人员在掌握好专业技能的前提下，也要加强信息化操作技能的学习，提升综合业务素养，以适应信息化时代下财务工作的要求，促进高校信息化技术与财务工作的有效融合。

4、加强高校内部审计监督，促进财务内部控制有效实施

高校普遍设有内部审计机构，其主要职能就是监督和评价高校财务运行情况，具有独立性。内部审计部门通过对高校财务业务活动运行和财务内控实施效果的再监督，实现对高校资金流、实物流、信息流进行再次监督检查的目的。高校也可以聘请审计事务所对财务内部控制进行审计和评价，为财务内控体系建设提供指引，促进财务内部控制的有效实施。

四、结语

信息技术的不断深入，增加了财务内控工作的难度，为了顺应高等教育事业改革的要求，高校财务工作的职能也必将由核算职能向管理职能转变，给高校财务管理与控制又提出了新的问题。信息技术与财务工作的有效结合，可以提升高校财务工作水平。高校财务内控信息化建设应以财务部门为主，信息技术部门为辅，通过管理控制目标与财务信息化的整合，从内控管理角度对高校人、财、物等信息系统进行有效控制，以实现信息化条件下的高校财务内部控制。

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【作者简介】

李安娟 （1970—）女，汉族，陕西礼泉人，大学本科，西安科技大学财务处，高级会计师，从事高校财务管理工作.