“同质备份”还是“异质备份”

张文艳

摘  要：面对电子档案“单轨制”，文章从“单轨制”是相对于同质备份还是异质备份，对“单轨制”进行了深入的理性思考。认为单轨制备份是同质备份;多套制的备份是异质备份，亦可以是同质备份;以期对基层档案工作者在“单轨制”面前产生的疑惑给予解答。

关键词：电子档案;单轨制;同质备份;异质备份

1 引言

2019年召开的第二届中国电子档案管理论坛围绕“新时代中国电子档案管理的创新与发展”主题，从大数据时代电子档案管理现状与发展、电子文件归档管理实用机制、电子档案管理的单套制实现、电子档案价值实现、电子档案管理与数字档案馆、电子档案与在线政务、服务电子档案与智慧城市建设、智慧时代的电子档案管理系统8个方面进行了征文与讨论。这次论坛使电子档案“单轨制”从幕后走向台前。

从电子文件“单轨制”的伴生问题，成为一个独立问题;从“单套制”语境下的隐性问题，成为显性问题。这中间有一个避不开的问题，就是“单轨制”与同质备份、异质备份的关系问题。

自1989年第一篇电子档案相关文献《电子档案市场》[1]面市，至今已经有4591篇相关文献问世。

电子档案“单轨制”在学术论文网知网上首次露面，以篇名计是2018年（《高速公路项目实施电子档案单轨制的可行性》[2]），目前仅此一篇;以全文计，始于2009年，目前不过17篇，合计不过30篇。研究内容集中在单轨制、电子文件、电子档案、双套制、同质备份、单套制、异质备份、双轨制、信息化等关注度较高的热点问题。

2 单轨制备份问题

单轨制备份是同质备份。备份是现代人工作、学习的常态化策略，是为应付文件、数据丢失或损坏等可能出现的意外情况，将电子计算机存储设备中的数据复制到磁带等大容量存储设备中，从而在原文中独立出来单独贮存的程序或文件副本。[3]

所谓“异质”，是指档案资源存储信息的形态差异，即不同信息形态之间的转换备份，如电子与纸质载体之间、电子与缩微胶卷之间、纸质载体与缩微胶卷之间互为异质备份，[4]磁盘、光盘、磁带等数字资源的存储介质之间的备份，以及纸质载体原件与复制件之间的备份并不能认为是异质备份。同质备份，顾名思义，为相同信息形态之间的原件与副本之间的关系。

在界定了同质备份与异质备份之间的关系后，我们不难看出目前“大热”状态下的单轨制管理并不是单纯的数量概念，是相对于“异质备份”而言的，简单来讲，电子档案“单轨制”是指电子设备生成的档案仅以电子方式保存，电子档案“单轨制”是指不再生成纸质档案。

单轨制是指不再生成纸质档案，它是单轨制实现的前提，强调的是文件运行处理阶段，这个阶段涵盖了单轨制归档保存的阶段，是比单轨制更加全面、高级、深入的管理形式。[4]因此，单轨制狂热背后，并不是简单地把电子文件只进行“唯一”一份归档，而是不再转换为纸质等传统载体，可根据归档单位的信息技术水平、人员素质、利用需求等条件，进行两套或多套同质备份，以确保归档信息安全和便捷利用。

如果把单轨制简单地理解为单一数量关系，无疑会给现代技术条件下的档案工作带来更大的风险和挑战。

3 多套制的备份问题

多套制的备份是异质备份，亦可以是同质备份。电子文件“单轨制”归档，是指大部分电子文件的“单轨制”归档，并非说所有电子文件都“单轨制”歸档，因为，大量的数据库文件、3D、多维等业务文件目前无法转存到纸质、缩微胶卷等异质载体，还有一些文件转化为纸质档案不具有法律效力。这些现实决定了电子档案的安全不能局限于数量上的同质备份，而应侧重异构上的异质备份，不能把多套制的异质备份称之为“被异化的谨慎”，[5]它具有单轨制同质备份策略无法比拟的优势。

电子档案“单套制”归档管理来自于电子档案“双套制”归档管理，是与电子档案“双套制”归档管理相对的一个概念。应该说，“双套制”归档并不是电子文件产生之后才有的新概念。在纸质文件时代，“双套制”归档是指归档文件一套按规定移交进馆，另一套由生成机构自己保存，是同一载体的双套，即相同载体、异地备份。这是档案人最熟知的“双套制”。[6]

随着电子文件的大量产生，在信息时代又为“双套制”归档增加了新的内涵：即对同一份文件，在依然归档保存纸质文件的同时，又保存一份电子版本。当然，也有学者提出了“双轨制”的概念，还有学者对“双轨制”与“双套制”概念进行了辨析，认为：“‘双轨制是指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转。即在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理[7]。在现行期结束后，‘双轨制便导致‘双套归档，其存储状态与‘双套制是一样的。因此可以说，‘双轨制包含了‘双套制，而且初步实现了对电子文件的全程管理，是比‘双套制更全面、更深入、更进步、更高级的管理形式……‘双套制针对的是归档保存状态;而‘双轨制针对的是运行处理阶段，当然也涵盖了运行处理之后的‘双套制归档保管。‘双轨制孕育着‘双套制，‘双套制镶嵌于‘双轨制……一言以蔽之，‘双套制归档的概念不仅与时俱进、具有了新的内涵，更重要的是引发了更多的‘扬弃现象和一系列为满足电子文件管理需求而引发的变革。”[8]

随后，电子档案“双套制”概念大行其道，而电子档案“双轨制”的概念有些日渐式微。近年来，随着电子文件“单轨制”写入多部法律法规规章，电子档案“单轨制”由幕后走上台前，有大热之趋势。

4 结语

综上，在电子档案“单轨制”管理由幕后走上台前，大热特热的背景下，基层档案工作者，在电子档案“单轨制”推行过程中，不必过于在意“同质备份”或“异质备份”，而是要将关注重点放在保障档案安全上。在电子文件“单套制”归档管理实验没有得到完全验证前，应该长期坚持进馆永久档案“双套制”，而在理论方面应当改电子档案“单套制”为“单轨制”。[9]

2019年度河南省档案科技项目《电子文件“单套制”趋势对市县综合档案馆档案接收的影响与对策研究》（项目编号：2019-R-03）的阶段成果。