央企办公室精细化管理的必要性及实施

侯宇霆

【摘要】经济新常态背景下，央企各项行政业务急剧增长，办公室管理工作在央企中的作用不断凸显。央企办公室作为央企的综合协调部门以及行政管理部门，承担着接待服务、后勤管理、信息调研、文秘会务、督办检查、决策参谋等重要工作职责，是央企运行的中枢和核心。本文以央企这一市场经济主体作为研究对象，就精细化管理理念在央企办公室管理工作中的运用予以阐述，探讨央企办公室精细化管理必要性的同时，提出工作改进的建议，希望能够为相关市场经济主体提供新的管理方向和实践指引。

【关键词】精细化;办公室;央企;竞争力

一、央企办公室精细化管理的概述

所谓央企办公室精细化管理，主要是指以追求效率和质量为核心，以精简成本为目标，对办公室工作模式、工作结构以及工作内容予以优化的过程。现代管理学认为，要实现办公室管理工作的科学化和有效化，就必须要从办公效率和办公质量入手，对办公管理工作中的每一个环节、每一项流程予以细化，确保各个环节以及流程之间的顺畅以及衔接。央企办公室精细化管理具有以下特点：第一，以建立科学的流程为核心。由于办公室工作量较大，所以必须要对工作流程予以优化，这是实现精细化管理的必然要求。粗放式、传统式的办公管理模式，会制约办公室整体运行效率的提升，不利于办公室未来发展。第二，以人为本。强调办公室工作人员的主体作用，即办公室工作人员要切实发挥主观能动性，才能真正将精细化管理理念融入具体工作当中，才能实现精细化管理的目标。第三，强调各个部门之间的配合与协调。央企办公室管理工作并不是一项单独的工作，其与央企其他工作是内在联系的有机整体。只有各个部门之间加强与办公室的配合与协调，才能真正实现精细化管理，才能减少管理成本，提升工作实效。

二、央企办公室精细化管理的必要性

（一）提升央企核心竞争力的内在要求。现阶段，我国对外开放水平不断提升，加之“一带一路战略”“区域经济一体化”等战略的实施，为央企发展带来机遇的同时，也意味着央企需要承担更多的责任以及面临着更多的挑战。为了更好地提升央企核心竞争力，加快央企国际化、现代化、科学化和规模化的步伐，加强办公室管理就成为了必然选择。办公室精细化管理后，意味着办公室职责分工更为明确具体，权责对应更加清晰，意味着办公室在央企中所能发挥的作用愈大。除此之外，办公室精细化管理，意味着央企办公室可以节约更多的管理成本、提升工作效能，进而促使央企生产经营效率的提升。

（二）顺应经济新常态的必然趋势。我国经济体制改革进入到“深水区”后，市场经济环境的变迁速率加快，央企对经济政策、法律法规以及国内外经济形势的研判显得尤为重要。央企办公室作为信息资源的集散地和发布地，其在政策发布、规章制度发布、文件发布领域扮演着重要“角色”。为了更好地协调好央企各个部门之间的工作，解决实践工作中存在的“信息孤岛”“信息不对称”现象，提升相关部门以及下级单位对经济政策、法律法规、国内外经济形势的把控程度，有必要进一步改革央企办公室工作，最大限度地提升办公室整体运转效率，一次性将工作落实到位。

三、央企办公室精细化管理的基本路径

（一）拟定办公室精细化管理方案。为了更好地为办公室工作人员提供指引，切实将精细化管理理念融入办公室管理工作的各个环节，必须要拟定办公室精细化管理方案。第一，设立精细化管理目标，明确精细化管理的总目标、实施步骤，从宏观上做一个原则性的指引，同时，可以组建相关的牵头小组，为精细化管理落到实处提供保障。第二，细化工作流程。精细化管理，就是要对原有冗长多余、繁琐复杂的流程予以优化，减轻工作人员工作负担的同时，确保办公室工作能够正常开展。为此，央企相关部门要结合现有办公室工作环境、人员设置以及岗位安排，在确保各个工作岗位相匹配和相协调的基础上，对工作流程予以细化，全方位提升办公室整体运行效率。在细化工作流程过程中，要同步对岗位职责进行细化，做到人岗结合、人岗匹配以及职责对应。第三，设立办公成本节约目标以及办公效率提升目标，精简行政成本，减少办公过程中浪费、拖沓和等待等现象。第四，健全部门协调机制，优化部门与部门之间的信息沟通机制，运用互联网技术、物联网技术以及信息一体化管理系统，打破“信息孤岛”“信息不对称”现象，加快信息资源流通，彰显信息资源在现代信息化社会中的价值。第五，健全责任落实机制以及绩效考核机制，明晰各个岗位职责的同时，规范岗位操作标准，提升办公室工作人员责任意识。除此之外，制定科学合理、公平公正的考核机制，运用绩效激励工具来确保权责对应。总而言之，只有建立一条相对完善的精细化管理制度，拟定办公室精细化管理方案，才能切实实现改革目标。

（二）强化培训工作，打造精细化管理人才队伍。央企办公室工作人员是精细化管理的实践者和执行者，其综合素质以及专业素养会直接影响办公室精细化管理改革工作的成效。基于此，央企要进一步强化对办公室工作人员的培训，逐步促使工作人员养成精细化的工作作风，培养工作人员精细化管理意识。第一，相关部门要优化培训内容，从职业道德、法治规范、规章制度、精细化管理理念、数字化信息技术等方面来培养工作人员综合素质。第二，构建实践学习与理论学习相结合的培训机制，通过户外拓展训练、半军事化训练、讲座论坛等方式，提升办公室工作人员执行力、身体素质和心理素质，强化工作人员奉献意识、责任意识。

（三）提升办公室整体执行力。办公室工作人员执行力，不仅决定了办公室整体运行效率，也关系整个企业的运作。基于此，央企可以从以下几个层面出发，全方位提升办公室整体执行力。第一，通过执行文化建设、绩效考核、奖惩机制等来提升办公室工作人员的执行能力。需要注意的是，运用绩效考核以及奖惩机制时，要充分结合本企业具体状况，切忌设置过于严苛的执行标准，体现企业人文关怀，营造和谐的执行环境。第二，加快人才引进工作，确保办公室整体工作量与工作人员数量处于一个平衡且匹配的状态。第三，强化内部审批机制，运用现代化信息技术，实现内部审批网络化、规范化，切实加快信息资源、政策文件的内部流转速度和审批速度，缩短办公流程以及办事时间的同时，提升办公整体实效。

（四）定期开展自查自评，重视意见反馈。央企办公室精细化管理是一项长期性、系统性的工作，在短时间内想要完成不太符合现实状况。因此，在实施精细化管理这一过程中，需要定期开展自查自评，找出精细化管理改革中存在的不足并加以改进，实现精细化管理与企业现实状况的有机对接。第一，定期开展自查自评工作，找出其中与企业实际状况不对应、不符合之处，并在下一步工作中予以完善。第二，重视办公室工作人员的反馈。办公室工作人员是精细化管理的实践者和执行者，其对于精细化管理落实后的具体实效有一个清晰的认识。因此，只有广泛听取办公室工作人员意见，才能客观准确地开展下一步工作。

四、结束语

虽然央企办公室的工作大多数是服务性、常规性和管理性的，但其同样具有很强的政策性、政治性。如果央企办公室整体工作实效不高，势必会影响政策在央企的运行和执行，不利于央企整体运行效率以及央企核心竞争力的提升。经济新常态背景下，央企同样需要调整生产结构、管理模式，同样面临着转型升级的压力。基于此，央企必须要做好办公室管理工作，将精细化管理理念融入央企的各个工作环节，促使央企走向现代化、国际化、规模化和科学化的发展道路。本文对央企办公室精细化管理展开研究，通过本研究可以发现，央企办公室精细化管理既是一种管理模式，也是一种服务模式，需要办公室工作人员不断发挥主观能动性和创造性，才能真正激发央企办公室工作活力。

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