简析大数据时代背景下档案管理工作

张佳音

【摘要】为了进一步对个人档案进行管理，提升管理工作的效率和质量，档案管理工作人员应不断关注大数据时代的特点，以此为契机进行档案管理工作的升级。本文针对新时代档案管理工作的主要问题，分析大数据对其的帮助，在此基础上提出相应的提升方案。

【关键词】大数据时代;档案管理;主要问题;提升方案

现阶段，我国不断走向信息化、现代化，在大数据技术的帮助下各领域各行业都迎来了发展的新时期。与此同时，大数据为行业的发展带来了相應的问题，这些问题在档案的管理工作当中有所体现。基于档案所具备的重要性，相关管理人员在对其进行保存、整理时需要保持高度的严谨性。另外，个人的档案信息是实时更新的，管理人员需要及时对信息进行保存，保证档案的完整性、实时性。

一、现阶段影响档案管理工作的相关因素

（一）管理工作相关制度不完善。大数据时代的档案管理工作发展要与完善的管理工作相关的制度相匹配，完善的制度能够给管理工作提供制度上的保障，然而现阶段档案管理工作相关制度不完善，重视程度也需要进一步加强。与此同时，传统的管理工作相关制度还没有与大数据技术达到高度的配合，在这样的条件下，通过大数据技术进行档案的管理工作就会出现相应的漏洞。另外，目前档案管理的相关工作仍然缺乏高度的严谨性，因此，档案管理相关制度的建立及完善更应该引起高度重视。

（二）档案管理人员的职业能力仍需加强。现阶段，我国部分档案管理人员仍然保留了传统的工作理念和工作能力，没有随着大数据时代的发展同步更新自我工作理念、提升个人的职业能力。档案的管理工作需要与时代发展相适应，这就要求档案管理工作人员不断更新自我理念，适应新时代的工作管理模式，不断提高个人的职业能力。换一种说法，现阶段我国依然有一定数量的档案管理人员职业能力没有随着大数据时代的发展而进一步提高，不利于其个人的职业发展，也不利于促进档案管理工作的进一步优化。基于以上情况，大数据时代档案管理工作对于相关人员的职业能力提出了相应的要求，对于职业能力有了新的衡量标准。

（三）档案信息数据的安全系数低。现阶段，我们国家社会不断走向信息化，公民的个人信息也变得更加完善、更加复杂、更加全面，为了有效地对个人数据信息进行保护，提高个人信息数据的安全性，相关部门需要对档案管理工作的安全性进行再升级。大数据技术一方面帮助提高了档案管理的质量和水平，但是另外一方面又对档案内的信息数据造成了相应的威胁。对档案相关数据信息造成威胁的两大因素：一是网络黑客、病毒的威胁。二是档案管理相关人员、技术的缺失。由于两大主要因素的威胁，大数据时代的档案信息数据安全仍然难以得到百分百的保障。

二、大数据技术对档案管理工作的有利影响

（一）有效完善了档案数据的保管工作。在以往的档案管理工作中，主要采取纸质档案的记录模式，但是由于纸质的稳定性较弱，因此，传统的档案管理工作需要在相对稳定的工作环境中进行，如果外部环境出现突变，例如水灾、地质灾害等不可抗力因素发生时，纸质档案的保存就变得非常困难，容易造成个人档案数据的丢失，原始档案一旦丢失，找相关部门补办开证明相当繁琐，耗时又费力。现阶段，大数据技术有效规避了纸质档案所存在的弊端，其具有灵活性、大容量、稳定性等特点，能够非常有效地对个人档案信息进行保管和整理，能够最大程度地保证档案的稳定性，能够有效地加长档案保存的时限。

（二）有效缩减档案保存成本，提高档案保存的效率。大数据技术具有非常强的可处理性，能够有效提高数据信息处理的熟读和质量，能够有效对信息数据进行分类处理，很大程度上优化了数据处理工作的水平，在档案管理工作当中，大数据技术能够有效地对个人档案信息等进行科学化保存和处理，高效率进行档案管理工作。现阶段，国内经济社会发展水平不断提高，各类档案的管理需求越来越大，大数据技术一方面降低了档案保存的成本，另一方面有效地提高了档案管理工作的效率，将会逐步取代传统的纸质档案。

三、大数据时代档案管理工作的优化措施

（一）完善档案管理工作的相关制度。大数据时代的档案管理工作要与完善的档案管理工作相关制度相匹配才能最大程度地发挥信息化技术的优势。在完善相关制度的同时，需要充分了解大数据时代档案管理工作的相应原则和需求，深刻认识档案管理工作的具体信息。在建立相关制度之后，还需要严格落实制度的相关工作，不断优化完善工作，提高制度的可行性，从严从实落实制度。最后，还需要在日常工作中不断监测制度落实过程中所遇到的阻碍因素，实时对问题进行解决。

（二）提高档案管理人员的整体综合素质。档案管理人员是加强档案管理工作的重要因素，在新的时代发展需求下，相关部门应该进一步提高档案相关人员的整体素质，加大对档案管理人员专业化的培训力度。同时需要高度重视档案管理人员的自我工作理念，档案管理人员个人职业理念的更新是有效促进大数据技术与档案管理工作相结合的重要因素。但是，现阶段，仍然存在部分档案管理人员工作理念落后，不能与新时代的档案管理工作相适应，所以说，档案管理人员工作理念思路和能力水平需要与时俱进、不断提升，只有他们的整体素质提高了，才能跟上大数据时代档案管理工作的步伐。

（三）优化档案管理人员组成。由于多种因素，导致对于档案管理工作的重视程度还不够高，导致越来越少的年轻人愿意加入档案管理工作当中，也造成了档案管理工作的相关人员呈现“高龄化”。然而现阶段档案管理工作对于年轻人的需求越来越大，对其所具备的先进科学理念有了更强的需要，所以说，有关部门应该基于年轻人的视角，不断调动年轻人加入档案管理工作的积极性，这样才能有效促进档案管理工作年轻化、先进化。

（四）提高档案管理工作的安全系数。在信息化技术的帮助下，大数据时代的档案管理工作变得更加高效、更加有序，然而与此同时，信息化技术的流通性也对档案信息的安全性构成了一定的威胁。出于保障档案管理安全系数提高的目的，档案管理的相关人员在对档案信息进行整理、保存的过程中，需要保持高度的严谨性，避免网络黑客、网络病毒有机可乘，杜绝其对档案信息安全的威胁。另外，政府与档案工作相关部门也需要对档案管理工作的相关制度提起高度重视，加大培训力度，促进档案管理工作的安全性、科学性发展。

四、结语

总而言之，为了促进大数据时代档案管理工作的进一步发展，需要充分利用信息化技术的优势，完善档案管理工作的相关制度，更新档案管理工作相关人员的年龄组成结构，不断提高档案管理工作的安全系数和水平。希望通过本文的简析能够帮助优化大数据时代档案管理工作。

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