中小企业公文处理与档案管理问题探索

郭丽萍

【摘要】公文处理和档案管理都是企业行政工作的重要内容，两者之间存在着密切的联系。公文是企业对外沟通的媒介，公文处理是档案工作的基础性工作，公文质量的好坏影响着档案的质量;档案是公文处理的结果，是信息资源的主要载体，做好档案管理有助于信息资源开发和行政工作的顺利开展。本文结合实例，对中小企业公文处理和档案管理中存在的问题和对策进行了深入探索。

【关键词】公文处理;档案管理;探索

公文是档案的前身，档案是文件的归宿。公文管理与档案工作是一个有机衔接的整体，只有正确处理好两者之间的关系，才能有效促使企业行政工作科学、高效地开展。许多中小企业对于公文管理和档案管理不够重视，在公文处理和档案管理的衔接中存在很多问题。本文结合杭州正才控股集团某企业的实际情况，对公文处理和档案管理衔接中存在的问题与对策进行探索，以帮助中小企业寻求最有效的文档管理工作模式。

一、中小企业公文处理与档案管理衔接中存在的问题

（一）企业领导对文档管理工作不重视。在许多中小企业领导的意识中，行政部门的工作就是一个“勤杂工”的角色，没有太强的专业性，不能产生直接的经济效益，是一个很容易被忽略的工作。由于企业领导的不重视，对公文处理和档案管理工作人、财、物的投入比较少，大量使用兼职人员，严重影响了中小企业公文处理和档案管理工作的衔接。

（二）企业文档管理工作机制不健全。1.文档管理制度不完善。（1）衔接措施不明确。虽然大部分企业行政部门对于公文处理和档案管理都有各自的规章制度，但是对于两者之间怎样进行有效衔接，没有明确规定。导致公文处理人员和档案管理人员之间沟通不畅，配合不到位，影响了公文处理和档案管理工作的衔接。（2）公文处理部门不固定。每个职能部门都可能是公文处理机构，公文处理人员不固定，发文没有计划性，发文数量猛增。公文处理人员不了解档案管理的工作要求，没有意识到两者是一个有机衔接的整体，不能主动将收文办理的签收单、登记台账、会签单、传阅单、承办意见和发文办理的会签单、签发意见、拟稿正文、公文附件等完整地移交给档案人员及时进行归档处理。这就造成了档案不能及时收集、登记，导致了文件编号的重复或者缺失，立卷归档时资料不完整。（3）档案管理人员流动性大。由于档案人员大部分是兼职人员，流动性比较大，不了解文书工作的具体流程，不清楚公文处理过程中會产生哪些需要归档的重要资料，这也造成了归档资料的收集不完整、不及时、不准确。2.公文处理格式不规范。（1）公文处理不走审批流程。各部门公文处理标准不统一，很多人不按规章制度进行办理，不走收文和发文的审批流程，公文处理手续不完善，公文处理缺乏严肃性，档案资料缺乏原始真实性。（2）公文文种使用不当。文种的选择是行文的首要环节，也是公文写作的关键。《党政机关公文处理条例》规定，公文的种类有15类，分别是“决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要”。从实际情况来看，许多企业为了简化工作流程，将公文的种类进行了简化合并和生造。比如分为“发、字、人、综、工、党、函、纪要”等，并对每个文种进行了重新定义。存在“请示、报告”不分，“决定、决议”不分，“公告、通报”不分等情况。同时，对公文版头的使用也不规范，经常存在随意套用企业红头文件的现象，这给档案管理工作的分类造成了很大的困难。（3）公文的用纸、印制格式不规范。《党政机关公文处理条例》对于公文用纸、公文页边距、字体字号等都有明确的规定。但是企业在公文处理中，用纸有大有小，字体字号也不统一，这给档案的装订和保管带来了许多不便。（4）公文密级和保管期限、成文日期等缺失。公文拟制时不设定密级和保管期限，这给档案管理中密级和保管期限的设定带来很大麻烦。成文日期的缺失也给档案管理的真实性带来质疑。（5）公文用印不规范。公文除“会议纪要”“决议”以外，一律加盖印章。但在企业的实际操作中，随意性比较大，许多该用印的公文不盖章，不该用印的公文却又加盖了章。这些公文形成的档案将无法起到凭证作用，真实性也无法保证。（6）公文附件缺失。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文不可缺少的一部分。但是在实际的公文处理中，很多附件被忽视了，没有与公文一起收集归档，影响了档案收集的完整性。

（三）企业文档管理人员素质有待提高。1.兼职人员专业素质不高。公文处理是一个从公文拟制、办理，到整理归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，需要不同工作人员协同合作。由于在文档管理岗位上大量使用兼职人员，专业素质不高，对公文处理和档案工作的重要性认识不足，工作流程不熟悉，工作责任心不强，导致在公文处理与档案管理衔接过程中经常会出现文件缺失、材料来源不清等推诿、扯皮的情况，导致了公文处理与档案管理工作的脱节，影响了公文处理工作应该坚持的实事求是、准确规范、精简高效的原则，同时也制约了档案工作规范化、标准化和科学化的工作进程。2.“文档同岗”人员疲于应付。有些中小企业的领导虽然意识到了公文处理与档案工作衔接的重要性，把公文处理和档案管理两个岗位合二为一，实行“文档同岗”。“文档同岗”虽然在一定程度上解决了公文处理和档案管理衔接过程中工作脱节的情况，但是由于岗位编制的压缩，这个“文档同岗”的岗位也是一个兼职角色，需要同时具备文书和档案管理员的工作能力，要对公文拟制、公文办理（包括收文办理、发文办理和整理归档等）、公文管理以及档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用等一系列工作程序非常熟悉。工作量大，工作要求高，工作节点多、流程长，“文档同岗”的工作人员经常会出现工作流于形式、疲于应付。公文质量和立卷归档时间不能保证，违背了公文处理的精简高效的原则，同时也直接影响了档案工作质量的提高。

（四）企业“文档一体化”系统缺失。1.许多中小企业的公文处理和档案管理水平还处于非常落后的阶段，没有办公自动化软件作为支撑，一切工作依靠人工手动处理。不仅影响了公文处理工作的高效、快捷，也影响了档案管理工作的规范化和标准化。2.有些企业虽然有公文处理和档案管理系统，但两者分别是两个孤立的操作系统，互不兼容，不能及时将办理完毕的公文及时跟档案系统进行对接和存档，严重制约了档案管理信息化工作的开展。

二、解决中小企业公文处理与档案管理衔接问题的对策

（一）转变企业领导的意识，加大对文档工作的投入。要想转变企业领导对文档工作的意识，需要加大宣传力度，通过档案利用的效果分析，让企业领导意识到文档管理工作是一项必不可少的重要工作，可以为企业发展提供强有力的查考凭证作用，能够促进企业的经济发展。改变领导的意识，加大对文档管理工作人、财、物的投入力度，增加必要的岗位设置和信息化工作投入，加快企业文档管理的信息化建设。

（二）健全文档管理工作机制。1.理顺文档管理机制，完善文档管理体系，建立优秀的文档管理队伍。2.制定规范有效的文档管理制度和工作程序，明确公文处理和档案管理工作衔接过程中的注意事项，强化全过程管理，加强精细化管理。组织文书和档案管理人员认真学习相关制度，熟练掌握文档管理工作的各种流程。严格审核签发制度，严格按照规范的工作程序进行公文处理。3.明确公文处理和档案管理人员的岗位职责，树立质量管理意识。无论是文书，还是档案人员，都要树立质量管理意识，认清各自岗位的工作职责，控制好公文的质量，从而提高档案管理的质量。4.完善文档管理监督机制，提高工作人员的积极性。严格按照《党政机关公文处理条例》《档案法》《企业档案工作规范》等制度的要求建立各自企业的《文档管理监督考核办法》，加强对文档管理工作的监管力度，完善奖罚条例，提高文档管理人员的工作积极性。

（三）加强培训，提高文档管理工作人员的综合素质。1.增强文档管理人员“文档一体化”意识。要求文档管理人员提高职业道德素质和工作责任心，从文书和档案工作的全局出发，按照“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文，保证公文质量，方便档案管理。2.提高文档管理工作人员的综合素质。文档管理人员要加强培训，不断学习业务知识，系统了解公文处理程序，提高办文的自觉性，保证公文处理的速度、质量。深入领会公文处理和档案管理之间的密切关系，提高档案意识，不断提高档案管理水平，提高文档管理工作人员的综合素质，提高公文处理和档案管理工作的衔接能力。

（四）实现“文档一体化”，加快信息化建设。1.随着电子信息技术的飞速发展，计算机网络技术被广泛应用，孤立的办公系统已经不能满足企业发展的需要。需要改造升级公文处理系统和档案管理系统，整合各种办公软件，实现“文档一体化”，减少重复性劳动，提高工作效率。2.加快文檔数字化，促进信息化建设。文档管理工作的核心任务是提供利用，进行信息资源开发。要加快现存文档的数字化处理，加大利用力度，提高服务水平，促进信息化建设。

三、结束语

公文处理和档案管理是相互影响、有机衔接的系统工作，构建文档一体化的工作模式是时代发展的必然趋势。我们需要积极探索企业当前运作模式中存在的问题，不断优化公文处理和档案管理的衔接机制，以寻求最适合企业发展的文档一体化管理模式。

【参考文献】

[1]贾心洁.公文管理对文书档案管理的影响[J].文史博览（理论），2016（12）：123-124.

[2]温蕾.高校公文档案管理存在的问题及对策[J].档案管理，2013（5）：41-42.