档案信息化管理的发展过程及现状

左希健

【摘要】现阶段，我国各行各业都开始进行档案信息化管理模式的转变，但就档案信息化管理工作而言，仍存在一些问题和不足，需要进一步完善和提高。本文就档案信息化管理进行全面探讨和研究，并针对当前管理现状提出了合理的改善措施，希望为我国档案信息化管理水平的提升有所帮助。

【关键词】档案;信息化管理;发展过程;现状

随着管理水平的不断提升，信息化管理模式成为当前管理工作的重要手段，同时对工作效率的提升起到了十分显著的推动作用。档案信息化管理，其核心在于档案保存方式的转变，也就是以数字信息化存储方式取代传统实物存储，这种存储方式的转变有助于档案资源的整合及共享，从而进一步发挥档案资料的服务价值。同时以数字信息化存储方式方便档案资料的寻找与查阅，其存储不受空间与时间的制约，因此有助于档案管理质量和效率的全面提升，在档案资料成倍增长的今天，有助于档案管理的现代化发展。

一、档案信息化管理概述

（一）档案信息化管理概念。所谓档案信息化管理，是以信息化管理模式开展档案资料的管理工作，并以此促进档案管理工作质量和效率的提升。随着社会的不断发展与进步，传统档案资料管理工作已无法满足时代发展需求，同时在信息技术的推动下，传统纸质档案开始向数字化信息形式转变。档案存储形式的改变，给档案管理工作带来了本质性转变，而这种档案信息化管理模式相比过往具有明显的应用优势，如档案收集整合更加方便，同时档案资料的查找与利用也更加便利。由此可見，档案信息化管理具有更高的应用价值和发展空间，是现代档案管理工作的重要发展方向。

（二）档案信息化管理的应用价值。相比传统档案管理模式，档案信息化管理具有十分凸显的应用价值，并促进档案管理水平的全面发展和提升。首先，档案信息化管理服务水平更高。由于档案信息化管理基于数字化档案资料，因此档案资料在收集与整合时更加便捷高效，同时通过信息技术还能实现档案资料信息的共享，因此通过信息化管理能够最大程度上发挥档案资料的服务价值。其次，档案信息化管理还能有效降低管理成本，一方面档案信息化管理的虚拟性特征不再需要大量纸张及存储空间，在硬件需求上节省了可观的成本投入;另一方面，档案信息化管理工作一定程度上降低了人力劳动强度，因此有助于档案管理成本的降低。

二、档案信息化管理发展过程

档案信息化管理是伴随着信息技术进步逐步发展形成的一种管理模式，因此档案信息化管理与信息技术有着十分密切的联系。我国档案信息化转变最早可追溯到上世纪八十年代，直至今日，档案信息化管理模式已经具备了较为完整的管理体系，其发展过程可以从以下两个角度加以概述：

（一）技术层面。从技术角度来看，档案信息化管理离不开信息技术的支撑，因此我国档案信息化管理水平与信息技术发展成正比关系。近年来，随着计算机信息技术及网络信息技术的飞速发展，档案信息化管理也逐步实现了由微观到宏观、由局部到整体的转变，特别是在档案信息存储的安全性、档案信息共享性及人机交互性等方面实现了质的提升，由此也为档案信息化管理模式的转变奠定了坚实的技术基础。目前，档案信息化管理平台逐步发展成熟，为档案资料的整合与共享创造了便利的技术条件，同时也标志着我国档案信息化管理的科学化与规范化发展。

（二）政策层面。随着档案信息化管理社会价值及经济价值的日益凸显，我国政府部门也愈加重视档案资料的信息化转变，同时也制定了一系列政策措施推动相关工作的科学有序开展。例如为推动档案信息化建设，国家档案局制定并出台了档案信息化政策文件《全国档案信息化建设实施纲要》，这份文件的提出标志着我国档案信息化管理模式的规范化发展。同时，我国各级政府部门都对档案信息化建设工作制定了短、中、长期发展规划，并实施了一系列鼓励性政策及资金支持，为档案信息化管理工作的顺利开展注入了强有力的政策支撑。

三、当前档案信息化管理中存在的问题与不足

（一）档案信息化管理有待规范。现阶段，我国档案信息化管理虽然取得长足进步，但从整体发展角度来看，仍存在许多不足，其中档案信息化管理不规范是制约管理水平进一步提升的重要影响因素。一方面，档案信息化管理并未形成一个统一的管理标准，不同地区档案信息化管理存在巨大差异，这在一定程度上限制了档案信息化建设水平的提升。另一方面，档案信息化管理不规范，造成档案信息化转变形式复杂多样，档案信息资源在共享服务方面受到诸多影响，限制了档案信息化管理功能的有效发挥。

（二）档案资料信息化技术不足。从技术角度来讲，现阶段我国档案信息化管理工作仍面临着一定的技术难题，使得档案资料数字化转变十分困难。由于档案资料种类十分复杂，包含文字、图标等多方面内容，而在档案资料信息化转变时如果缺乏有效录入技术，会大大增加档案信息收集与整合的难度。在实际档案资料数字化转变过程中，由于技术问题，常出现复杂多样的编码，给档案资料信息化管理工作带来严重困扰。此外，信息化技术不足还会降低档案资料的整体性，不利于档案信息化管理工作的有效开展。

（三）档案信息化管理发展不均衡。档案信息化管理是当今信息技术发展带来的技术转变，同时也是大数据时代背景下的历史必然需求。但由于档案信息化管理与信息技术及相关设备有着紧密联系，因此在档案信息化管理推广和普及过程中会受到经济发展水平的制约。目前，我国档案信息化管理工作主要集中于经济发达地区，而在经济相对落后的区域受经济能力和技术水平的制约，档案信息化建设水平仍相对较低，无法全面有效开展档案资料数字化转变，如此便给档案信息化管理应用价值的发挥带来一定影响。

四、提高档案信息化管理水平的有效措施

（一）构建统一规范的档案信息化管理模式。档案信息化管理作为新兴管理技术，必须构建科学规范的发展模式才能推动管理水平不断提升与进步。首先要实现档案信息化管理的规范化发展，明确档案资料数字化转变形式和标准，为档案信息化管理工作的开展奠定坚实的基础。这里要求不同行业或领域都应按照统一标准开展档案信息化管理，由此提高档案资源的有效整合与利用。其次，还要完善档案信息化管理制度，对档案信息化管理工作内容进行细致分类，明确管理要求与准则，由此提高档案信息化管理质量。

（二）加快档案信息化管理技术升级与创新。作为现代信息技术的产物，档案信息化管理工作必然离不开先进技术的支持。现阶段，我国档案信息化管理仍处于发展阶段，特别是档案资料数字化转变技术仍有待完善与提升，如此一定程度上制约了档案信息化管理水平的提升。一方面，要积极引进国外先进档案信息化管理技术，学习和吸收国外先进管理经验，由此促进我国档案信息化管理水平的提升;另一方面，要注重我国信息化管理技术的创新，不断加大相关科研力度，鼓励技术创新，由此实现我国档案信息化管理工作的创新发展。

（三）改善档案信息化管理条件及扶持力度。为充分发挥档案信息化管理的作用及价值，还需要进一步推广和普及档案信息化管理模式，从整体上提高我国档案管理的水平和质量。首先，国家公共服务职能部门要尽快落实基层单位档案信息化管理模式的转变，不断增加信息化技术及相关硬件投入力度，推动落后地区档案信息化管理水平的提升。其次，相关部门还要注重档案信息化管理人才的培养，积极开展技术培训与学习工作，由此打造一支精通信息技术和管理能力强的高端人才队伍，确保我国档案信息化管理工作有序开展。

五、结论

综上所述，现阶段，档案信息化管理是必然发展趋势，与传统档案管理模式相比，信息化管理有助于提高档案资料的服务价值。目前我国档案信息化管理仍处于探索阶段，需要相关领域工作者加大管理模式及技术研究，由此推动我国档案信息化管理工作创新发展。

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