浅谈办公室管理工作在煤矿企业发展中的作用

乔天广

【摘 要】随着时代的发展，办公室部门在煤矿企业的运营活动中发挥着越来越重要的作用，同时也是在企业管理的核心内容。它不仅在煤矿企业的日常生产活动中承担着上承下达的重要任务，确保企业运营中信息沟通的畅通，还能够合理协调企业各部门之间的工作，有效地化解企业内各方面的矛盾。在新形势下加强煤矿企业办公室管理工作能够提高其办公效率，充分发挥其办公助手的作用，确保企业在日常运营活动中持续健康发展。

【关键词】煤矿企业;办公室管理;作用;优化措施

与其他类型的企业相比，煤矿企业内部的办公室管理工作较为特殊，这种特殊性主要取决于煤矿资源的有限性等特点。新形势下，煤矿企业办公室管理工作对于企业起着更加重要的作用，承担着煤矿企业运营中更重要的责任。随着社会经济的飞速发展，煤矿企业要加强对于办公室部门的管理工作，通过完善相关方面的工作制度和体系促进其工作质量的提高，推进企业的持续健康发展。本文分析了目前在目前煤矿企业中办公室管理的重要性和作用，并且根据其中存在的不足提出针对性地解决措施，希望可以为目前煤矿企业办公室管理工作提供一些帮助。

1、办公室管理的重要性

作为煤矿企业运营活动中的重要管理部门，办公室部门的工作效率极大地影响着煤矿企业的经营发展活动。它不同于煤矿企业内其他的工作部门，办公室是一个较为特殊的工作部门，它主要承担着煤矿企业运营中的行政工作。根据煤矿企业经营发展的需要，办公室工作部门起着上承下达、信息枢纽、协调沟通、发号施令等重要作用。办公室管理工作在本质上属于秘书工作，办公室人员作为企业领导的重要助手，必须掌握与企业经营发展相关的法律法规文件，还要负责日常信息的收发和处理，还要根据领导的指示组织相关的工作会议。煤矿企业中办公室部门的日常工作就是及时地收集企业经营发展的基本情况，将相关信息进行整理供企业领导检阅，并且根据领导的相关意见进行合理的工作安排，还要定期的检查工作安排的落实情况。总的来说，办公室部门是煤矿企业经营发展的核心，在煤矿企业的运营活动中起着行政枢纽、沟通桥梁、工作协调、矛盾化解、参谋划策等重要作用。

2、煤矿企业办公室管理工作中的不足

2.1管理制度不完善

为了提高煤矿企业中办公室部门的工作效率，就必须对相关的办公室管理制度进行完善和改进，目前我国大部分煤矿企业中没有制定科学有效的办公室管理制度，相关的工作体系不明确，在日常办公活动中表现出职责不明、管理混乱等问题。就拿对一些突发事件的处理情况来说，虽然目前大部分企业中办公室工作人员能够满足日常运营的工作需求，但是一些突发事件或是紧急事件发生时，办公室人员并不能满足突发事件的人员需求，而且办公室人员普遍缺乏处理紧急事件的素质和能力，出现这种情况的主要原因就是相关管理制度的不完善，办公室人员的日常工作量越来越多，但是相关的工作人员的数量和质量并没有太大的提升，也因此增加了煤矿企业在生产活动中的风险系数。另外，由于办公室管理制度的不完善，在日常的管理工作中容易造成人力、物力的浪费。

2.2办公室人员协调能力不足

煤矿企业办公室部门工作职能中较为重要的一项就是协调，通过进行科学合理的协调活动，能够有效地解决煤矿企业经营和发展活动中各方面的矛盾。但是目前大部分煤矿企业办公室部门缺乏一定的协调能力，不能及时、灵活、有效地解决工作中的冲突和矛盾，在遇到一些突发事件和情况时判断和应对能力也比较弱。

2.3办公室工作人员业务水平能力不高

煤矿企业中办公室部门的工作职能需要由相关的办公室工作人员来发挥，办公室工作人员的业务工作能力水平决定着企业的运营和发展质量。但是目前大部分煤矿企业中办公室工作人员的业务水平能力较低，基本上没有受过相关方面的技能培训，在进行实际的办公室工作时，不能够对办公室工作职能进行准确的定位，就会出现办公室管理工作效率差、质量低等问题，进而影响整个煤矿企业的经营和发展。

3、办公室管理工作对于煤矿企业发展的推动作用

3.1高效的信息处理工作使企业管理畅通

煤矿企业中办公室部门需要对日常的信息进行筛选和整理，而且煤矿企业中办公室部门也承担着信息沟通的重要作用，办公室工作人员将整理好的信息上交给企业管理者，管理者针对相关的信息进行一定科学决策，其中办公室工作人员还扮演着智囊的角色，当管理者做出决策后，办公室人员就要根据领导的决策对企业工作進行正确的安排，并且要向管理者提供决策落实情况的信息反馈。办公室工作人员在进行相关的信息调研时，这时工作人员在一定程度上代表领导意志，所以，在进行相关调研活动时，其调研范围要高于其他的工作部门，相应地调研结果比其他工作部门更真实准确，通过这种调研形式的活动能够为企业管理的科学决策提供准确真实的信息参考。

3.2办文办会工作职能将管理思路具体化

办公室人员的办文活动是由相关的信息研究基础撰写的，办公室人员在进行公文撰写时，首先需要认真分析管理者的决策意图，并且要对相关的信息进行查询，确定公务文件的合理性，并且根这些信息对企业的经营和发展进行科学合理的安排。所以说煤矿企业中办公室人员的办文活动就是将管理思路细化，将企业领导的决策意图转化为具体的工作安排。

3.3办公室的督查工作将企业管理的过程可控化

在煤矿企业的经营和发展过程中，办公室工作人员的督查督办工作能够对企业管理者的决策起一个促进落实的作用。首先需要将督办工作进行细致的分解，使督办目标或目的明确，就是对管理者的管理要求进行明确分析研究，能够站在企业的高度、领导的角度准备把握工作的定位和尺度。其次，办公室工作人员在对工作进程进行跟进时，能够真实准确地把握工作中的实际情况，为煤矿企业管理者的下一步决策做出相应的参谋，在办公室工作人员进行督办工作时必须注重公平公正性，在对相关工作进行督办督查时，能够对相关的工作部门或是工作人员做出一定的督促作用，确保企业决策安排的有效落实。

3.4办公室的信息枢纽作用

煤矿企业中的办公室具有一定的信息枢纽作用，是企业领导、各个部门以及每一位员工沟通的桥梁，在煤矿企业的日常经营管理中，办公室的管理活动既能够对相关的信息进行收集和接受，还承载着信息传达和工作安排的重要职责。办公室人员日常的工作中需要及时地进行信息接受，确保企业内部各部门或是企业与外部之间沟通的畅通，办公室工作人员需要对接受到的信息进行分类整理，对于重要紧急的文件进行优先处理，这也确保了企业经营的有序性和稳定性。另外，办公室工作人员将相关的信息向领导报告的同时，还能够根据相关的情况向领导提出一些参考性建议，这时就对领导的决策起了一定的参谋作用，确保企业运营的持续健康发展。

结语

办公室部门在煤矿企业的运营活动中发挥着越来越重要的作用，同时也是在企业管理的核心内容。随着时代的进步，煤矿企业的发展前景变得更加广阔，基于此类现状，煤矿企业就要从办公室的管理工作入手，提高其工作质量和的效率，进而提高整个企业的经济效益，确保煤矿企业的持续健康发展。

参考文献：

[1]李文豪. 浅析如何做好国有煤炭企业办公室工作[J]. 魅力中国，2015，（01）：90.

[2]王月月. 浅谈如何做好煤矿企业办公室工作人员的思想政治工作[J]. 现代企业文化，2018（24）.

[3]汪进琴. 如何在煤矿企业管理中发挥办公室工作的积极作[J]. 现代国企研究，2018，（14）：33.

（作者单位：山西凯嘉能源集团有限公司）