医院人事档案信息化的思路分析

摘 要：随着科学技术的不断发展进步，我国信息化技术获得了进一步发展。信息化技术也在很多行业得到了广泛应用，在减轻人员工作量、提升数据分析科学性等方面取得了显著成效。其中在人事档案管理方面的应用就是很重要的一项。本文就医院人事档案信息化管理进行了研究，首先分析了当前医院人事档案管理的现状，人事档案信息化管理的意义，最后提出一些具体的建设思路，希望能够给相关单位人事档案信息化建设工作的开展提供一定的帮助。

关键词：医院;人事档案;信息化;思路;分析

在当今社会，人事档案管理的重要性日益凸显出来。而利用信息化技术可以提升人事档案整理存档的效率及科学性，总体提升人事档案的整理速度和利用率。

1 医院人事档案管理的现状

医院内部人员种类及用工形式复杂，其中医院内部人员不仅分为医生、护士，医生、护士还会因为科别的不同而具有多样性。而医院内部人员聘用制度不仅包括正式编制，还包括一些合同制及劳务派遣性质的医护人员，医院内部人事档案管理存在明显的复杂性。而传统的人事档案管理具有一定的局限性，未能将人事档案进行有效管理利用，只是为内部人事档案当做人事调动、工资划分的依据，未对人事档案资源进行有效划分管理，整体管理效率低下，对医院的机构优化调整不利[1]。随着信息技术的飞速发展及信息技术在各行各业中应用的效果展现，为医院人事档案管理工作奠定了一定的基础。通过实现医院人事档案管理的信息化，来提升医院人事档案管理的效率及档案利用率，为促进医院的进一步发展贡献力量。

人事档案的信息化管理，具体是指使用计算机信息技术来对人事档案进行管理，其中涉及的工作基础包括档案数据库创建、人事资源分类、档案管理规划等。其中档案数据库创建过程，要根据人事需求进行具体的人事档案数字信息整合，并以统一的形式进行归类存档。然后通过合理地应用信息化技术及网络平台来进行人事管理框架构建，起到减少人力工作量及成本、扩宽人事档案管理渠道、提升档案管理效率、增强档案管理完整性的目的，给医院进行人事任命、调整等方面的决策提供数据支持[2]。

2 医院人事档案信息化管理的意义

1）提高信息管理精准度。传统人事档案是纸质版的，档案管理中主要的工作是分类归档存放和拿取。但是由于医院人员用工性质及科别等存在很大不同，人员较多，所以传统人事档案管理工作量很大，尤其是在涉及人事调整时，需要及时对人员档案进行及时的修改，实际操作中技术难度很大，使得人事档案管理的精准度受到影响。而信息化技术的应用，可以通过简单的搜索功能调出相应人员的资料，并第一时间进行调整、变更，能够有效提高人事档案信息管理的精准度。

2）提升管理工作效率。随着医院内部工作人员从业年限的增长，其受到奖惩及任职的经历也会逐步增加，在传统人事档案管理中需要根据目录来人工查找相关人员的信息，工作开展效率低[3]。但是信息化实现以后，可以利用网络计算机平台将人事档案进行归档分类，并可以录入电子版信息，很多时候只需要在计算机上搜索关键词，就可以即时查询到相关信息，提高了人事管理的工作效率。

3）解决传统人事档案存在的问题。传统人事档案中归档、管理的都是纸质版的资料，而管理者都是人。对工作人员而言，工作内容比较繁琐，且院内各级领导对人事档案管理工作不够重视，导致工作人员工作积极性不高。与此同时，纸质版的资料存在占据空间面积大、易受损坏等问题。而人事档案信息化的实现，可以利用电子数据库的形式来对人事档案存档及部分内容进行记录，存储、查阅方便，且具有易保存性，有效地弥补了传统人事档案管理中存在的不足之处，提升了人事档案管理效率[4]。与此同时，使用信息化管理以后，可以提升档案查阅、修改效率，降低管理人员劳动量，起到节约人力资源的目的，进而帮助医院提升人事资源整合结果，促进人才配置的合理性，进而保障医院获得更长远的发展。

3 医院人事档案信息化管理的应用策略

1）构建数据系统。人事档案信息化管理的第一步是构建数据系统。数据系统涵盖很多的信息，既包括医院内部人员的人事管理信息及相应的工作信息等档案信息，又包括一定的分类划分区域、数据过渡区及划分依据等。总之要通过建立数据系统来降低人事档案管理过程中耗费的时间，为数据检索、修改提供便利[5]。常见的建立方式是根據医院内部人员职级进行人员组织划分，构建人员组成框架，然后在对应的职级下输入相应的人员的信息，并在人员职位、级别、个人技能等级、工作年限发生变动时进行相应的调整。这个过程中要保证操作的即时性，避免因为数据调整不及时影响档案管理效率，同时减少不必要的空间占用。而员工信息录入时，要保证员工信息模板的统一性，方便后期管理更新，提高人事部门的工作效率。

2）完善规章制度。俗话说“无规矩不成方圆”，规章制度的制定可以对事物的发展形成一定的约束作用，对维持事物正向发展具有重要作用。因此要实现医院人事档案管理信息化，就必须有针对性地制定一系列的制度，对后期系统维护管理、人员职责规范等进行规定，提高管理人员对档案管理工作的认知程度，同时提高档案信息的精准度。

3）提升管理人员的综合素质。首先，对现有管理人员进行职业技能培训，其中技能要包括专业技能和管理能力等知识，保证相关人员能与时俱进适应新信息化系统的应用，并能正确地进行操作。其次，为了保证相关人员的工作积极性，定期进行工作岗位比武活动，提升管理人员的业务素质水平和责任意识[6]。再次，开展定期工作总结汇报工作，对人事档案管理工作中的突出问题进行讲解，对人员的工作进行评价、评比，并设置一定的奖项，给工作积极努力的人员一定的鼓励。同时使所有工作人员明白自身的优缺点，可以有针对性地提升。最后，提升管理人员的保密意识，通过培训、座谈、签订保密协议等形式，来对管理人员进行约束，避免因为信息泄露造成医院人才流失或影响医院内部人员及医院的声誉，限制医院发展速度。同时在人事档案管理系统方面，医院应该采取动态码登录的方式或者专人分区管理的方式进行系统登入，避免多人管理，出现扯皮现象的发生。

4）提升管理层对人事档案管理的认知。医院人事档案信息化管理的实现和推进，都需要医院内部各级领导和职工的支持。尤其是要提升医院上层领导对人事档案管理重要性的认知，才能给人事档案系信息化管理获得资金和政策的支持。因此，提高医院领导对人事档案管理重要性的认知，是保证医院人事档案信息化管理工作稳步、有序开展的前提，也是重点工作之一。所以需要以内部组织会议、培训，到执行较好的医院对标学习或者参加外部培训等形式来增强院方各级领导对人事档案管理的认知。

4 结语

总而言之，医院人事档案信息化管理的实施可以在有效提升医院内部人事管理的效率的同时，降低人员使用成本和工作量，促进医院人员合理配置，帮助医院获得更健康、良好的发展。

参考文献

[1]石旭辉.医院人事档案信息化的思路探讨[J].才智，2019（32）：207.

[2]闫凛靖.医院人事档案信息化管理思路探讨[J].办公室业务，2019（21）：82+84.

[3]黄珺.探讨医院人事档案信息化管理[J].才智，2019（28）：220.

[4]刘祥.现代医院人事档案信息化的思路探讨[J].科技经济导刊，2018，26（31）：227+168.

[5]高琳，王晓东.采用信息化手段实现医院人事档案精细化管理与控制的探究[J].办公室业务，2018（13）：161.

[6]杨秀梅.医院人事档案信息化管理的思路[J].办公室业务，2017（11）：45-46.

作者简介

傅雪梅（1974-），女，汉族，山东临沂人，本科，研究方向：档案管理。