大数据时代背景下的人事档案规范化管理分析

摘 要：信息化社会快速发展的同时，许多新型的信息技术被逐步应用到人事档案管理的各个环节，传统人事档案管理模式、管理理念、管理方法难以适应当前社会发展的需求以及人事档案规范化管理的要求。为此，引进大数据技术，推动大数据技术与人事档案管理工作的融合既是当前档案学研究的重点，也是各单位档案管理人员关注的重大课题。文章立足于大数据时代背景，首先分析了人事档案规范化管理的必要性，其次對当前人事档案管理中存在的困境展开分析，并提出相应的优化措施，为单位人事档案管理工作建言献策。

关键词：人事档案;大数据;规范化;时代;管理

人事档案历来是单位选人用人工作、人力资源管理工作的重要参考凭证，在各类档案中的地位突出。对人事档案进行规范化管理，可以更好地发挥人事档案的效用，营造良好的档案管理环境。尤其是在大数据时代背景之下，只有理清人事档案管理的内容，创新管理模式，健全管理制度，才能更好地解决单位人事档案管理中存在的问题，实现“让数据发声”的目标。文章从现代档案管理学的视角对该领域进行研究，希望能够更好地提升人事档案创造社会效益以及经济效益的能力。

1 大数据时代背景下的人事档案规范化管理的必要性

1.1 发挥人事档案价值，避免人事档案管理工作边缘化的有效措施

人事档案作为一项重要的无形资产，内部记录的各项信息能够为相关主体开展人力资源管理工作时提供重要的信息依据。如果不能实现对人事档案的规范化管理，势必会使得单位人事档案管理工作处于一个无序化、盲目化的状态，更谈不上对人事档案予以利用[1]。因此，从这个角度来看，必须要重视人事档案规范化管理工作，引入大数据技术以及其他的高新技术，避免人事档案管理工作边缘化。除此之外，推动人事档案规范性管理，严格遵守国家档案管理法规、上级以及本单位规章制度的基本要求，能够进一步确保人事档案的完整性、真实性以及准确性。

1.2 推动单位长远稳定发展的必然要求

人事档案作为社会个体参与工作、参与学习以及参与其他社会活动的重要证明，不仅对社会个体具有重要的意义，而且对整个社会都有重要意义。从规范化的视角来开展人事档案管理工作，提升档案管理人员责任意识以及规范意识，能够为单位其他工作的开展提供依据，促进单位整体工作效能的提升。除此之外，人事档案管理是一项复杂性、严谨性、系统性的工作，涉及内容多、范围广。只有进一步将大数据技术应用到人事档案管理领域，推动人事档案管理朝着合理化、科学化以及制度化的方向发展，才能真正减轻档案管理人员工作负担，更好地应对时代挑战。

2 大数据时代背景下的人事档案管理中存在的困境

2.1 缺乏“大档案”思维，人事档案数据库建设成效低

现阶段，部分单位档案管理人员缺乏“大档案”思维，对大数据技术的应用停留在表面，难以实现人事档案规范化管理的基本目标。一是档案的类型与来源单一，档案管理工作过于被动。部分档案管理人员没有从主动收集档案的视角对大数据技术予以应用，其与人民法院、银行、医院以及其他单位的合作力度低，难以进一步延伸人事档案的利用渠道以及丰富人事档案的内容。二是人事档案中信息资料的形式单一，主要以电子文件的形式表现，很少有视频、音频以及图片等内容。三是部分单位尚未将大数据技术应用至人事信息数据采集、数据整合、开发利用以及资源共享等方面，无法将人事档案的参考作用、预测作用以及决策作用最大限度地发挥出来。

2.2 人事档案管理制度存在漏洞

当前，部分单位缺乏完备的人事档案管理制度，导致大数据技术在实际应用中受到阻碍[2]。一是流程不清晰。部分单位尚未结合大数据技术的特点以及单位人力、物力、财力状况来设置相应的流程。二是人事档案更新机制缺失，难以及时利用大数据技术对相关信息资源进行更新，人事档案的凭证价值以及参考价值由此受到影响。三是人事档案中基本信息以及材料不明，部分人事档案中缺少基本信息以及基本材料，无法准确评价社会个体的相关经历。

2.3 档案收集与鉴定工作薄弱，档案检索效率与质量低

一是档案收集与鉴定工作薄弱，将有问题的材料、手续不完备的材料以及不应归档的材料纳入人事档案中，导致人事档案管理工作难以规范有序的开展。二是档案检索效率和质量低[3]。人事档案规范化管理不仅仅是内部管理标准的统一、流程的细化，更是高效检索与利用。然而，部分单位并没有在档案系统中设置不同的检索条件，导致档案需求主体无法快速、准确地定位到相应的档案。

3 大数据时代背景下的人事档案规范化管理的建议

3.1 树立“大档案”思维，完善人事档案数据库建设

由于大数据技术能够快速帮助用户检索出相应的数据，所以其可以很好地在人事档案管理工作中被加以应用。为此，档案管理人员要树立“大档案”思维，多维度、全方位地收集并掌握复杂的人事信息资料。一是要充分发挥大数据技术的优势，拓宽人事档案信息的类型与来源。例如，单位可以加强与人民法院、银行、医院以及其他单位的合作，将社会个体的违规犯罪记录、个人信用状况、身体健康状况、社会关系纳入人事档案当中，增加原始数据的“厚度与广度”，进一步搭建一个内容丰富的人事档案数据库。二是要进一步构建多元化的人事档案数据库，探索将音频、视频以及图片放入人事档案当中。三是进一步将大数据技术应用至人事信息数据采集、数据整合、开发利用以及资源共享等方面，提升信息资源的整合利用能力，建设一个分层次、有条理、保密性强的人事档案数据库，便于社会多个主体对人事档案进行利用。

3.2 优化人事档案管理制度

大数据时代，要实现人事档案管理化管理，必须要优化人事档案管理制度。一是要细化工作流程，规范人事档案收集、人事档案管理、人事档案开发利用工作，统筹资源配置。二是要构建人事档案更新机制，对人事档案中的各项内容进行更新，确保人事档案的准确性。三是要明确人事档案中的基本信息以及材料，及时发现人事档案中缺少的信息以及材料，确保人事档案能够准确评价社会个体的经历。

3.3 强化档案收集与鉴定工作，提升档案检索效率与质量

一是强化档案收集与鉴定工作。档案管理人员利用大数据技术收集信息资源的过程中，要将有问题的材料、手续不完备的材料以及不应归档的材料剔除出去，确保人事档案的质量。二是构建人事档案管理平台，满足不同检索需求。档案管理人员要利用大数据技术以及相应的算法来设置不同的检索条件，便于档案需求主体从多个角度对档案进行检索，实现对档案的高效利用，彰显档案规范化管理的价值。

4 结束语

大数据时代背景下，各种信息资源以数字化、电子化以及数据化的形式呈现出来，档案管理人员收集、归纳以及利用信息资源的便利度增加。与此同时，众多的数据信息也给人事档案管理工作带来了新的挑战。在这种背景之下，必须要进一步对大数据技术予以利用，走出一条适合自身发展的道路。首先，单位要树立“大档案”思维，完善人事档案数据库建设。其次，单位要优化人事档案管理制度。最后，单位要强化档案收集与鉴定工作，提升档案检索效率与质量。

参考文献

[1]姚珊.大数据时代电子信息人事档案创新管理研究[J].兰台世界，2018（S1）：129-130.

[2]邹丽敏.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].办公室业务，2018（06）：178.

[3]王毓灵.干部人事档案管理转型研究[D].中共上海市委党校，2018.

作者简介

陆玉（1981-），女，江苏省南通人，大专，毕业于上海交通大学，助理管理员，研究方向：档案管理。