档案信息化建设存在的问题及对策

摘 要：信息技术推动档案管理向信息化发展，但是在此过程中我们要认清影响档案信息化管理的因素，扫除档案管理信息化的障碍，以保证档案信息化管理建设的顺利开展。档案信息化管理能将实体的档案以数字化形式进行保管和留存，实现档案的长期管理，方便档案使用人进行查阅，能实现档案资源有效共享。

关键词：档案管理;档案信息化;思考

加强档案信息化建设，是档案工作的重要组成部分，是档案部门服务经济社会信息化的具体体现。近年来，档案管理正逐步实现数字化、信息化。把握和守住档案信息化建设的一些前沿关口，对解决现阶段档案信息化工作存在的一些问题意义重大。

1 档案信息化建设的意义

1）强化信息服务的网络化、多元化。建立统一的档案信息访问平台后，数字化的档案用户包括党政、组织、人事、科研等职能部门，可以在OA办公系统的环境中从事日常业务工作，不但能快速进行网上逻辑归档，还能通过访问档案馆的网站快速查找存放于不同型号服务器和操作系统中的档案信息。

2）加强特色档案资源的挖掘和宣传。特色档案包括两部分：一部分是馆藏独有的文字类档案，另一部分是反映本单位重大活动的声像档案。任何一个单位的档案馆都以本单位形成的档案作为主要保管对象，这些档案具有自身的特殊价值，将其挑选出来进行数字化转换并形成特色专题数据库是应优先考虑的。这样既可满足本单位的需求，也能宣传馆藏资源，从而确保了数据库的唯一性和共享优势，同时也提高了数字化效率，规避了重复建设。

3）加强职能部门管理的规范化。从管理学角度来看，数字档案馆将现代化办公和计算机网络功能结合起来，通过网络，专兼职档案管理人员可以跨越时间、地点去立卷归档，进行协同工作，使得档案信息的传递更加快捷，档案管理流程得到优化，档案馆和各职能部门的协作得以加强，大大提高了工作效率。

2 档案信息化建设存在的问题

1）对信息资源的运用存在错误观念。对信息化资源的运用存在错误观念也是影响档案信息化建设的主要因素，不利于档案管理水平的提高。传统的档案管理观念认为，只要将档案收集整理好，并入馆进行保存，便于查阅即可。但是信息化档案建设的核心是实现档案的共享，主要是在档案留存的基础上进行资源利用，以实现档案的最大价值。但部分档案管理人员的观念还放在档案的管理上，不注重档案资源的有效利用，使档案管理效率低，无法实现档案的最大价值。

2）对档案信息化建设缺乏认识。档案信息化管理是档案管理方式的革新，是档案管理的未来发展趋势，有利于档案长期管理，有利于档案资源的查询和共享。但部分档案管理人员对档案信息化管理认识不足，不了解信息化对档案管理的重要性。信息技术对档案管理的影响主要体现在：一是利用信息技术可以提高档案管理效率，提高档案管理部门的职能效率;二是档案管理信息化建设利于档案的查询，在提高管理人员工作效率的基础上为档案需求人员提供便利;三是档案信息化管理有利于档案的共享，能实现档案管理的价值。但是，由于部分档案管理人员未认识档案信息化建设的价值，阻碍了档案信息化建设的进程，影响了档案管理效率与便利性。

3 提高档案信息化建设的相关对策

1）信息化平台建设。实现文件的全流程管理。构建统一的技术平台和应用系统，确保标准、规范和技术实现的一致性，降低管理成本。并且实现自定义各档案门类的各业务环节（归档、移交与接收、保存）的检测项目、原数据的检测规则、检测控制环节。各单位之间在查阅权限和审批权限体系下，实现远程查档。根据发布级别的不同可以查看权限范围内的电子档案。如申请者所属权限与档案权限不相符，可发起对应借阅流程。业务平台文件归档全流程化、模块化，监督审核规范化，由档案馆管理人员设置电子文件管理系统的工作审批流程，从而最大限度节省时间及人工成本。

2）完善档案信息化监督制度。完善的档案信息化监督制度能够保障档案管理信息化过程获得制约和监督，保证其过程是符合法律法规规定的范围内。完善监督制度能够调动起档案管理工作人员的工作积极主动性，培养出档案管理工作人员的创新意识，从而提高档案资料的信息安全水平。单位一定要充分应用内外部的监督，让二者良好的结合、补充以及合作，及时准确地掌握好档案管理信息化中存在的威胁，之后调整错误的做法，保证可以建设出一个高效安全的档案管理信息化系统。

3）提高档案管理人员的信息化素质。档案管理人员的信息化素质决定了档案管理信息化建设与管理的水平。首先，要聘请具有档案管理专业能力的人员进行档案管理工作，使其在完成档案信息接收、存储的基础上对档案格式进行修改，并按照档案信息化管理制度进行档案管理。其次，加强档案管理人员的技术技能培训，使其管理与时俱进，在增进业务技能的基础上提高服务质量。

4）建立实用的档案信息网站。严格根据实际情况，建立实用的档案信息网络，这是档案管理信息化建設的重要途径。档案信息网站具体功能有：利用网页形式给有关工作者提供档案信息服务，展开网上查询、整理与下载电子档案与其它的浏览使用服务。建立实用的档案信息网站作为实现档案管理信息化的主要手段。所以，为了更好地提高建设档案信息化的能力，就要不断增强对档案信息化的建设能力，加速对档案信息资源的共享。这样一来，才能让档案管理工作与新时期档案网络化管理的发展趋势相吻合，才能够推进档案管理信息化建设工作。另外，还需要主动联系国内外具有较强技术实力的软硬件公司，打造出一整套可以适应发展的档案管理操作系统，进而提高档案信息更新换代的频率，充分满足对数据信息有效使用和管理的目的。

4 结语

在信息化时代，档案管理信息化是档案管理的必然趋势，能有效提高档案管理水平，丰富档案信息资源，保证档案采集与归档的真实、科学、专业，最终提高档案管理质量与水平。

参考文献

[1]孙莲荷.档案信息化建设与档案管理探析[J].中国管理信息化，2018，21（22）：151-152.

[2]李新路.档案管理信息化建设探究[J].黑龙江科学，2018，9（21）：146-147.

作者简介

杨金玲（1975-），大学，在山东省临沂市费县交通运输局工作。