普通高中档案电子管理浅议

李广东

摘 要：随着现代化教育的不断发展与深入，现代化技术在不断应用到各行各业。我国教育质量在不断提高的过程中，普通高中学生的入学数量在稳步上升，学生的档案管理越来越受到重视，运用现代化技术进行档案管理是如今的大趋势。本文对普通高中档案管理中出现的一些问题与现象进行了透彻的分析，并在最后提出了一些合理化的建议。

关键词：普通高中;档案管理：电子档案

学生的档案对于学生的学习生涯而言有着极其重要的作用，不仅能够记录学生的学习中学习情况，还能够加强学校对高中学生的管理。我国信息技术在不断的发展，信息技术在现在化教学方面有着得天独厚的应用之处，随着学生数量的不断增多，学生的档案管理在不断复杂化、多样化、现代化。因此，学校的档案管理从纸质版转移至电子版是合理规范学生档案的一种趋势。

1 学生档案的特征

随着教学规模的不断扩大，学生档案的数量在逐年加大，学生档案的特征也愈发明显。学生档案有三个特征：首先就是真实性，学籍档案能够真实地记录学生在校的所作所为，所有的记录有凭有据，能够证明学生在高中三年的实际学习状况。如今的法律条文中已经规定，学籍档案的可信度要超过学生所持有证件的可信度，当学生所持有证件与学生的学籍档案不一致时，相关单位要以学籍档案为主要参考。其次是保密性，学生档案中包括了很多的个人信息，学生姓名、家庭住址、联系电话、父母关系、教师信息、学习状况等等都包含在内，学生的学籍档案也是学生个人档案的重要组成。因此学生档案在管理过程中要重视其隐私性，始终要注重学生的信息安全。最后是丰富性，学生的学籍档案是学生高中三年的记录，但是档案的管理并不能仅仅重视这些，学生的入学信息、在校获奖信息、学生在校的健康状况以及学生的輟学转学信息都要包含在内。

2 电子学籍档案管理的意义

电子档案相较于传统的纸质档案而言有着许多优点，如今许多高中对于学生学籍的管理都采用的电子档案管理的方式。首先电子档案管理能够是学生的档案管理工作更加便捷，电子档案的收集与处理都在系统中完成，减少了人工成本的投入，通过周期性的信息录入能够使档案的管理更加条理化、规范化、细致化。目前我国普通高级中学的数量有18452所，高中生的数量已经超过了两千三百万，这种数量的学籍档案对于学籍档案管理工作者而言是一个巨大的挑战，然而使用电子学籍档案管理能够使档案的管理流程进一步优化，减轻了管理人员的工作压力，进而推动学校的管理工作。

3 电子档案管理中存在的问题

3.1 电子档案的管理标准不统一

我国教育规模在不断的扩大，学生的档案管理一比较复杂，目前我国仅高中以及以上的学习单位有相对应的独立管理平台，高中学生的信息档案管理在不断受到重视，但是由于学生的信息资源涉及范围及较广，信息不能及时同步，因此，在学生档案管理的过程中容易发现学生的部分信息重复或者错误，甚至有一些信息没有录入的现象，另外部分学校之间的信息管理平台相互独立，不同的学校采用不同的档案管理系统，可能对于本校而言某一个档案管理系统比较适合，而上级单位却使用另外一种档案管理系统，不同的档案管理系统之间还存在一定的差异，对于学生的档案会做出不同的管理，缺乏统一的管理标准，进而学生的档案管理效率就得不到保证。

3.2 电子档案管理人员的专业性不足

如今现代化技术在逐渐深入各行各业，信息技术也在电子档案管理方面大展手脚，但是对于档案管理方面许多学校还停留在纸质档案管理的层面上，对于电子学籍档案的管理中的重视不够，无法发挥出现代化信息技术的特点，无法发挥电子信息技术在档案管理方面所具有的优势。信息技术比较复杂，熟练地进行电子信息档案的管理需要专业的人员，电子学籍档案的管理也不仅仅是信息的录入，许多高中校领导对电子档案管理还存在着一些误区，没有对档案管理人员进行专业性的培训，进而使学籍档案的管理无法高效进行。

3.3 档案的信息安全的重视不到位

学生的档案具有很强的隐私性，学生档案一旦丢失或者泄露会对学生将来的发展产生一定影响。因此，学校要重视学生学籍档案的信息安全。电子文档相对于纸质文档而言更加容易被修改，而且文件一旦被修改就很难找回之前的相关信息，这样会使学校在信息核对的过程中发现信息不一致或者查找不到原来的真实信息，对于恶意修改人员难以追查，相应的证据也不能及时保存。因为学生的学籍信息都保存在电子文档中，所以学校在进行电子学籍档案管理的过程中一定要重视档案的信息安全。另外很多学校没有相应的信息安全保护系统，虽然目前还没有出现比较严重的黑客盗取学生信息事件，但是对于学生的信息安全而言，学校要做好的准备工作，制定出如果学生档案信息泄露以后的补救工作。

4 加强学籍档案管理的方法

4.1 加强学校档案管理系统的统一以及相关制度的建立

学籍档案的管理工作要进行合理统一，对于管理方式要规范化，加强对档案的收集、利用、记录、归档工作的管理，要切实结合《档案法》，在进行档案管理的过程中要结合本校的实际教学制度，另外学生的档案是人事档案的重要组成部分，因此，学校在进行学生学籍档案管理的过程中要与2018年新出台的《干部人事档案工作条例》紧密相连，对于信息技术要充分利用，推进档案信息化建设。由于学籍档案的特殊性，学校在进行档案管理的过程中要学习和落实《档案法》中的条例，加强学校档案管理系统统一的同时建设相应的档案管理制度。

4.2 加强对电子档案管理人员的专业技术培训工作

电子档案的管理人员需要熟练应用现代化信息技术，在进行管理人员选择的过程中要求管理者要有一定的计算机基础，积极招聘计算机专业人员。在学籍档案管理团队组建的过程中，校方要根据队伍中工作人员的不同性格特点进而使用不同的搭配方式，打造出一个能够完美完成档案管理工作的管理团队。

4.3 做好学生的档案信息安全保护工作

电子档案在管理的过程中要始终把信息安全放到首位，学生的信息在录入的过程中要保留相关的录入痕迹，对于档案的录入时间做好记录，对于档案的管理人员要制定相应的责任管理，学生信息谁录入就谁负责，完善相应的问责工作。另外在学籍档案查询的过程中要注重信息的安全，对于档案的查询者要设置相应的级别设置，不同级别的查询这开放不同量的学籍信息，对于特别隐私的信息要进行规范化处理，控制学生信息的传播范围。另外，学校要建设相应的信息安全系统，在如今的互联网时代，黑客攻击事件屡见不鲜，一些不法分子会通过盗取学生的档案信息进而谋取众多利益，因此学校要建设相关的信息安全管理系统，将潜藏的危险扼杀在摇篮之中，不断强化电子档案管理人员的信息安全意识，提高应变不良情况的能力.

5 总结

在我国教育水平不断提高的情况下，学生的学籍管理工作在不断受到重视，使用电子文档的方式进行学生学籍管理是必然趋势。因此，学校要加强学籍管理工作制度的建设，提高学籍档案管理人员的专业水平，注重学生的档案信息安全工作，进而推动我国教育的发展。

参考文献

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