基于企业档案数字化建设关键技术研究

杨洋

摘 要：随着信息技术的广泛应用，企业档案管理数字化建设也受到了高度重视。它是在信息化建设的基础上将档案管理由线下操作提升到了完全的线上操作，由此实现了档案资源信息的全面共享，是档案管理信息化建设发展的另一个高度，也是新环境下档案管理工作发展的必然趋势。但由于我国对信息技术的研究不充分、应用不全面，导致数字化建设的程度并不高，加上企业思想重视不够，档案管理数字化建设更是缺失了良好的建设环境和基础。如何改变现状就是文章所要着重论述的话题。

关键词：档案管理;数字化建设

1 引言

数字化建设是信息技术发展到一定阶段的产物。数字化一般是指将档案资源，利用特殊的计算机手段和方式将其转化成可以度量的数字、数据，并将这些数字、数据以适当的数字化模型引入到计算机中，统一处理，它最大的优势在于能将海量的信息不断的压缩，并以占用空间最小、最便捷的形式予以存储、查阅，这有助于提高档案管理的工作效率。但通过具体的工作实践和观察，档案管理的数字化建设进程仍然缓慢。一方面是由于企业思想的认识不足，无法为该工作提供和谐、稳定的建设环境，加上档案管理队伍的建设不足、建设工作所依据的工作机制不完善，都对档案管理数字化建设工作产生了极大的负面影响。而如何去改变现状，形成完善的数字化建设体系，推动档案管理工作与时代的接轨就成为当前企业最需要研究和解决的重要课题。

2 企业档案数字化的优势

1）有助于企业效益的提升。档案管理的复杂性需要企业投入大量的人力和物力，开展的流程环节也相对较多，但极易出现各种管理错误，而数字化管理则有效的避免了这些现象，不仅节省了人力物力，也减少了工作环节，提高了工作的准确性，无疑是对企业生产成本的一种有效控制。因此综合上述所言，数字化管理是提高企业管理水平、提升企业经济效益的有效手段。

2）有助于档案利用率的提高。档案管理并不固定的，每个交易项目、每次人事变动等都会产生一些新的档案资料，而数字化建设就可以利用自己的便捷性、高效性使这些资料及时归档、合理利用。另外，数字化管理模式则打破了时间与空间的限制，通过编码、解码的计算机方法开展管理工作，只要相关人员授权，用户就可以随时随地利用各种终端设备、根据目录来查询、分享、复制、打印自己所想要的档案资料，极大地提高了工作效率。其次，由于信息的超时空流动，数字化档案实际上就成了“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管场所变成了提供利用方便的信息控制中心，有助于提高档案资源开发的质量和层次，如此才能满足企业发展利用不同档案的需求。

3 企业档案数字化建设的现状

1）建设基础不够。首先，档案管理具有全局性和整体性的特点，但这种特性并没有收到企业的高度重视，通常企业将该工作封闭在了特定的领域或者部门中，其他部门、人员都认为该项工作与自己没有太多关联，这就使得数字化建设工作缺少了良好的环境。其次，造成人员短缺、管理滞后的现象屡见不鲜。在企业中，档案管理人员的综合素质和能力普遍不高。大多数企业在任用员工时设置的门槛较低，只要具备简单的计算机技术、熟练一些办公软件即可胜任工作，无形中招募的员工专业性并不高。另外企业对在职员工的建设和培养力度较低，不能及时的向其传播新的知识，更新他们技能，而员工也由于工作的稳定性而不积极、不主动的去提升自己，导致队伍的工作能力与工作需求产生了巨大的差距。

2）重视程度不足。首先，对于企业而言，经济建设的重要性要大于其他任何管理工作，因此多数情况下，企业并没有从思想上真正的意识和重视档案管理工作的数字化建设，仅仅是提供一定的设备、安排一些人员去开展工作，而工作的标准、工作的长远规划、人员的建设以及设备和软件的引进、更新都没有切实的落到实处，从而造成人员短缺、管理滞后的现象;其次，即使企业引进了大量的现代化的办公设备，但运用率却并不高。一般都是计算机、扫描仪、打印机、传真机等硬件设备中基础功能的使用;另外在利用计算机进行档案管理的时候也仅限于目录级的管理，文档资料还会以纸质形式出现，并未真正实现数字化。

3）工作标准缺失。纸质档案数字化并没有收到广泛的重视，管理人员对技术标准规范的贯彻和落实程度并不高，技术准则的制定大多趋于理论化和形式化，不能有效的与具体的管理流程相对应，同时纸质档案的材料、形式的差异性也需要不同的标准来规范，但实际上都是沿用着同一个标准来操作的，数字化技术缺乏全面性、系统性。

4 加强企业档案数字化建设关键分析

1）加大重视程度。首先，思想要做出改变。企业要意识到档案管理工作对于企业的发展所起到的积极作用，然后根据自身的发展情况和特点、中心任务的发展情况等制定完善的档案管理目标，突出管理重点，对档案信息进行合理的分类，并根据这些要求配置相关的信息设备和工作软件。同时要求各个部门做好彼此的协调和配合工作，以此为档案管理的数字化建设营造出良好的环境。其次，管理队伍要进一步培养。企业对在职的管理人员要定期开展教育培训活动，让他们对《档案数字化技术规范及归档要求》中的各项内容有全面而深入的学习和认识，小到每个标点符号的写法、大到每个功能模块的配置都能更加规范，这就从源头杜绝了不规范操作行为的发生。尤其需要注意的是要将“信息技术”的传播放在最重要的位置，让每个管理人员都具备一定的信息技术，以此来防范数字化建设中各种突发事件的发生，而技术骨干人员更是要利用专门的讲座、进修学习、专家现场教授等活动来进一步学习和掌握信息技术，成为这一领域的“专家”，以便在工作中解决重大的技术性问题、规避网络威胁、风险等，确保数字化建设的顺利开展。

2）强化技术建设。在管理工作中利用网络光纤与硬盘的连接阵列，提升数字化档案管理的系统性，同时增加系统内部的储存量。而对磁盘阵列产品的结构和硬件的组合要按照严格的标准进行操作，而磁盘阵列需要多元化的保护程序都为数字化档案管理提供了系统保障，增加了档案的安全性。其次，对于数据库的建设也要加大力度。可以先做好目录数据库的创建，以此为引导将每项档案资料归纳到不同的目录下，另外，要正确分析企业的档案管理需求，创建专用的电子原文档案数据库，由此将两个数据库结合起来组成一个极为全面、完善的数据库体系。

3）完善管理制度。企業不仅要严格按照档案管理方面、信息技术方面的国家相关标准、规则来开展数字化建设，也要针对企业本身的实际情况来制定符合企业属性、符合档案管理特性的管理体系和标准，以此提高管理工作的规范性。而其他部门也要按照这个标准来规范自己科室的档案，并在统一的管理系统上进行资源的传输和分享。

5 结语

档案管理工作的数字化建设是实现企业档案管理工作转型和升级的重要途径，企业要从思想上意识到该工作的重要性，并从制度上、队伍建设上予以完善与创新，为该工作的开展打下良好的基础，从而提高管理工作水平，让档案资料的经济参考价值得到充分的发挥，助推企业的持续发展。

参考文献

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[2]齐景萍.解读如何加强企业档案数字化建设[J].冶金与材料，2019（3）：140-140.

[3]聂云.基于企业档案数字化建设关键研究[J].黑龙江冶金，2019，039（003）：47-48.