探究卫健局档案管理的重要意义

陈晓菲

摘 要：在我国医疗体制持续深入改革的背景下，卫生局这一医疗体系重要构成，愈加凸显出其基层诊疗服务重要性。卫生局在改革创新过程中留存下了大量的档案资料，全面记录了卫生局各项历史活动及业务状况，对促进卫生局新时期健康持续发展方面意义重大。本文立足新时期背景，探究卫生局做好档案管理工作的价值，希望可以起到抛砖引玉的作用。

关键词：卫生局;档案管理;重要性;思考

从档案管理工作的内涵上看，档案业务主要针对各类型档案材料而展开的管理行为，档案管理需要有一定的载体，如档案室（馆）等，同时需要秉持科学性及规律性原则，以确保档案储存、索引、应用等功能的实现。卫生局是发挥基层医疗服务职能的主要机构，其档案类型多，档案条目多，尤其需要加强档案的高效化管理[1]。

1 卫生局档案管理基本概述

1.1 卫生局档案的构成

整体上看，卫生局在业务开展及经营服务过程中形成的档案资料主要分为文书档案及人事档案两大部分。其中，文书档案主要涉及了卫生局在工作过程中所形成并使用的，具备一定查阅考证价值的文字或照片资料等。此类档案通常涵盖了卫生局业务开展中发出或收到的文件、记录、照片、内部资料、对外公函等内容，在保存上需要分类立卷。人事档案侧重对人这一动态要素的变化过程进行记录，在人事档案的对象及范围上，广泛涉及卫生局历史发展过程中入职工作的流动人员，更为突出强调的管理内容是进入卫生局工作的学历专业毕业生、卫生局专业技术人员及卫生局各岗位管理人员的个人履历档案。

1.2 卫生局档案管理基本要求

首先，针对卫生局文书档案的管理，要把握立卷档案之间在内容及性质上的关联性，以便于保管及能够快捷查阅使用为基本原则。在档案管理的重点上，要围绕卫生局及附属机构工作业务过程中形成的文件及档案为主线。结合卫生局各职能部门工作内容，对文书档案材料加以整理，可按照文件档案的文种、内容、时间、作者等要素，对文书档案整理组卷、确认页码、编纂目录，最后整齐装订入库。为便于查阅档案及移交卷宗，在文书档案案卷标题上应对卷内档案明细加以标注，同步写明档案保管期限。以年为单位对文书档案作编号及目录。

其次，针对卫生局人事档案的管理，把握接收、保管、转递三个环节的相关要求。接收前对人事档案进行核查，无误后再予签收，同步对人事档案袋进行检查，检查内容集中于档案袋封口有无异常或破损。接收后立即进行登记造册，确保登记无遗漏。保管人事档案，遵守国家机关关于档案管理的相关制度流程，抓住人事档案中有关薪资、职称及考核三方面重点，收集归档要做到及时细致，对重要档案形成检索目录并录入电脑。在此基础上，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。转递人事档案，严格执行调档手续，凭证依据为档案调档通知或证明，档案外调时注意做好档案密封措施，调出后注销登记。需注意，双方登记并索要签收回执。

2 卫生局提高档案管理水平的重要性

2.1 档案管理是卫生局日常管理工作的重要环节之一

卫生局日常业务经营涉及医疗各项服务，也涵盖了卫生局实时开展的各类科研活动，在医疗服务及医疗科研中形成的有价值的资料较多，对其加以收集并归纳进档案管理范畴，本身就是卫生局日常管理的重要内容之一。在新时期卫生局面临更为激烈的市场竞争这一背景下，档案资料是否齐全完全有价值，已成为衡量卫生局医疗管理及服务水平的主要指标[2]。此外，从卫生局不同档案类型特性上看，各类文书及人事档案一是全面反映了卫生局改制前后的发展历程，对卫生局经营概况进行了全面记录，是卫生局发展变化规律的真实“记录者”;二是预防卫生局重要资料外泄的主要手段。卫生局档案众多，不做专门管理，在增加重要档案遗失概率的同时，还存在机密档案泄露的可能性;三是新时期卫生局制定战略决策的依据及参考。卫生局是基层卫生政策出台及执行的关口，通过档案材料，可以借鉴历史数据信息来佐证新方案的可行性。

2.2 档案管理是卫生局顺应新时期发展趋势的必然要求

当前，我国在花大力气开展实施医疗体制改革，由此也放大了基层医疗组织的职能作用，卫生局作为我国医疗管理服务机构之一，在新时期面临着供给侧改革的机遇和压力，在机构发展及品牌打造的过程中，需要紧密围绕医疗卫生服务能力精准施策。档案管理在卫生局改制发展中不可或缺，档案管理的科学化、法制化及规范化，是卫生局开展实施各类惠民举措的必要保障。例如，卫生局在打造县域医疗卫生共同体或财权事权分开的过程中，各类资料档案不仅如实记录了卫生局的经营活动及业务管理实践，还是辅助卫生局总结医疗事业发展规律的重要参考。事实上，卫生局在逐步解决基层卫生健康事业通难点的过程中，基层医疗队伍也在同步扩大和补强，人事档案资料逐年增多，档案管理呈现出一定繁复性，只有把握档案管理程序及方法，卫生局改制工作及后续发展才能实现不同业务层面上的齐头并进，避免陷入求发展而轻管理的误区。

2.3 档案管理是维护医患两方正当利益的重要手段

卫生局在开展医疗服务时，同步会产生大量的医疗档案，这些档案入库保存后，因其具备较强的真实性及完整性，可視为记录医疗行为的重要凭证，可用作解决医疗纠纷，维护医患两方的正当利益的手段。特别是新时期背景下，医患关系经常处于紧张状态，一旦发生医疗纠纷问题，借助医疗档案的查阅，可以清晰地明确医患两方的责任，避免医疗纠纷及矛盾加剧。

3 提高卫生局档案管理水平的相关思考

首先，卫生局要本着制度为先的原则，严格落实档案管理各项规章制度。1）卫生局档案管理要注重保密性。档案的保密性是档案本质属性之一，卫生局内存放有未公开开放的各类档案均视为保密性档案，要对保密等级及保密范围加以明确，档案管理人员要严格执行保密条例，对档案内容严密保守[3]。2）卫生局要对档案管理的硬件条件加以改善，强化安全防范措施。3）卫生局档案借阅要遵守相应的审批程序，档案归档要及时。卫生局下属各科室案卷卷宗，设置专人加以保管。四，定期梳理档案密级材料，一些利用价值不大的材料分类整理并交卫生局档案室或上级档案馆。

其次，卫生局档案要注重在管理的基础上提高利用效率。卫生局档案束之高阁并不是万全之策，应秉持管理与利用并重的思路，提高档案的利用率。在利用卫生局档案时，要把握以下几个要点：一，卫生局各科室立卷上交的档案可以在本院档案室内查阅;涉及科室业务外的档案资料，由卫生局科室分管领导审批。二，档案查阅以档案室现场查阅为主，如需借阅，严格履行登记流程，明确归还期限。三，卫生局之外的单位查阅局内档案资料，出具介绍信，标注查阅内容，报请分管领导审批。四，档案管理员统一办理档案复印业务。五，借阅档案，不许转借，保持档案完整性。六，由卫生局成立专门的档案管理督导小组，检查档案管理及使用情况。

4 结语

档案管理工作是卫生局业务开展及管理实务中的重要环节，在新时期卫生局经营发展环境持续变革的背景下，卫生局要发挥档案资料在记录卫生局日常工作及医疗活动的基础作用，在决策时寻求档案资料的佐证，在档案管理中把握管理制度及操作要点，充分发掘档案之于卫生局持续发展的功能价值。

参考文献

[1]李险峰.浅谈卫生局档案管理的重要意义[J].科学与财富，2014，（1）：20.

[2]朱艳秋.如何做好卫生局档案管理工作[J].学周刊，2015，（28）：226.

[3]肖依.做好卫生监督档案管理工作的思考[J].产业与科技论坛，2015，（14）：230-231.