论人事档案管理工作如何适应新形势的需要

摘 要：新形势下，如何把握档案事业的发展趋势、发展规律，优化人事档案管理工作，是当前人事档案管理工作的重点。过去一段时间内，部分单位人事档案管理人员档案思维局限、档案管理理念落后，难以创新档案管理模式。故此，有必要分析人事档案管理工作中存在的不足，寻找人事档案管理工作的突破路径，帮助档案管理人员更好地培养自身创新思维。文章对此加以研究，提出几点个人建议，希望可以进一步推动相关单位人事档案管理工作朝着成熟化、现代化、科学化的方向发展。

关键词：人事档案;新形势;信息技术;归档工作

人事档案管理历来是一项重要的工作，其直接影响人事工作的效率和质量。高质量的人事档案管理能够促进人才的合理流动，增强选人用人的科学性、公平性以及合理性，提升单位整体工作实效。相反，如果人事档案管理脱离时代发展轨道，则难以为人才战略提供准确的信息支撑以及数据参考。故此，从理论层面对人事档案管理工作进行探讨具有现实意义。

1 新形势下优化人事档案管理工作的迫切性

1.1 满足档案需求主体需求，彰显人事档案价值的内在要求

社会个体工作实绩、工作表现、业务能力、作风品德、政治思想以及其他个人经历都需要通过人事档案加以反映[1]。优化人事档案管理工作，可以更好地服务于相应的人事工作，便于相关主体及时、快速和高效的检索、查阅、调阅和保管人事档案，满足不同群体的档案需求。除此之外，只有立足于时代特点以及单位发展需要来开展人事档案管理工作，才能真正使人事档案在社会服务、人事任命中的价值得以体现，帮助相关主体拟定更为科学合理的人事决策。

1.2 降低单位人事档案管理成本的必然要求

新形势下，只有切实立足于传统人事档案管理中存在的矛盾开展工作，不断优化人事档案管理程序、管理内容，引入新型的信息技术，才能进一步为单位降低人事档案管理成本。一方面，优化人事档案管理程序、管理内容，减少不必要的重复劳动，能够进一步提升人力资源利用率，降低人资成本。另一方面，将新型信息技术引入人事档案管理工作当中，推动人事档案以数字化、数据化的形式呈现，可以更好地推动人事档案管理与单位档案管理系统相融合，够减少单位在复印、打印以及纸质消耗等层面的成本。

2 新形势下优化人事档案管理工作中存在的不足

2.1 人事档案归档工作不科学，影响档案质量

当前，部分单位人事信息资料归档工作不科学，影响了人事档案的质量。一是人事档案的归档流程过于泛化，人事信息资料在交接过程中不够规范，容易出现人事信息资料丢失、损毁以及遗漏等问题[2]。二是人事信息补充报送制度缺失，无法及时发现人事档案中缺少的关键内容，难以要求相关部门、相关人员移交并补充所缺失的信息资料，影响人事档案的完整性。三是人事档案归档与人事档案产生、人事档案登记、人事档案流转缺乏必要的衔接，管理效率低下。四是过于关注人事档案的保管，忽视从归档环节对员工进行监督与考核，难以从源头上提升人事档案管理工作的质量。

2.2 信息化领域的投入不足，难以实现创新目标

现阶段，信息技术越来越被档案管理工作者所认可，其在人事档案中的应用范围也不断拓宽。然而，部分单位在信息化领域的投入不足，导致人事档案利用率不高。一是技术升级与信息设备的更新缓慢，资金投入有限，难以推动人事档案管理转型。二是人事档案管理系统的功能单一，难以适应新形势下人事档案管理工作的需要。部分单位人事档案管理系统无法实现对人事档案中数据的分析，难以进一步对细化人事档案的类别，更谈不上对建设相应的人事档案管理

系统。

2.3 人事档案的内容单一，信息资料来源渠道狭窄

当前，部分单位人事档案处于一个被动化的状态。即某单位或者某部门将什么样的人事档案转交至单位，单位就只对该人事档案进行保管，没有进一步补充人事档案中各项内容，由此导致人事档案的利用价值被削弱[3]。除此之外，部分單位与行政机关、事业单位之间的合作力度不足，尚未形成互通共享的合作机制，导致信息资料来源渠道狭窄。

3 新形势下优化人事档案管理工作的对策

3.1 抓好人事档案归档工作，从源头上控制档案质量

从宏观上来看，人事信息资料归档是一项系统性、复杂性和长期性的工作，只有健全人事档案归档制度，规范归档的各个环节，才能更好地抓好人事档案归档工作，增强归档工作的可行性、规范性和科学性。具体而言：一是要规范人事档案的归档流程，明确人事信息资料交接的手续，推动人事档案归档专业化、流程化和信息化。二是要建立健全人事信息补充报送制度。档案管理人员要严格对人事档案的审核，第一时间发现人事档案中所缺少的内容，及时通知相关部门、相关人员报送原档案中所缺失的信息，确保人事档案的完整性。三是要细化人事档案管理工作的各个流程，明确各个流程的负责人以及分工，确保归档工作与其他工作的有序衔接。单位要从人事档案产生、人事档案归档、人事档案登记、人事档案流转等方面出台相应的规章制度。四是要定期对归档工作进行监督与考核，避免人事档案归档工作流于形式，强化归档人员以及其他员工的责任意识，增强人事档案归档工作的精细化水平。

3.2 加大信息化领域的投入，推动人事档案管理工作转型升级

人事档案信息化建设所追求的是管理高效、服务高效以及利用高效等目标，进而更好地推动单位发展。一是要加快技术升级与信息设备更新的速度，投入相应的资金。在采购相应的信息技术以及信息设备过程中，要从单位具体实际出发，确保相应的信息技术以及信息设备能够满足单位管理人事档案的需求。二是要优化人事档案管理系统的各项功能，进一步提升人事档案管理系统与大数据技术、云计算技术、云储存技术之间的兼容性，探索新的发展模式。

3.3 丰富人事档案的内容，拓宽信息资料的来源渠道

新形势下，单位人事档案管理人要树立主动管理意识、主动服务意识，推动人事档案管理工作由被动化向主动化转变。一方面，档案管理人员可以结合当前社会整体的用人环境、用人政策来思考人事档案管理工作，寻找人事档案中需要增加的内容，探索人事档案管理的新内容。另一方面，单位要加强与相关行政机关、事业单位之间的联动与合作，探索搭建互通共享的信息资料传输机制以及共享模式，拓宽人事信息资料的来源渠道。总而言之，只有不断树立创新意识、责任意识，才能更好地摸索未来人事档案管理工作的路径，实现严标准、高效率的管理目标。

4 结束语

人事档案中的信息资源具有很强的社会价值，能够推动人事工作高效、有序开展，避免选人用人的盲目性以及随意性。因此，各个单位一是要抓好人事档案归档工作，从源头上控制档案质量;二是要加大信息化领域的投入，推动人事档案管理工作转型升级;三是要丰富人事档案的内容，拓宽信息资料的来源渠道。除此之外，人事档案管理人员也要加强学习和勇于创新，严格按照法律法规以及制度行事，探索新的发展模式，为单位人事档案管理工作作出积极贡献。未来，随着档案事业进一步向前发展，人事档案管理应当更加创新化、规范化以及标准化。

参考文献

[1]郑新兴.新形势下人事档案管理工作的困境和对策[J].办公室业务，2019（22）：170-171.

[2]朱玉.人事档案信息利用与开发[J].兰台世界，2019（S2）：108-109.

[3]张波.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].兰台内外，2019（32）：35-36.

作者简介

成黎花（1979-），女，江苏省南通人，本科，毕业于江苏省委党校，助理管理员，研究方向：档案管理。