新形势下办公室档案收集与整理策略分析

李婧

摘 要：新形势下办公室档案管理工作有了新的变化，如何提高办公室档案收集与整理的效率，确保各项档案资料的价值得到充分体现，是每个办公室工作人员需要重点思考的问题。因此我们要注重对档案收集与整理方法的转变，在各个环节做到规范化，并加快信息化建设步伐，这样才能为办公室业务的开展提供有效信息数据支持，真正达到以史为鉴，降低决策犯错概率的目的。本文将简述办公室档案收集与整理特点与内容，并提出了新形势下办公室档案收集与整理的策略。

关键词：办公室档案;收集;整理

辦公室属于有着较强综合性的部门，在办公室档案收集与整理的过程中，工作人员需要面对复杂、繁琐的工作，要想提升档案资料收集与整理工作效率，需要积极引进现代信息技术与设备，建立完善的规章制度。此外，档案收集与整理作为办公室的一项重要工作，也需要档案管理人员提高重视程度，转变自身思想观念，科学合理开展档案分类整理与存放工作，为办公室档案的管理与利用创造更加有利的条件。

1 办公室档案收集与整理特点与内容

1.1 办公室档案收集与整理的特点

新形势下办公室档案收集与整理工作包括综合性、逻辑性和创新性等特点。第一，办公室作为单位各部门沟通的桥梁，对收集的所有档案资料来说，需要体现综合性特征，为各部门查询与利用办公室档案创造有利条件。第二，在开展办公室档案收集与整理工作时，要严格执行相关规章制度，这也是其逻辑性的特点。第三，“档案是死的，人是活的”，要想将办公室档案的作用真正体现出来，在收集与整理的过程中，要结合时代要求对工作方法作出适当调整。

1.2 办公室档案收集与整理的内容

在办公室档案收集与整理的过程中，将涉及以下工作内容，即分别是对档案资料的收集、整理、审核以及保存。上述内容为办公司档案收集管理的重要流程，需要有序、规范开展，若是疏忽了其中一项内容，将为办公室档案收集与整理的正常进行带来不利影响。在办公室档案收集与整理工作中，首先要全面收集相关档案资料，在档案盒中妥善存放，之后在整理档案资料，结合相关目录开展工作，这样档案资料的完整性才能得到保障。在办公室档案资料审核过程中，要维护其真实性，特别是需要存档的档案，更应该做到这一点，才能避免对今后工作带来影响。最后是要做好办公室档案保存工作，实行分类归档的方法，确保今后利用与查询更加方便。

2 新形势下办公室档案收集与整理的策略

2.1 加强档案收集管理工作

当办公室档案形成后，应该第一时间采取规范的措施，保证档案尽快归档。在文件相关事项处理结束后，档案管理人员需要及时评估其保存价值，结合档案类别与重要程度开展初步筛选与整理工作[1]。第一，要对办公室档案工作有正确认识，采取有效方法让办公室工作与档案工作相结合，能够在办公室档案上达到超前控制的目的，促使档案质量实现提升。这样可以优化档案各环节管理工作，移交也更加便利，也避免发生重立卷的情况，保证办公室档案管理水平实现提升。第二，要注重提高档案管理人员专业能力与综合素养。办公室档案收集与管理是一项专业性很强的工作，对档案管理人员要求非常高，必须具备丰富的档案知识和较强的档案意识，要掌握《档案管理学》、《档案管理基础》等内容，为查阅提供方便，在大量实践工作中提升理论水平。

2.2 完善档案材料，做好档案收集

在办公室档案开始归档的时候，应该对各项档案资料作出严格检查，只要发现档案资料归档不及时的现象，应该尽快催收，避免档案分散于个人手中而出现丢失的问题[2]。第一，对上级发文来说，在收文等级工作结束后，要对文件的利用价值进行评价，按照档案收集与整理要求开展这项工作，确保传阅的及时性，并在归档环节做到细致化，为之后查阅奠定良好基础。第二，在办公室档案整理中要留意细节。对单位自生文件来说，在领导签发后要把形成该文件的全部资料进行收集，采取从上到下的顺序，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，最后统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，将档案入库前各项准备工作做到位。

2.3 优化归档环节，共享档案资源

在社会形势快速发展与变化过程中，在办公室档案收集与整理的要求也不断提高，必须做到规范化，才能满足时代发展的要求。档案管理人员要注意积极总结经验，在出现问题与困难后应该尽快向上级部门传达相关情况，不能单方面的对档案归档价值进行判断，需要从单位职业特色出发，对办公室档案归档方法进行创新。档案管理人员也要增强自身的责任意识，并树立起精品意识与职业意识[3]。档案管理人员要主动接受新信息，让自身的知识储备不断增加，提升个人鉴别能力，最大限度发挥出多媒体技术的作用，积极将已有的档案资料进行宣传，主要包括大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集和会议简介等，从而有效实现资源共享的目标。

2.4 办公室档案材料分类存放与处理

第一，要结合办公室编制分类大纲规定，将资料盒准备到位。在办公室档案分类中，也要做到细致与清晰，确保所有资料盒封面都有卷名，包括“协议合同”、“行政收文”等，资料盒中应包括收文薄与发文薄，各档案文件均要有等级与编号。第二，对档案管理人员来说，应该掌握资料分类的要求，做到认真登记与合理存放。管理人员从主任到秘书、打字员、文书等，都需要了解办公室档案在分类上的规定，在日常工作中妥善处理档案资料;第三，在办公室档案管理过程中，档案管理人员应该及时提供指导，保证档案分类大纲、分类目标等编制更加规范化，及时开展办公室档案整理工作，第一时间收集与转移以往的文件，这样办公室档案收集整理工作才能高效进行。

2.5 加强办公室档案信息化建设

在办公室档案管理信息化建设过程中，要注重对档案管理人员的培训，做好档案信息保护工作，不断对档案信息系统进行完善。第一，为了提升办公室档案信息化建设水平，需要档案管理人员掌握丰富的信息知识，才能有效运用计算机系统，做好文件分类与查找等工作，这样办公室档案信息化管理水平将不断提升[4]。第二，将现代信息技术应用到办公室档案管理中，也要加强对档案信息的保护，这是因为对很多档案资料来说，只能在内部进行查阅，只要管理档案的计算机被病毒入侵，将造成办公室档案资料出现泄漏的情况，从而不利于单位各项工作的顺利开展。这要求我们做好防火墙技术开发工作，促使管理档案的计算机更加安全。第三，通过加快办公室档案信息管理系统建设步伐，在提升档案管理信息化水平上意义重大。通过运用档案信息化管理系统，有利于对档案资料的分类加工与查阅检索，最大限度体现办公室档案的价值。

3 结语

总之，办公室作为各单位的一个关键部门，必须承担起自身的职责。由于办公室档案数量多，种类杂，管理起来有一定的难度，为了提升办公室档案管理效率，在资料收集与整理的过程中，必须采取规范化措施，并充分发挥出信息技术的作用，培养更多素质高、能力强的档案管理人员。这样才能保证办公室档案收集与整理工作的顺利进行，也为办公室各项工作效率的提升打下坚实基础。

参考文献

[1]冯海霞.办公室档案日常管理与优化探究[J].办公室业务，2019（06）：119.

[2]朱春娴.如何提高办公室档案的收集整理效率[J].科技资讯，2017，15（01）：110-111.

[3]康红岩.办公室文书档案收集与管理创新路径探究[J].办公室业务，2017（04）：93.

[4]万岑.事业单位办公室档案日常管理与应用分析[J].科技展望，2016，26（06）：210.