新时期油田档案管理问题及改进措施

姚文鸿

摘 要：文章阐述了江苏油田档案管理工作中存在的问题，通过各方面改进措施，已逐步形成一套拥有自己特点的档案管理体系，为油田各项事业长期稳定发展提供坚实保障。

关键词：勘探开发;档案管理;资源整合;人才培训;主动服务;制度规范

1 新形势下档案管理存在问题

1.1 管理队伍老化，梯队建设脱节

多年来，档案工作从业人员年龄偏大、文化程度偏低，兼职人员较多，而档案数据量却迅猛增长，梯队建设与档案发展脱节，严重影响了新兴技术、软件系统的学习和推广应用。人员结构的不合理与油田发展的要求日益悬殊，已经严重制约了油田档案事业的发展。

1.2 管理思想错位，部门权责不清

在日常管理中，部分单位没有把档案工作放到夯实油田生产的战略高度上来，生产工作与档案管理不能有效结合，档案部门无人问津，档案人员内在价值无法体现，思想懈怠，陷入恶性循环。另一方面，部分二级单位档案形成部门、归口管理部门间也存在一种理解误区，认为档案收集归档全部都是档案部门的工作，资料搜集整理上交不及时，影响后续档案利用工作的开展，权责不清使档案形成部门及管理部门都面临责任落实归属等问题。

1.3 管理时机滞后，主动意识薄弱

部分档案管理人员由于对档案工作认识的不充分，通常选择档案形成末端时期介入档案管理工作，导致归档工作与生产流程脱节。还有部分单位则是由于人员紧缺，档案工作者存在消极思想，不能主动深入前线基层或项目组进行标准规范的宣讲指导，失去了对资料源头管控的良好时机，既影响日后的开发利用，又威胁到档案甚至工程项目实体的安全。

1.4 管理手段缺失，监控体系不全

在日常的档案管理中，虽然有多项规章制度对档案的形成收集进行管控，但是到实际工作中，诸如合同、财务、工程审计等档案由于实行归口管理，而档案部门只有业务指导的权限，在油田层面没有一套系统的奖惩措施和制度保障，对于档案归档及时性、完整性，档案部门只能通过催缴通知书等不具约束力的形式管理，造成资料归档推诿拖延或内容不全。

1.5 管理方式陈旧，信息化程度低

网络技术高速发展的今天，办公自动化、无纸化在油田内部普及应用，使得各专业资源逐步实现网络共享，用户来馆利用档案量日趋减少。而档案部门内部虽然有不少信息化管理平台，但是存在各自为政，互不兼容的问题，信息资源不能共享，重复录入量大。而且多数系统使用還停留在日常接收录入层面，档案数字化、原文挂接工作进展缓慢，线上借阅利用功能基本处于停滞状态，严重影响档案信息化进程。

2 企业档案管理改进措施及效果

2.1 整合资源，集中管理，提高档案工作效率

油田档案馆充分利用信息化快速发展的趋势，整合全油田档案管理资源，利用网络化办公手段，实现了文件、资料流转处理到归档录入的在线运行。另一方面，推进中国石化档案管理及地质资料管理两套系统应用部署，做到地质资料、文书、财务、基建等主体档案收管用全流程线上运行，减少纸质资料印刷数量，大大降低了文件资料制作成本。

2.2 加大培训，分层管理，挖掘档案人员潜能

近几年来，油田档案馆对业务队伍进行专业化、层次化、制度化调整。第一，开展形式多样的培训方式。集中培训和自学结合，充分利用媒体、网络等介质，做好管理人员的培训工作。第二，有针对性，有层次的做好人才培养。对基层操作人员，侧重加强相关专业档案知识学习，同时注重日常工作环节以及档案管理系统的实际操作，规范化训练。对管理岗位除进行档案基本知识的培训外，还应加入历史文化、现代管理、计算机知识的学习，拓宽视野，开阔思路，从战略角度对档案发展进行筹划，培养具备文化素养、领导艺术、信息创新的综合型档案管理人才。第三，建立完善的奖惩制度，明确岗位职责范围，做到人在其岗，责在其人。发挥中年骨干业务熟，能力强的优势，做好档案综合性管理;发挥青年锐意创新，学习能力强的优势，做好档案信息化管理。

2.3 转变思想，部门协作，落实部门归档职责

第一、转变重保管轻开发的思想。档案人员应根据历史借阅数据，总结分析利用者的需求倾向，对使用率较高的档案材料，加强整理编研，提取有用信息，以汇编等形式直接呈现在研究人员面前，节省因到馆借阅带来的时间成本，为科研生产提供优质的知识支撑。第二，转变档案只是档案人员工作的传统思想。在加强对形成单位的业务指导的同时，及时与业务主管部门沟通协作，利用专业优势，定期检查文件资料的收集情况，做到档案管理工作与文件、项目进度一致。油田档案馆加强与勘探开发管理部、科技装备处等重点业务部门沟通，修订完善了《江苏油田地质资料归档监管方案》《江苏油田建设工程项目档案管理细则》《江苏石油勘探局江苏油田分公司声像档案管理办法》等规范制度，从源头把控归档资料质量，为促进地质资料上交、归档工作顺利开展，保障矿业权稳定延续打下了重要基础。第三，转变档案工作“老好人”思想。严格按照谁形成谁归档的原则，明确档案形成的主体，分清档案形成单位与档案管理部门的职责，对不按要求进行收集、整理、立卷的坚决退回，即时整改。下发了《江苏油田机关管理类文件材料归档范围与保管期限表》《关于加强科技档案管理的通知》《关于加强油田地质资料管理的通知》等制度，分清职责，将归档责任落实到每个部门、每个岗位、每个业务人员身上，切实加强资料归档的及时性、完整性、规范性。

2.4 合同约定，制度把关，严控资料归档质量

档案管理水平的提升光靠档案人员的主动意识是远远不够的，要想将管理落到实处，还必须有强有力的制度约束和保障。首先，对于科研、工程等项目，积极与法律事务、合同管理等部门沟通协商，在项目合同签订时，加入相关资料归档范围、套数、质量以及电子文件等相关条款。其次，对于归口管理的档案，与相关部门共同制定符合油田实际的专项档案管理办法，完善档案收集制度，统一管理标准，明确有关部门收集、整理的范围，设定专人专岗负责资料积累。最后，建立健全归档检查考核制度，将档案管理纳入相关部门领导工作议事日程，纳入部门规章制度及工作流程，纳入相关人员经济责任制或岗位职责。以制度为准绳，充分保证收集的档案完整、准确、规范。

2.5 系统衔接，数据共享，提升信息化管理水平

在互联网迅速发展的趋势下，油田档案馆应借助信息手段，转变利用方式，一方面，依托总公司档案管理系统，与文书、合同、财务等系统逐步开展衔接，直接将各专业系统已有数据转化为档案信息，实现线上线下同时归档，减少重复录入上传。另一方面，借助勘探开发一体化平台专业涵盖面广，数据信息量大的优势，将油田日常勘探开发生产数据以符合档案要求的形式直接生成输出，将转化后的电子档案抓取到地质资料管理系统，实现了原始数据与档案资料之间的便捷互换，减少纸质档案数字化处理成本。

3 总结

建立完善油田档案管理体制的过程，实际上就是推动油田档案工作发展的过程。油田档案人员必须以现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化服务意识、创新管理方式和管理手段，提升管理质量和管理水平，使档案管理工作与时俱进，紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的标准化、制度化、信息化，提高档案管理的整体水平，将档案价值有效体现到油田生产经营活动中，从而推动油田各项事业长期稳定发展。

参考文献

[1]华婧婧.机关档案集中管理新实践[J].档案与建设，2014，2：76-77.

[2]李新.油田档案与油田文化建设[J].档案管理，2014，2：91.