关于档案规范化管理的几点思考

韩丽娟

摘 要：档案是一种记录性的工作，其通过将人类的行为活动以文字、照片、视频等方式记录下来，可以供人们在之后查阅，对于家庭、企业、社会都具有重大意义。科学合理的档案管理能够帮助人们或企业发现自身发展过程中的缺陷，进而为之后的改善提供较为可靠的依据。而在我国逐渐迈入信息化社会后，规范化管理渐渐引起人们重视，档案的规范化管理也属于规范化管理的一种，也是比较重要的组成部分。随着社会的不断发展，各种现代化技术在不同领域内广泛应用，档案管理领域也不例外，但同时档案管理的某些层面和应用上还存在许多问题，本文基于此探讨档案规范化管理的关键性及优化对策。

关键词：档案管理;规范化管理;措施

事业单位的档案资料包括单位的人员记录及单位的发展历程等宝贵的资料，做好档案管理工作，能够促进事业单位的健康蓬勃发展。当前事业单位的档案管理工作还存在着诸多的问题，所以需要工作人员提高档案管理意识，找到正确的方式，提高档案管理工作质量。档案管理工作应当遵循科学的管理标准进行规范化管理，构建相应的档案文件资料的借阅程序，保证档案工作的有序开展。在日常档案管理过程中，工作人员应该做好各项工作记录，不断丰富事业单位档案信息资料。

1 档案规范化管理的作用

1.1 丰富现代管理方式

信息数字化是不断发展的社会所需，也是信息技术发展的有效应用，而在这一应用过程中，数字化的应用使得办公室可以引进诸多的现代化技术型设备，并应用这些设备进行辅助操作，使档案规范化管理工作能够顺畅地实施下去。档案管理具有相当系统化的特点，其要求档案管理人员必须要进行系统化的工作，最重要的部分就是有效采集整理档案资料，不仅要保证档案资料的完整性，也要确保档案资料的真实性，继而使其能够在日常应用时充分发挥其正常作用。也因此，规范化的档案管理可以丰富着现代的管理方式，继而提高人们的工作效率。

1.2 提升工作人员的综合素质

档案的规范化管理也能够提升工作人员的综合素质，主要包括从工作人员的培训工作和工作人员的职责方面提升。工作人员的培训工作方面，因为要進行档案规范化工作，就必须要对档案管理工作人员进行一定程度的培训，要先从理论方面入手，熟知档案规范化管理的相关概念和一系列操作流程，让相关档案管理工作人员能够在接受培训的过程中同步掌握到现代化的管理相关知识，提高自身知识水平和专业能力。而在工作人员的职责方面，在相关的档案管理人员已经熟知档案规范化理念的情况下，以往落后的档案管理方式会慢慢替换与当下时代特征更贴合的档案规范化管理模式，相关档案管理人员的职责也会更加明确，继而发现自己的工作特质，并逐一针对性的提升个体的工作能力和综合

2 档案管理的现状及所存在的问题

从目前档案管理的现状看，大部分机关都采用了信息化的方式来进行。但对于一些文件，机关会采用双重保存的方式来防止丢失，这种方式无疑加重了人力、财力、物力的投资。还有的单位忽视文件的管理，存在重建设、轻管理的现象，这也导致管理人员的松懈。在档案检查工作中也不够认真规范，只是例行公事的排查一遍做做样子。在机关中一些文档案管理人员的素质也是有待提高的，很多由于缺人手或是节省人力，会出现一人身兼多职的现象。这样他们没有足够的时间和精力专心的投入文档的管理，也无法系统、持续、稳定的进行工作的开展，这导致了工作人员的不专业性，对待问题也是含含糊糊。另外，很多机关只追求文件的安全保密性而忽视了文档的分类，致使在后期管理中出现混乱、难以查询与利用的问题。

3 加强机关档案规范化的措

3.1 增强档案管理意识的宣传力度

实施档案规范化管理最重要的工作部分就是要增强档案管理意识的宣传力度。为此，各单位、组织或企业都要先确认档案管理部门的正确的档案管理意识，在平常的档案管理工作中，直接将规范化的相关内容添加进去，先由单位、组织或企业的领导和管理层对现代化的档案管理有正确的，全新的看法，继而可以真正认识到规范化对档案管理的关键性。在此之后，由各单位、组织或企业的领导和管理层将档案规范化管理模式与自己的工作特质相结合，不仅会起到一定的带头示范作用，也能为本单位、组织或企业的后续档案规范化管理模式提供良好的发展环境。而在宣传档案管理意识的同时，可以通过整合单位、组织或企业的档案信息，并结合实际的档案管理工作现状和特征，进行更有效的宣传。这也表明，先从领导和管理层人员规范档案管理的意识，也能够为整个单位、组织或企业的档案规范化管理奠定良好的基础。

3.2 强化制度建设，推进科学管理

根据档案法及档案管理条例等相关法律法规，大力完善档案管理的各项规章制度，使档案管理工作每个环节都要有章可循，都有制度的约束及明确的要求，杜绝不完整、不规范以及虚假材料归档，务必要做到权责清晰，收集有范围，鉴定有标准，案卷有统计，查档有目录，借阅有手续，销毁有登记。同时，要尽量分类收集整理各种有价值的信息、图像、文字资源，并及时进行整理归档、登记等，充实完善档案，同时采取定期和不定期自检，做好有关材料的查漏补缺工作，加强日常规范档案查阅、复印以及借阅程序。同时在档案管理工作中，需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。

3.3 加强档案工作管理工作人员的知识素养建设

为了适应事业单位档案管理的需要，健全和规范档案管理工作，单位应配备专职档案人员，并定期开展员工培训，对各类档案的收集、整理、编目、编号等各项工作进行详细地说明和讲解，使档案管理人员对档案有初步整理知识，在平常工作中按照归档要求保管相关材料，初步整理完毕后，再集中统一移交到综合档案室。同时积极推进员工考核制度，制定科学合理的奖惩机制，帮助工作人员树立正确的管理观念，不断提高工作人员的专业意识，从而促进事业单位档案管理工作健康有序的发展。

3.4 推动档案信息化

如今，传统的纸质文档的保存显然已经不能满足当今的需求。因此，推进档案信息化成了档案管理工作的一项重要内容。在未来的取消纸质文档的保存。通过建立数据库，对信息进行分析和整合，并建立一个共享的平台，方便对各个地区资料的查询。这样就在很大程度上节省了时间。档案的信息化要着重注意信息的完整性以及防丢失性。如今档案信息化仍然处于一个发展的阶段，我们应该积极的学习更加先进的技术，借鉴别人的经验，使档案信息化逐步在走向成熟。

4 结语

综上，对于各种单位或企业、组织而言，档案管理工作影响着其未来的发展方向、核心竞争力提高、未来规划等多方面，这也代表着，规范化档案管理工作的关键性。因此，档案管理人员要改变传统的档案管理方式，不断更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原则，不断提升档案管理人员的综合素质，充分利用现代化设备，提高档案管理的现代化程度，并通过加大档案管理工作的监管力度，创新档案管理工作的服务意识和行为，持续提高档案管理服务意识，促进档案管理工作的规范化。

参考文献

[1]郑茹楠，吴昊，岳海涛.新形势下档案管理工作信息化定位与思考[J].河南水利与南水北调，2019，48（08）：83-84.

[2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2017（20）：56.

[3]刘庆华.实现档案科学化、规范化、现代化管理的路径分析[J].办公室业务，2017（7）.