基于建设项目工程档案管理的几点建议

韦庆娥

摘 要：随着社会主义进程的不断加快，我国经济快速发展，档案管理工作也随着社会的发展出现了很多新的业务领域，而受传统档案管理工作理念的束缚，现代档案管理工作实践之中新的问题与挑战日益突显。因此有效提升档案管理水平既是社会发展的需要，更是档案事业发展的根本保证。

关键词：信息社会;档案管理;制度建设;方法理念

建设项目档案管理中最难实施的一个环节就是项目档案的收集工作，对此每个项目档案管理人员都有切身的体会。为此，我们采取了很多措施来提高项目档案的收集效率，制定了相关的制度、参与合同制定、参加开箱验收等过程节点、进行宣贯培训等，但现实效果总是与预想存在一定的差距。造成这种情况有很多客观原因——项目数量多、投资金额大、建设周期长、项目建设过程复杂、涉及的档案门类多、项目档案管理人员少等，另外项目相关进展消息滞后，也使得项目档案工作较为被动，客观原因很难改变。如何在现有條件下改善项目档案的收集状况，提升项目档案管理水平，就是我们每个项目档案管理人员需要思考的问题。

1 信息化档案建设存在的问题

1.1 档案信息化程度不高

随着工业化的快速发展，工程建设如火如荼，由于建设单位、施工企业的档案管理意识淡薄，再加上工程项目的周期相对较长，因此档案的收集管理变得更为困难。一是建设单位信息化意识淡薄。在档案收集过程中目前依然以纸质为主，信息化建设水平低。工程建设过程中生成的声像、音频、图片、视频等档案收集管理不全，工程项目建设的全周期档案记录不完整，档案收集形式单一与信息化档案建设不能很好地匹配。二是工程档案信息化管理的制度建设不够完善，当前档案的收集整理仍然以传统方式为主，信息化建设进度缓慢，缺乏顶层设计。三是档案收集严重滞后。工程项目在建设过程中很多企业没有及时收集整理档案资料，造成档案流失、不全、缺损，很多施工企业在竣工后再突击补齐档案资料。

1.2 档案信息化的平台建设水平较低

当前档案的信息化实现借助互联网、新媒体等便捷工具，很多档案管理部门、建设单位处在探索阶段，信息化平台建设还不够完善，在人机交互、远程监督、云档案存储、在线指导、开发利用等方面存在很多问题。移动客户端的便捷在档案行业发展缓慢，未能很好地利用其便捷性。企业普遍缺乏实现档案数字化、信息化的硬件设备，没有意愿投入资金购买相关设备，这在一定程度上也制约了工程档案信息化的实现。

1.3 档案的信息化建设人员素质不高

档案信息化建设中缺乏高素质的人才，建设企业的档案管理人员流动大，普遍存在专业人才欠缺的现象，年轻人对档案工作重视不够，认为档案工作不能发挥其潜力。档案管理人员缺乏规范的培训，对信息化档案缺乏足够的认识，使得信息化档案建设不能很好地推广应用，依靠传统的方式管理档案已不能满足当前的档案工作需要。很多企业的档案管理还停留在手工管理阶段，无法满足信息化管理的新要求。

2 当前信息化档案建设的措施

2.1 重视档案信息化建设

首先，应制定信息化标准规范。作为档案管理部门应当依照国家、地方、行业的法规和规范制定符合当地的标准规范，采用统一的档案整理目录、统一的档案整理模版、统一的验收标准，并严格执行，督促企业认真落实。其次，要加强监督指导。在工程建设的全周期实行监督指导，主动宣传档案信息化的优点，通过开展培训、咨询、进入工地指导等多种渠道开展档案信息化建设工作。通过培训让工作人员在思想上树立工程档案信息化的重要性意识，切实体会到信息化在管理和利用工程档案中的优势。最后，企业要认真执行相关规范。作为建设单位、施工单位等工程项目的参与者应当严格执行档案信息化建设的标准规范。

2.2 健全档案管理制度，压实档案管理责任

建全的档案管理工作组织与完善的档案管理制度是档案管理水平不断提高的前提与保障，健全的档案管理制度，能够有效推进档案管理的责任落实。随着社会的进步，档案管理工作对时代发展的影响日趋重要。因此，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，不断健全与完善新时期档案管理相关制度机制，以制度建设来不断规范档案管理工作人员，不断推动档案管理工作更加适应社会发展需要。在过去传统的档案管理实践中，档案管理工作重视程度不够、档案管理制度不健全、档案管理制度落实不到位的现象尤为突出，导致一些档案管理人员对自己的本职工作重视程度不够，在档案管理工作中出现了档案收集不全、整理不善、档案借阅不按流程办理等现象，档案材料失去了其本身的真实性与完整性，不能为社会的发展提供有效、完整的信息，失去了档案管理在社会发展中应有的价值。

2.3 加强档案管理培训，提高档案管理能力

管理中最重要的因素是人的因素，档案管理工作也同样如此。在档案管理工作实践中，相关管理人员的业务水平与自身素质对档案管理工作的开展非常重要，档案工作人员的责任意识和工作理念对档案管理的效率与质量影响也非常重要，也是真正实现档案管理现代化的关键。因此，不断提高档案管理人员的思想认识，加强档案管理人员的业务培训是新时期档案事业快速、健康发展的前提和基础。因此，在档案管理工作实践之中，我们应该从新时代档案管理工作的实际出发，依据社会发展对档案管理工作不同岗位提出的新要求，坚持“立足实际、以用促学、按需培训”的教育方针，立足新时期档案管理案例分析的基础，有效开展分层次、多形式的档案管理专业知识与档案管理新方法、新理念的教育培训活动，使广大的档案管理人员在工作中及时对相关学科知识进行有效补充与更新，全面提高档案管理人员的自身素质和档案管理业务能力，有效解决档案管理过程中遇到的新问题，真正提高档案管理工作的效率，确保档案管理材料准确、齐全、安全。

3 结语

信息化时代的高速发展为档案管理工作提出了挑战，也提供了机遇。作为项目档案管理人员责任重大、使命光荣、任重道远，我们要勇于迎接挑战，抓住机遇，多思考、多尝试、多实践，力争为项目档案管理水平的全面提升贡献自己的力量，展现时代担当。

参考文献

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