如何做好工程项目竣工图档案的编制与管理

刘亚曼

（辽宁港口集团有限公司，辽宁 营口 115007）

工程项目档案的竣工图是工程建设活动中直接形成的真实历史记录，是工程实体的真实反映。根据客观需要有规律地形成的，具有客观性。按照 国家的有关规定，建设项目的竣工图应准确、清楚、修改到位，能够真实反眏竣工时的实际情况。

1 加强竣工图档案的收集与整理

竣工图是工程档案中最重要的部分，是工程移交的重要凭证。这就要需要工程竣工图要能够清晰地反映土建工程，房屋建筑工程，电气安装工程，给排水工程中管道的实际走向和其它设备的实际安装情况。

1）规范竣工图编制标准。竣工图是工程实体的真实反映，是工程项目档案的最重要的部分，是工程移交的重要凭证。项目竣工图的编制依据《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）、《科学技术档案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《水运建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2009]225号）等规范要求。在编制的过程中要强化各参建方的责任意识，要做到层层把关，达到客观、准确、真实，做到竣工图与工程实体相符。

2）明确竣工图收集要求。竣工图应由施工单位负责收集整理，竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位。能够真实反映竣工时的实际情况。应将设计变更、工程联系单、技术核定单、材料变更、会议纪要、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后，经监理审核、作为竣工图编制依据。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。如项目法人单位（建设单位）规定由设单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任，工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人单位（建设单位）负责或委托有关单位编制。

3）编写竣工图编制说明。工程竣工图档案应编写竣工图编制说明，内容包括竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等相关内容。竣工图的编制应与工程施工同步，并能够完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

4）规范加盖竣工图章。竣工图审核章中的内容应填写齐全，清楚，应由相关责任人签字，不得代签，经建设单位同意，可盖执业资格印章代替签字。竣工图审核章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。如工程施工是按施工图进行施工的，可以在施工图上加盖竣工图章。

5.准确拟定案卷题名。题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征并使其个性化的名称。工程竣工图档案的案卷题名不能用简单的使用“XXX工程竣工图”，应能够反映本卷图纸的基本内容，例如可以用简单明了的总平面布置图、结构平面图、码头立面图、码头结构断面图、地基处理图、管线工艺图等做为案卷题名。

2 加强竣工图档案完整性审核力度

工程建设项目往往建设同期比较长，在施工期过程中会出现冬季停工期或暂缓施工情况，且经常由多个施工单位进行施工，这就容易造成竣工图的档案可能会出现图纸缺少缺失、重复装档、标识不统一等现象。

1）建立竣工图的审查机制。为了保证竣工图档案的完整性、唯一性，需要加强对工程档案的完整性审核力度。竣工图编制完成后，由监理单位对竣工图编制的完整性、准确性、系统性和规范性情况进行审核。用施工图编制竣工图的，不得使用白图编制竣工图，应使用新图纸。一般由项目总监对工程竣工图档案完整性进行审核确认。监理工程师对工程竣工图档案的唯一性进行审核。监理员对工程竣工图的规范性进行审核。

2）加强设计变更情况确认。监理人员在对竣工图档案的审核过程中，同时应指导并监督施工人员做好“设计变更情况一览表”。在施工过程中严格执行变更的规范程序，设计变更在竣工图上进行修改到位并注明修改的依据，在变更的依据性文件上注明被修改的图号。修改方法要参照有关标准、标识要统一。特别是对工程建设过程中的地下管网、给排水管线等隐蔽工程的审核。为后期进行改扩建、维护查找竣工图纸提供便利条件。

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3）做好竣工图整理归档。竣工图在归档时，需做到完整、清淅、系统、修改规范、签字手续完备。工程档案由卷宗封面、卷脊、卷内图纸目录、卷内图纸及备考表组成。每套竣工图前面圴附有图纸目录，每份图纸需加盖档号章，档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中的所在有页次。竣工图的组卷应遵循工程施工程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，保持文件材料的内在有机联系，达到便于保管和后期查找利用的目的。按施工先后顺序进行排列，由项目建设单位将竣工图档案与其它文件资料统一编码归档。

3 建立档案利用的保护制度和措施

在工程档案的利用过程中，图纸档案的利用频率是非常高的，在利用过程中需要调卷、查阅、还卷，这不可避免地存在其它安全隐患，同时图纸档案将造成磨损，影响档案的自然寿命。制定相关的保护制度，采取适当的保护措施十分必要。

1）图纸在利用过程中有保护制度。档案使用登记和交接制度，档案出入库时对调卷、还卷及交接行为进行登记，签收手续必须清楚、严格。档案利用行为规范制度。包括对档案利用行为方式的规范及防止不良行为，如禁止在图纸上勾画、涂抹、禁止擅自将图纸带离规定的使用场所，未经允许不得擅自拍照、抄录、复印档案，对于损毁档案的行为应有严明的惩罚措施。

2）档案在利用过程中的保护措施。一是对数量与顺序的控制。当档案利用数过大时，应分批定量提供，并要求利用者在使用过程中和归还档案时保持原排列顺序，以免发生混乱。二是对档案利用行为的监督和指导，外部利用者利用档案时，应安排相关的工作人员在现场进行监督和指导，发现问题及时指导和纠正。三是推进档案数字化管理工作。档案实现数字化管理是档案管理的发展趋势，将存储于不同载体的纸质档案和音像档案通过数字化处理转为电子档案，做到档案登记、借阅、催还以及库房管理等日常业务和实体管理相结合，实现档案实体管理和档案信息组织的自动化，提升档案的利用价值。