技术文件管理创新在AP1000建设管理中的应用

高红艳

（上海核工程研究设计院，上海 200030）

1 引言

工程技术文件管理是企业档案管理的重要组成部分[3]，随着科学技术的发展和信息技术在档案管理学中的应用，档案的标准化[4]、规范化和科学化也由单一的功能向着实用型、创新型方向发展。XX核电AP1000工程在项目建设管理过程中，为了更好地实现无纸化办公，减短文件处理流程，减少人工操作项，采用自有资金聘请外围技术开发团队对技术文件管理系统进行不断创新和改进，经过测试已正式投入运行，标志着技术文件的接收、录入、分发、归档、回收等档案管理问题向着信息化、无纸化办公管理又迈进了新的一步。

2 技术文件管理过程中存在的问题

在图纸资料管理初期，发现部分工作任务操作起来生硬、单一、落后，不能满足实际工作的需要。具体体现在以下几个方面：

2.1 图纸资料存在的问题

1）接收的图纸资料只能手动录入系统，耗费了大量的人力、物力，而且特别容易出错。

2）对存在图纸资料升版的情况，在生成的分发单中旧版图纸资料编码紧挨新版图纸资料编码，打印好的清单中由于新、旧版同时显示，在回收的过程中不容易辨别。同时，部分旧版图纸资料信息不能实现和新版信息关联，给旧版回收带来一定困难。

3）由于核电管理有别于火电项目，图纸资料未能按照卷册成套出版发布，提交现场比较零散。

对此XX核电项目在建设管理过程中，借鉴其他核电项目经验，调整图纸资料的归档保存的方法，按接收先后顺序归档，不论在后续的查找、借阅还是回收时，都给工作人员增加了便利。

4）在XX核电现场，业主负责设计管理并从各设计院或采购单位统一接收图纸资料。同一批图纸分发到现场需经过业主和工程公司两次拟分、分发。

5）为避免图纸资料接收人员人因失误，避免接收错漏，确保上游下发的图纸能够准确及时的分发到施工单位，需要定期与业主对图纸资料的接收情况进行跟踪核对，人工核对费时费力，EXCEL接收台账和业主提供的清单在比对时存在诸多障碍。

6）由于已有系统部分文件格式不兼容，系统不能识别非.pdf格式的文件，例如.TIF格式的文件。

2.2 变更存在的问题

1）项目初期尚不能实现按机组查询变更澄清的收发情况。

2）常规岛及BOP工程标段较多，产生的各类变更文件近千份，对变更文件执行状态的更新输入工作量大。

2.3 图书资料管理存在的问题

1）对发起采购需求的图书，若同一编码存在多册，针对这种情况，初期入库时尚不能实现数量的拆分。

2）对于已入库的图书资料，初期模块尚不能实现电子版附件的挂接和修改。

3）对于全部借出已无库存的图书资料，初期模块尚不能实现预约。

3 技术文件功能改进与创新

3.1 图纸资料管理模块的改进

1）改进分发单显示方式，由于旧版分发单显示方式为新旧版紧邻显示，在逐一核对新版图纸编码信息时，视觉范围跳跃性极大，在归档剔除旧版图纸时极容易看错行。改进后的显示方式直观明了，不容易出错。对无旧版信息的部分，则系统自动显示为“—”。

2）为减少人工数据录入量，提高系统信息的准确性，对业主CIMS平台和项目管理单位的NPAP平台进行接口开发。使图纸资料能够在两个单位间自由传送。项目管理单位在批量接收传送过来的数据后，可自行批量修改、提交拟分，大大提高了工作效率，减少了人工录入时间，降低了出错率。对误发、错发的数据可实现回退，并通知业主后续处理结果。

3）为能够清楚地知道每份图纸资料的历史处理信息，增加图纸处理流程显示的节点时间和操作人姓名，包括图纸资料录入时间、提交拟分时间、拟分完成时间、修改时间、分发时间及对应的操作人员的姓名，做到每次操作都有据可查。

4）对多标段共用图纸资料，需要人工统计缺图信息，形成台账，费时费力，且容易疏漏，因此在后续开发过程中，增加“缺图信息统计”台账模块：根据分发范围配置表中配置的标准分发份数与实际分发份数进行对比，自动生成缺图信息统计台账。当相关图纸足量补发后，缺图信息统计台账自动更新，符合分发范围配置表中配置的标准时，记录自动关闭，亦可手工关闭缺图信息，并导出Excel格式缺图信息统计台账，做到历史补发数据有据可查，开发完成的缺图台账。

5）为确保从业主接收的图纸资料信息能够准确无误录入台账、并分发，工程公司需要定期将数据导出，与业主清单进行比对。由于图纸资料数量巨大，人工一一核对耗时又耗力。针对此问题，开发出CIMS数据清单和工程公司NPAP图纸资料管理模块数据清单比对功能，将清单整合、修改，符合比对格式后，将数据导入模块，瞬间完成数据比对。比对结果出来后，即形成差异清单，可仅针对此部分差异清单 进行数据核实，不仅节省了时间，还提高了准确率。开发出的CIMS数据比对界面如图1所示。

图1 业主数据和工程公司数据进行比对模块的开发界面

3.2 变更澄清管理模块的改进

1）在综合查询中增加“工程”选项查询条件，其下设“XX核电3、4号机组常规岛及BOP工程”和“XX核电一期工程”副选项，择其一进行查询，可查询、导出相关变更类文件（通过“合同标段”与“工程”关联实现），如图2。

图2 按工程期数对变更澄清进行查询

2）为减少人工录入量，在继续录入界面，进行连续添加变更澄清时，载体介质默认为纸质应改为“纸质+电子”。实现的显示格式如图3。

图3 系统增加自动显示“纸质+电子”显示

3）针对核电工程标段较多，各类变更文件数量大的问题，进一步开发规范各类变更文件管理，简化变更文件管理流程，提高效率，开发实现由各监理工程师对变更文件标识状态、执行状态等要素在线更新功能。在变更文件的分发过程中，为了保证拟分人与其所拟分的变更文件一一对应，分发操作时限制只有同时满足“分发范围”、“拟分人/拟分时间”均相同的变更文件才可同时分发、打印在同一张分发单中。对不满足上述任一个条件的变更文件则禁止打印在同一分发单中并在误操作时给操作人员相应提示。

3.3 图书资料管理模块的改进

1）由于在采购回图书之前，购买人员不清楚自己购买的书籍具体有几部分，如分册，季刊、月刊等。针对这种问题，对于存在多册的图书，在待入库界面增加“拆分图书”功能，图书管理人员能够根据实际册数自行编辑拆分，实现的操作界面功能如图3。

图4 实现图书数据拆分的显示方式

2）分公司图书资料采购计划表中对于已完成采购入库的图书资料信息进行标识后，相应信息自动填充到图书资料入库记录表中，操作员可对其进行编辑填充并保存；可实现图书电子文件的挂接。

4 结论

针对在XX核电项目管理过程中存在的一些文档管理问题，本文对比XX核电AP1000既有文件管理平台，在此基础上研究不断改进和提高XX核电项目技术文件信息化管理水平的方法和思路，通过实现图纸资料管理模块、变更澄清模块和业主CIMS平台的数据接口，实现大批量数据互传，从而大大降低人为操作流程，提高工作效率；通过不断优化图纸资料分发单显示方式，使新旧数据在分发单上面的显示变得一目了然；通过增加显示数据操作修改记录，使系统中数据的修改均有据可查；通过实现对入库图书资料册数的拆分，避免了多本图书共用一个编码的弊端。经改进、创新和测试问题模块后，新的功能模块在NPAP平台上数据运行良好，基本能满足日益增加的核电建设档案管理需求，为其他核电和火电项目建设管理提供经验。