会计档案信息化管理问题与对策

赵亚南

会计档案是企业展开会计核算的主要依据，在信息时代的不断发展下，会计档案信息化的管理已经成为会计工作创新的内容，显著提高了会计档案的信息化水平。所以企业在管理会计档案的过程中，应该充分借助信息化的技术，提高会计档案的管理水平。文章阐述了会计档案信息化管理的重要性。分析了会计档案信息化管理中存在的问题，并提出提高会计档案信息化管理水平的对策，旨在企业能够开展高效的会计档案管理工作。

一、前言

企业的整个经营过程都會详细记录在档案中，所以会计档案的管理工作对企业的管理和发展尤为重要，随着信息时代的到来，使企业会计档案的管理工作趋向于信息化，将纸质版的会计档案过渡为电子版的会计档案，为企业档案的管理工作带来了便利，但是信息化的管理技术也给会计档案的管理带来了挑战，使得企业档案信息化管理工作的开展受到阻碍，所以企业应该对档案管理期间出现的问题进行分析，并提出有效的应对措施，从而更好地推动企业的健康发展。

二、会计档案信息化管理的重要性

其一，能够提高会计档案的利用率。在传统的纸质版档案管理中，企业整个发展历程涉及的信息都需要通过手工劳动来实现，繁多且复杂的流程以及交接在很大程度上降低了会计档案中数据信息的利用率。所以企业相关人员就会因会计档案的查阅存在难度而不使用，不仅造成资源的严重浪费，还无法发挥出会计档案自身的功能和价值。然而会计档案实现信息化的管理后，企业的工作人员能够借助计算机对信息进行查阅，并实现信息的共享。如此一来，查阅者在不受到时间和空间限制的条件下，也能获得所需的信息档案，不仅提高了工作的效率，还提高了会计档案的利用率。其二，能够提高企业工作的效率和安全性。如果采取传统的档案管理方法，由工作人员手动对会计档案进行收集和整理，那么不仅降低了工作的效率，还极易使会计档案的信息丢失，尤其是在传递过程中，就会导致档案丢失，最终影响档案的正常使用。当会计档案进入信息化的管理中，能够直接通过网络的共享功能实现会计档案的传递，不仅提高了传递的工作效率，还能够解决档案传输过程中存在的安全问题。

三、会计档案信息化管理中存在的问题

（一）缺乏完善的管理制度

完善的管理制度能够发挥出管理工作的作用。但是现阶段，部分企业未对会计档案的信息化管理工作引起足够的重视，使得企业缺乏完善的会计档案管理制度，最终导致工作人员在实际开展工作期间，无章可依，经常出现失误的现象。所以企业会计档案信息化管理的工作受到阻碍，也影响了企业的稳定发展。

（二）管理系统安全系数不高

企业在会计档案管理中逐步实现信息化的管理，虽然电子档案给企业工作人员的工作带来了便利，但是也存在很大的安全隐患。企业会计档案信息化的管理工作主要依据财务部门的管理系统，由于管理系统可能会受到硬件或软件性能的影响，也可能会遭遇到病毒的入侵，直接对系统中的信息档案带来极大的威胁，所以管理系统无法保障电子档案的安全性。

（三）工作人员的素质不够高

随着会计档案技术的不断发展，对会计档案的管理人员也提出了更高的要求。管理的工作人员不仅要具备专业的职业素养，还要掌握基础的计算机操作能力，及时发现财务管理系统中存在的问题，并提出有效的应对措施。但是企业大多数工作人员的素质未达标，无法有效开展会计档案信息化的管理工作。

四、提高会计档案信息化管理水平的对策

企业在发展过程中，要紧跟时代发展的步伐，所以在信息化的时代中，企业要将会计档案的管理工作实现信息化的管理，提高会计档案的管理水平以及工作效率，但是由于企业在会计档案信息化管理过程中仍存在一些问题，阻碍了企业档案管理工作的顺利开展。所以企业应该从各个方面寻找有效的对策，使会计档案信息化的管理工作得以落实。下面作者就谈谈提高会计档案信息化管理水平的对策。

（一）建立完善的管理制度

企业要想提高会计档案信息化管理的质量，就应该建立完善的管理制度，使企业的管理工作更加标准化、规范化。工作人员应该严格按照管理制度展开会计档案的管理工作，提高管理的意识，并根据会计档案信息化管理的内容，制定管理机制和评价机制，从而提高信息化管理工作的时效性。例如，财务部门应该制定会计电子档案整理、审核以及使用的相关制度。企业可以根据会计档案的类型划分档案的等级，使企业会计档案信息化管理的工作更加详细具体。而且工作人员在规章制度的指引下，也能够规范工作流程，顺利完成会计档案信息化管理的工作，从而提高管理的水平。但是企业在制定管理制度期间，应该全面衡量影响开机档案信息化管理的因素，有针对性地制定开展工作的规章制度，为企业会计档案信息化管理的工作提供强有力的保障。

（二）增强管理系统的安全性

会计档案的安全性决定着管理工作的整体质量，所以企业的管理人员应该加大对会计档案管理过程中硬件和软件的重视力度，保证管理系统的实用性，使管理系统在增强外界风险抵抗能力的同时，也能降低网络中病毒入侵而带来的危害。会计档案展开信息化的管理工作必定需要依托于计算机和会计软件才能进行。所以为了能够增强会计档案的安全性，计算机中储存会计档案的数据库需要具备防磁的硬件条件，维持合适的温湿度以及整洁性，才能够防止环境对会计档案造成的干扰。储存电子版的会计档案时，工作人员可以储存在磁盘中或者档案的管理系统，但是需要根据档案的特性进行保管，以此来保证会计档案的实用性。例如，企业可以在财务的管理系统中设置自动备份的功能，为会计档案提供安全性;企业可以在管理系统设置防火墙以及杀毒软件，以免管理系统受到病毒的入侵。所以为会计档案提供安全的储存环境，能够提高会计档案信息化管理的水平，保证档案的完整性。

（三）提高工作人员的综合素质

高素质的人才是提高工作质量的前提。只有提高工作人员的综合素质，才能满足会计档案信息化管理的需求，从而提高会计档案的管理水平。因此企业管理部门应该优化人才的配置，分配具备管理能力以及计算机操作能力的人才开展会计档案信息化的管理工作，以此来达到预期的管理目标。例如，企业应该加大对工作人员的培训力度，增强其专业知识以及网络系统的操作能力，并对培训后的工作人员进行考核，为企业财务部门的管理工作打造出高素质的队伍。另外，企业还应该不断引进高素质的人才，才能够使企业掌握先进的管理技术，发挥出高素质工作人员自身的价值，从而提高会计档案信息化的管理水平。

五、结语

随着信息时代的不断发展，市场的形势以及产业结构都发生着转变，企业要想稳定立足于市场，就需要对内部的管理进行革新和完善。而会计档案的管理影响着企业的稳定发展，所以企业应该充分借助信息技术的优势，加大会计档案信息化的管理力度，增强管理系统的安全性能，提高档案管理的水平，才能促进企业的健康持续发展。（作者单位：常州武进万达广场商业物业管理有限公司）