加强行政事业单位财务档案信息化管理分析

张涛

摘 要：财务档案是具有保存价值的财务记录，是存储财务工作经验、技术和智慧的知识库，能反映行政事业单位真实的财务和经济状况。但是一些行政事业单位的财务档案管理存在不重视档案分类、档案资料不完整、信息化管理协作不足、财务档案信息不安全等问题，应努力探索解决措施，不断加强财务档案信息化管理。

关键词：行政事业单位;财务档案;档案管理;信息化

行政事业单位履行着行政管理职能，其在经济发展与社会建设中发挥着巨大的作用。财务档案作为记录其经济活动的关键性资料，为单位的财务管理及经济决策提供重要参考，为上级部门检查单位经济运行提供依据。进入网络信息时代以后，行政事业单位的工作任务、社会地位和发展方向等出现变革，纷纷开展信息化建设工作，加强财务档案信息化管理势在必行。

1 行政事业单位财务档案信息化管理的优势

随着计算机技术、网络信息技术的快速发展和广泛应用，事业单位借助计算机与网络存储财务档案、处理财务信息，财务档案从纸质档案转变为电子档案[1]。财务电子档案主要包括电子凭证、电子报表、明细账、总账、电子图片、银行回单等，通过电子文件的形式把财务数据信息收集并存储在磁盘、光盘、硬盘等电子介质里，同时强调对财务档案的整理、开发及利用。和传统财务档案管理相比，财务档案信息化管理优势显著：第一，改变纸质档案工作模式，节省纸质档案管理成本，在减少资源浪费的同时极大地提高财务档案工作的效率和质量;第二，适应电子政务、电子商务等的发展，提升使用单位财务档案信息的便利程度，发挥财务档案的价值;第三，便于综合统计财务信息，展开分析及利用。通过结合先进的档案信息化管理理念和高新科技手段，促使单位的财务档案管理工作不断趋于规范化、数字化、信息化。

2 加强行政事业单位财务档案信息化管理的举措

2.1 促进档案分类，推进基础设施建设

行政事业单位的财务资料是非常庞杂的，因而财务档案管理涉及较多科目，包括各种各样的凭证、台账、账本等，开展档案管理工作的难度较大。为提高财务档案工作效率，实现信息化管理，首先要做的就是强化财务档案分类处理，更新财务档案管理模式及体系[2]。其次就是增加基础设施建设投入，因为财务档案信息化管理对软硬件设备、系统等有一定的要求，不仅要建立档案室，确保其处于单位管理的核心位置，提升封闭性，方便保存财务档案，还要在专业档案管理设施和设备的购置上增加投入，例如计算机、复印机、扫描仪等，通过计算机建立财务电子档案数据库，根据财务档案的重要性顺序或时间顺序做好分类处理工作，进而根据财务事项的性质和收支类别等细化分类，提高财务档案信息化管理效率。

2.2 加强收集保存，保证财务档案完整

为保证信息化背景下行政事业单位财务档案资料的完整度，在档案的收集与保存工作中应把握两个方面：一个是在行政事业单位执行电子签单制度，完善建立财务档案管理工作责任制，做好财务电子文件的签入和签出、安全等工作，方便了解使用过财务电子文件的人，确保财务档案资料不被篡改。行政事业单位所用的财务软件和信息管理系统也要具有兼容性，以提升财务数据信息存储的标准性、可读性。建立财务档案之后则要及时采集并整理动态数据，予以补充和完善，体现财务档案使用时效。

另一个是行政事业单位的财务部门要完整保存并备份财务文件、财务数据，保证在计算机系统有损时能及时恢复单位的会计电算化系统，减少损失;如实记录计算机硬件的型号和系统存储大小、配套设备等信息，掌握财务软件数据库的类型，保存有关于财务软件的供应商及维护单位的信息，保管好财务软件系统说明书等，方便寻找，体现财务档案收集的完整性。利用互联网检索也可以帮助使用者更快速地找到所需财务信息，最大限度共享财务信息资源，发挥单位财务档案的价值。因为在信息化管理要求下，行政事业单位的财务档案一般存储在光盘或磁性介质之中，这些存储载体的物理特性决定着在保存财务档案时必须备份，保存双份，即利用AB备份法实现财务数据信息备份，并详细标注财务档案归档的时间、操作人员的基本信息等。之后把两份文档分别存储在不同位置，预防发生火灾、地震等意外事故时整个财务系统崩溃，档案无法复原。存储财务档案资料的地方还要远离磁场，保证干净和干燥，专门安排人员定期检查存储在磁性介质上的财务档案，通过复制的方式预防因磁性介质损坏而破坏财务档案资料的完整性[3]。

2.3 强化部门协作，共同实施档案管理

行政事业单位财务档案信息化管理的加强涉及诸多事项，如果只依赖办公室将难以有效展开财务档案信息化管理工作，需要联合其他部门一起努力，通过协作深化档案信息化建设。例如办公室联合单位财务部门和计算机网络管理部门等，因为财务部门的业务以单位各种经济工作为主，财务电子档案的归档也在其责任范围以内，办公室作为开展财务档案管理工作的主要力量，应和财务部门协作，加深对财务档案的了解，凭借已经掌握的档案管理原则、方法，从整体角度把握财务档案信息化管理。在该环节不能忽视计算机网络管理部门的功能和作用，应与其协作，实现财务档案信息化管理的制度化和标准化。通过各部门充分的协调、合作，更好地推进财务档案信息化管理，加快信息化建设进程。

2.4 注重网络防护，保护财务档案安全

对于行政事业单位来说，财务档案涉及很多机密信息，一旦在信息化模式中单位的财务系统及档案管理系统被黑客攻击、病毒侵入，就容易泄露财务信息，导致单位的正常管理和运作受到损害。为此，在财务档案信息化管理中应构建安全的计算机网络环境，阻断计算机病毒的传播、威胁，确保软件系统运行正常，有效防止财务数据信息被篡改、泄露、损毁等[4]。第一，在复制及传输单位的财务文件时应检测病毒，禁止使用不安全的、来历不清的软件，针对单位网络系统及时安装防火墙、防病毒軟件，并及时进行最新版本的升级，定期检测、查杀网络环境中的病毒;第二，严格实施密码管理制度，注意设置不同的系统使用口令、开机口令、网络用户名口令等;第三，促进多级控制权限的设置，针对档案管理者及类别不同的用户应设置对应的权限，严格执行身份认证，权限不同的人可以访问及使用的财务档案信息也是不同的，减少财务数据信息被人修改的问题，保证财务档案安全、完整。对于行政事业单位的财务电子档案，应根据内容划分使用权限，例如只允许单位负责人、管理者使用重要的核心财务数据，其他使用者在特殊情况下如果需要查阅单位的机密财务信息，务必要由单位负责人授权。

3 结语

在网络信息时代，行政事业单位在财务档案管理工作中不能再延续传统的观念，要积极更新档案工作理念，促进财务档案的分类，同时加强对单位财务档案的收集和保存，通过部门协作提高财务档案管理的有效性，在此基础上加强网络安全防护，利用信息技术推动财务档案信息化管理水平的不断提升，从而充分发挥财务档案信息化管理的优势，更好地服务于单位的运作和发展。

参考文献

[1]卜萍.关于财务档案信息化建设的思考[J].经济师，2019（07）：82-83.

[2]李丽.信息化发展对行政事业单位档案管理的影响研究[J].兰台内外，2017（03）：26.

[3]王静.探讨行政事业单位大数据时代信息化档案管理[J].办公室业务，2018（08）：74-75.

[4]谢岳峰.基于新形势下行政事业单位财务档案管理工作的研究[J].办公室业务，2018（19）：92.