探讨基层单位文件档案管理现代化路径

许彩霞

摘 要：档案是各种信息的记录和存储的一种方式，对于基层单位来说，档案是非常重要的，基层单位在日常的工作过程中会产生许多的信息，这些信息可以丰富档案的内容，同时，这些档案内容可以为基层单位的工作提供有力的依据和参考，保证基层单位中的各项工作可以更加顺利的开展。基层单位必须要重视文件档案管理工作，采用与时俱进的理念，不断的对这项工作进行创新，通过高效的文件档案管理，实现基层单位工作的顺利开展。本文对基层单位文件档案管理现代化路径进行分析，并且提出了几点浅见。

关键词：基层单位;管理模式;文件档案管理

文件档案管理是基层单位中的重点工作内容，这项工作的开展效果，会直接的关系到基层单位各种工作。基层单位的文件档案管理必须要与当前的社会发展趋势保持高度一致，这样才能满足实际的工作需求。现阶段，我国已经全面进入到了信息时代，信息技术给各个行业带来的影响是巨大的，基层单位的文件档案管理也要积极的与这项技术进行融合，通过信息技术，实现管理工作的创新。下文对此进行简要的阐述。

一、基层单位文件档案管理的现状

在我国当前的基层单位中，文件档案管理工作存在许多的问题，这些问题的存在，会直接的影响到文件档案管理工作的效果，同时也会影响到基层单位的正常工作。有些基层单位在文件档案管理工作开展的过程中，缺乏一个完善的管理制度，这种情况已经成为了管理工作的通病，由于对工作人员的限制性不强，许多的工作人员在开展这项工作的时候都非常的随意，档案的安全程度严重不足，很容易造成档案的混乱或者档案的缺失，对基层单位非常不利;文件档案管理的目的，就是为了在基层单位工作需要的时候，可以马上的找出相关的档案文件，为单位提供参考，所以为了查找文件的便利性，需要设置档案目录。但是在当前的许多基层单位中，档案目录都存在不同程度的问题，有一些档案的目录已经破损或者丢失，目录的存在以及失去了实际意义，有一些目录的编码不正确，与文件档案的实际内容存在很大的偏差，这些档案目录的问题都是由于工作人员在归档问题以及责任意识不足的问题引发的;在当前的基层单位中，文件档案管理的信息化程度不足，作为当前应用最广泛的一项技术，信息技术的在文件档案管理中可以发挥出非常重要的作用，利用信息化的管理模式，可以有效的提升文件档案管理工作的效果，无论是在档案信息的存储、归档还是查询上都具有非常明显的优势，也是我国的基层单位必须要重视的一项技术，由于基层单位缺乏对信息技术的重视，信息化程度不足，会直接的影响到文件档案管理的效果;此外，在基层单位的文件档案管理工作开展过程中，存在管理人员素养不足的情况，作为文件档案管理工作的直接执行者，管理人员的个人能力与这项工作的开展效果存在非常直接的联系，文件档案管理是一项综合性工作，管理人员如果素养不足，就会给文件档案管理的开展造成一定的阻碍，就当前的形势来看，在我国许多的基层单位中，档案管理人员的素养都与实际的工作需求存在差距，缺乏足够的专业性，业务能力与信息技术的应用能力都严重不足，有一些文件档案管理人员是在其他的部门抽调过来的，或者直接由其他部门的人员兼任，在这种情况下，文件档案管理工作的开展效果可想而知。

二、基层单位文件档案管理现代的建议

通过上述的分析可以得知在我国当前的基层单位文件档案管理工作中还存在许多的问题，因为这些问题的村子，给文件档案管理带来了不同程度的影响，必须要得到有效的改进。可以从以下几个方面进行：

1.完善文件档案管理制度

完善的制度是管理管理工作开展的基础，基层单位要紧密的结合当前的社会形势，对单位的档案管理情况进行深入的分析，结合这些方面的内容，制定一个完善的管理制度，同时，要随着基层单位实际情况的变化，实时的对这个制度进行调整，保证两者处于高度的匹配状态。信息技术的普及，给文件档案管理工作提供了新的方向，基层单位要积极的引入信息技术，利用这项技术，提升文件档案管理的效果。信息技术的落实要在制度中有所体现，档案管理人员要利用信息技術，编制电子档案，必须要保证档案内容的真实性和准确性，开展规范化的信息档案管理，彻底的对传统的纸质版档案管理模式进行革新，利用数据信息的存储方式，实现信息化的文件档案管理，同时，要不断的对相应的信息技术进行完善，做好网络安全防护工作，提升基层单位档案信息的安全性，保证基层单位文件档案管理工作可以高效的开展。

2.提升文件档案管理人员的能力

作为文件档案管理工作的直接执行者，管理人员的个人能力会直接的影响到这项工作的开展效果。所以，加强管理人员的个人能力是非常有必要的。档案信息管理工作具有一定的复杂性，管理人员不仅需要有足够的业务能力，对档案管理工作的流程可以熟练的掌握，同时，要对一些专业知识有一定的了解，在信息技术的影响下，管理人员还需要具有一定的信息技术应用能力，只有这三个方面的能力都具备，才能保证文件档案管理工作可以达到预期的开展效果。基层单位要在这三个方面入手，加强对管理人员的培训工作，提升管理人员的个人能力和信息素养，保证管理人员的综合能力与文件档案管理工作保持高度的匹配。

结束语

综上所述，对于基层单位来说，文件档案管理是一项非常重要的工作，但是在当前的许多基层单位中，文件档案管理工作都存在许多的问题。为了减少这些问题带来的困扰，实现文件档案管理的现代化，就需要引入现代化的理念，把信息技术应用其中，实现信息化的文件档案管理。基层单位要加强对管理人员的培训，通过人员素养的提升，来达到文件档案管理效果提升的目的，保证基层单位的各项工作开展的更加顺利。

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