企业出租自有房屋全流程管理研究

2020-03-12熊雨治

广西质量监督导报 2020年12期

熊雨治

(中国电信股份有限公司福建分公司福建福州 350001)

企业自有房屋出租是指企业其所有或经营的房屋交给承租人使用，承租人依照规定定期支付出租人一定数额的租金，取得房屋的占有权和使用权的行为。房屋租赁是房屋使用价值零星出售的一种商品流通方式。房屋租赁期限超过六个月双方当事人必须签订书面合同。①

A企业属于集团下属省级分公司，2019年12月拥有全省房屋资产原值58.8亿元，其中经营租赁租出房屋原值2.55亿元。2019年A企业完成出租房屋租金收入1.64亿元，占期末租出资产原值的64.3%。下面就A企业出租自有房屋的全流程管理阐述如下。

一、全流程管理概述

流程管理是企业管理者采用某种以规范化地构造端对端的卓越业务流程为中心，持续不断地提高组织业务绩效为目的的系统化管理方法或技巧。流程管理的核心内容是从流程的实施角度出发，关注企业采取的各项流程是否增值，借此建立一套符合企业实际并构造卓越的业务流程的总称。②

企业自有房屋出租全流程管理是企业针对招租、签订合同、执行合同、收款跟踪和效益分析等一系列业务活动的融合，是能够创造价值的流程管理。

二、全流程管理实施规则

(一)制定管理办法

基于企业实际情况，下发《关于印发A企业房产租赁管理办法的通知》和《关于明确土地房产实物管理责任部门及房屋租赁租金等相关费用收缴流程的通知》，加强房屋租赁业务管理，规范房屋租赁行为；按照“分级管理、统筹规划、程序规范、决策透明”原则规范运作；开展业务依法管理、规范运作、集体决策，不得以权谋私，损害公司利益；遵循“操作与决策相分离”的原则，参与操作的人不决策，参与决策的人不操作；建立利益关系者回避制度，涉及直系亲属、主要社会关系的利益相关人不得参与操作、决策事项。针对免租期、定价管理、审批权限和租赁合同等进行了规范，充分发挥资源使用效益，用好、盘活房屋土地资源，维护企业利益，实现资产保值增值。同时，加强租金、水电费、物业管理费等相关费用的收缴管理，避免漏收漏缴及欠费风险，对相关费用的收缴职责、标准、流程等相关要求进行了梳理。

(二)落实责任部门

根据A企业的组织架构，涉及使用部门、办公室、财务部、采购部和法律部，分别承接自有房屋出租的不同环节的责任。其中办公室系房屋实物牵头管理部门，负责房屋资源统筹规划，组织制定盘活利用计划和方案，制定租赁业务管理实施细则，负责租赁业务的规范操作和日常运营管理;使用部门负责会同牵头管理部门做好房屋土地资源的统筹规划，做好渠道门店、机房生产用房的租赁需求和使用管理，规范资源置换的引商入店合作模式，进行效益前评估和效能后评价，严格执行收支两条线管理，建立退出机制。财务部负责房屋土地资产的价值管理，配合牵头管理部门制订盘活利用计划和方案，参与租赁需求评估和合同审核，对定价合理性提出审核意见，配备人员进行租赁合同解析，开展房屋土地租赁效益评价，建立评价结果应用机制。采购部负责指导、规范各单位房屋土地租赁和选聘评估机构及拍租机构的招租、竞标等采购工作;法律部负责房屋土地租赁过程中的法律事务支撑，对租赁条款进行审核，出具法律专业意见。

按照土地房产所处物理区域划归各属地分公司管理，按照使用部门将机房类房产统一划归至网络运营部管理，营业厅划归销售及渠道拓展部管理，土地房产租赁面积在1000 平方米及以上的租赁统归办公室管控负责。

(三)信息公开透明

租赁价格在价值评估的基础上确定，价值评估包括自行询价和委托评估两种方式，定价采取公开、公平、公正的市场化原则方式确定，保证租金价格合理。招租采用公开拍租、公开竞价、比选、询价、定向谈判、竞争性谈判以及国家法律规定的其他形式。办公室定期公开闲置房地产信息，如闲置情况，推动业务责任部门招租工作。财务部定期跟踪租赁合同期限，到期前3个月通知责任部门落实后续签约工作。

(四)系统动态管理

在企业门户网站设立房屋租赁管理系统，利用集团集中 MSS管理系统、协议级收入项目管理系统做好租赁业务日常管理，通过房屋土地实物与合同的关联，建立自有、租入、无偿使用房屋土地实物管理台账，对每个合同月租金建档管理，进行合同解析，严格执行履约计划，生成收费情况报表，提供应收清单，提交物业管理部门进行收缴。通过系统管理方式来降低人工操作、计算和信息核对风险，减少人工成本的消耗，达到租赁信息全过程动态管理。同时,财务部门做好业财对账，每月房租台账与房屋租赁管理系统导出的下账成功记录匹配，对单据全过程跟踪，发现遗漏单据及时补下账，做好补收工作，分析存在差异的原因并提出整改举措。

(五)关键环节跟踪

企业做好出租自有房屋的各流程关键环节跟踪，做到责任分解到位、跟踪到人、落实到底，并抓好考核。重点是做到租赁合同到期跟踪、房租下账情况跟踪、租金到账认领跟踪、履约保证金收缴认领跟踪和代收水电、物业费催缴跟踪等。

(六)日常监督检查

定期组织实施检查，从租赁程序规范性、租金定价合理性、审批责任履行等方面进行检查和风险评估，查错纠弊，完善制度。利用集团集中 MSS 管理系统、协议级收入项目管理系统做好租赁业务日常管理，通过房屋土地实物与合同的关联，建立自有、租入、无偿使用房屋土地实物管理台账，做好合同解析，严格执行履约计划，实现租赁信息全过程动态管理。牵头管理部门组织开展房屋土地资产盘点自查，原则上至少一年一次，检查核对实物台账信息的完整性、准确性；核实租赁物业使用情况，会同财务部门核实履约计划执行情况、资金收付情况；了解拟盘活物业状况、权属，收集租赁市场信息；加强对出租物业的日常监督管理，对承租方拖欠租金、违约使用资产带来安全隐患、未经允许转租或变相转租等，应及时采取防范措施，依据合同维护公司的合法权益。归口管理部门协助做好租金催缴，开展定期不定期实地查看，关注承租方使用资产是否有违约等情况，防范相关出租风险。对于严重违反企业规定并发生导致企业利益损失的行为，按规定追究当事人责任。

三、全流程实施阶段

企业房租收入全流程管理主要有可行性评估及招租、合同签订、收入履约计划、催缴与收款、续租及终止和效益分析等六个方面，具体如下。

(一)可行性评估及招租

办公室针对具体出租房屋对象进行可行性评估，制定出租方案。可行性评估包括需求评估、风险评估、价值评估、成本及净收益测算等。采购部针对招租方案开展招租工作，招租可采用公开拍租、公开竞价、比选、询价、定向谈判、竞争性谈判以及国家法律规定的其他形式,寻找和确定租赁对象。若通过拍租方式更有利于提高出租资产收益，可选择在招标入围、合同有效期限内的拍卖机构进行公开拍租。

(二)合同签订

经过可行性评估、招租与公示后，根据招租结果与承租方签订合同。租赁合同严格按照要求使用规范合同文本模板，及时在 MSS 合同系统发起合同审批，并在资产系统关联实物信息，生成正式合同并归档后，在 MSS资产系统关联实物信息，动态更新基础信息。业务合作中如涉及房屋土地租赁，则须分别签订业务合同和房屋租赁合同，在 CRM 受理时应强关联租赁合同号，避免无法受理房租收入。

(三)收入履约计划

合同签订归档，在完成设定租金收入计划后推送合同解析平台，财务部合同解析人员接收合同并完成解析，合同解析后生成租金收入计划与项目编码。将合同账期、金额、套餐类型与项目编码、合同编码等关键解析信息进行系统间的传递，自动触发CRM下账，确保及时、准确下账，实现业财数据的及时交互。

(四)催缴与收款

由物业公司配合各部门抄取出租房屋水表、电表读数，编制租金、水电费、物业管理费、空调费等费用表，与承租方核对相关费用、双方签字确认。房屋实物管理部门针对所属房租按月做好房租台账工作，对于未收缴的房屋租赁租金、合同履约保证金进行催收。财务部通过ITSM发起系统外开票审核，开具专票或推送电子票，然后由房屋实物管理部门通知承租人进行认领并转款。