新时代转型升级中地勘单位档案管理模式探讨

2020-03-08郭欣

甘肃科技 2020年8期

郭欣

（甘肃矿业开发研究院，甘肃兰州 730000）

1 概述

在习近平 “新时代中国特色社会主义思想”的指引下，我国经济持续增长，地勘单位也在积极努力的为国民经济贡献自己的力量，风险与机遇并存，地勘行业也面临着很大的挑战。我国各类地勘行业在发展上并不十分均衡，再加上缺乏有效的行业规范与指导，使得地勘单位的档案管理工作在整体上呈现出良莠不齐的局面。因此，选择恰当的档案管理模式，是目前地勘单位亟需解决的首要问题。加强地勘单位档案管理工作，是现阶段市场经济条件下对地勘单位提出的新挑战，把市场规模、管理服务水平，适应市场的产品档次，和自身优势结合和起来，对于推动地勘单位业的整体管理水平，增强市场竞争力，抵御和避免转型升级将面临的各种风险具有重要的意义。

2 档案管理的内容与模式

为了更方便更科学有效地使用和保存档案，档案管理面临的综合性强、专业性强，管理人员不稳定，档案模式动态性以及区域多元性等问题。综合性强涉及到单位内部档案管理工作的管理制度、管理方式、管理体制等多个方面，在选择档案管理模式时需要考虑单位的规模、技术水平、管理体制、管理模式等多方面的因素。档案管理模式的动态性指不固定性，在企业化发展的不同时期其档案管理模式可能存在着很大的差别。多元性是指档案管理模式在区域、规模的不同存在差异性，例如我国企业和国家机构，国内机构和国外机构在档案管理模式上的差异，而我国不同地区不同规模的企业在管理模式上也会存在差异性。

3 我国地勘单位主要的档案管理模式现状

3.1 地勘单位常见的档案管理模式

3.1.1 社会化管理

许多地勘单位为了提高管理效率和降低档案管理工作量，会选择将工作中的产生的部分档案移交给专业的档案管理机构来管理，如档案寄存中心，部分地质资料档案交由测绘局、地质资料馆等，其管理的内容主要包括档案的实体管理、档案库房的建设、档案数字化加工以及档案管理软件等内容。

3.1.2 集中化管理

集中化管理是目前地勘单位最为常见的一种档案管理模式，它是针对档案管理工作设置一个专门的部门（如档案室、档案处）来完成对工作中所有档案的集中管理。此外，还有一种情况是将电子信息技术与传统管理模式结合起来，在单位内部建立一个信息资源共享的平台，不同部门之间可以通过共享平台来实现资源的及时共享与利用。

3.1.3 分散管理

分散管理在部分小型地勘单位比较常见,因为单位规模小没有设置统一的档案管理机构，把档案管理工作分散管理，各部门对本部门工作中形成的档案进行收集保管。

3.1.4 集中与分散相结合

有的地勘单位虽然成立有中心档案管理机构，但各部门和下属机构又设置了分机构。中心档案管理机构制定了统一的档案管理制度及标准，对各部门进行规范化管理，各部门及下属机构在档案中心的指导下，对本部门工作中形成的档案进行有效的管理利用。

3.2 地勘单位档案管理模式中存在的问题

3.2.1 重视程度不足

部分地勘单位管理层缺乏对档案管理的足够重视，没有将档案管理工作纳入地勘单位的战略发展中去，致使档案管理工作与实际工作契合度不高，没有将信息化的档案转化为生产经营价值。更可怕的是，一些单位的决策者将档案管理工作的内容还停留在整理文件、编纂材料的时代，没有看到信息化档案管理就是单位经济进步的推手，甚至还片面的认为不应该投入人、财、物，使档案管理工作发展停滞，不能与信息化列车接轨。

3.2.2 地勘单位管理模式与实际情况不符

我国地勘单位面临事业单位分类改革的政策，逐步事企分离，企业化运行，创新管理模式，打造地勘行业新起点，还要解决“事企混杂体制不利于市场竞争”的难题，各地勘单位的改革和发展都处在探索阶段，将主要精力都放在了经营和效益方面，文化建设相对较弱。在档案管理方面，这类地勘单位往往顾及不到档案管理建设，有的单位忽视档案管理工作，顾及不到地勘档案个别的特殊性，机密性，最终引起资料遗失；有的单位盲目跟风，只顾高标准建设，而忽视管理模式，使得档案管理样式化；有的单位直接照搬现有的已经成熟的档案管理模式，在档案建设中便投入大量的人力、财力，建成后却发现执行困难；有的单位生成的档案数量过少，不需要繁琐复杂的管理流程，造成资源浪费；。

3.3 管理水平存在短板

地勘单位档案管理水平存在短板，主要有两个原因：一是人员配置断层，业务能力参差不齐，很多地勘单位都没有设置专门的档案管理部门，只是由办公室人员兼职处理；二是上级重视不够，大多数地勘单位办公经费有限，于是便缩减档案管理方面的资金支出。而地质档案又需要从基础采集、整理、编写等传统人工模式产生基底，才能便于输入到现代化信息系统中，以上都无法将档案管理工作做到专业化，精准化。同时，高学历，高水平人才也优先考虑生产部门，未能配备到档案管理部门，大多数还是老同志兼职，人才缺口过大，老同志无得力助手等现象严重。这些都影响正常开展档案管理工作。

4 完善地勘单位档案管理模式的对策

4.1 改革创新管理思想与理念

地勘单位应提高对于档案管理工作的认识，拓宽档案管理人员的知识储备，重视“收集和利用”，引入现代化的管理的模式。在注重资料安全、保密的情况的建设电子化管理，还应保留档案的原始记录性，认识服务于地勘行业的档案的综合价值。另外，地勘单位还应当树立起信息共享意识，各部门对工作中形成的具有发展价值的档案上报或交由档案部门集中管理，各部门可申请借阅必须的档案资料，打破资料借阅困难，各自为政的局面。

4.2 规范地勘单位档案管理

不同的地勘单位在规模、经营能力以及经济效益方面存在着很大的差异，因此档案管理工作应当紧密结合单位的实力和规模，制订符合地勘单位自身特点的建档方案。档案材料主要包括经济合同，招投标材料，资质认证，产品在开发、销售、转让产生的材料，人事档案，财务档案，公文档案，地质档案，项目产生的报告、图纸，对外合作产生的相关文件等等。对于专兼职的档案管理人员来讲，规范管理程序，制定《档案借阅制度》，把档案分类，按地质档案、文书档案、项目档案等分类收集，按保管期限整理。做到规范管理，案卷(件)整理归档合格，案卷(件)质量达标，案卷(件)保管查阅有章可寻。对档案保管查阅过程出现问题的，要严肃查处。

4.3 改革创新管理方式方法

现阶段，许多地勘单位为方便管理，机构设置为垂直线条式，各部门各自为政，互不沟通，办事效率低下，很难实现文件档案等资源信息共享。在文档管理数字信息一体化平台建设的大趋势下，借助现代化手段，搭建信息共享平台，使信息传送更广更快捷。如果中小地勘单位能力不足，可以寻求专业的咨询公司来帮助，建立一套适应本单位发展的管理体系与管理模式。