产品档案归档若干问题与对策

黄雪春 霍妙琪

（广船国际技术中心）

0 前言

产品档案是指在产品研发、设计、生产、经营和售后服务等阶段中形成具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，是当前公司档案管理的主要项目。产品档案的归档工作是产品档案管理工作的起点，是产品档案管理的重要环节。产品文件材料的归档是各项工作运行结果的凭据，关系到产品档案的完整、齐全，是今后新产品工作开展的参考，也是企业发展过程中的一笔宝贵财富。由于在公司产能搬迁及生态重建过程中，各部门之间的分分合合，相关人员的频繁更换，使得产品档案在归档中暴露了种种问题，归档工作更加难以操作。

1 产品档案归档存在的问题

1.1 产品档案归档意识不强

由于对产品档案的重视不够，对产品档案归档重要性认识不足，常常是档案管理员整天催归档，文件材料形成的责任部门或个人却把归档放在次要事项。另外，部分部门没有专门的资料员或专职的档案员负责收集归档，造成部分档案丢失、残缺不全，或者散落在各部门中，难以收集归档。还有就是部分领导对档案的归档不够重视，落实不到位，在产品项目开始时就缺乏归档的计划性，影响了后续归档的正常开展。

1.2 产品档案的归档制度执行力不够

公司产品档案管理有一整套的管理制度，按照制度要求的归档范围、归档要求和归档时间，所归档的文件纸质材料等必须是完整的、准确的、系统的。但是在实际归档工作中，这些制度执行力不够，问题比较严重。例如，在归档的过程中发现有些部门想归档就归档，有部分文件丢失了就不归档或者用复印件不做处理就归档。有些使用者觉得归档后，想要借阅档案还要过来办理手续，为省却麻烦就把产品文件材料长期保留在自己手中，导致产品文件材料归档不及时，造成产品档案归档不完整，比如产品档案在查找利用时经常出现规格书、设备明细表等重要文件查找不到，最后发现这些文件均没有归档。

1.3 产品档案归档工作职责不明确

近两年来，公司开始重视规章制度的执行力，产品档案的收集归档工作有了明显的改观。但因部门之间的分分合合，人员的频繁变动及新老员工更替等原因，给收集归档工作增加了较大难度。往往档案管理部门以各种方式催归档时，各部门出现了互相推诿的现象，而业务归口管理部门对相关部门不及时归档又没有严格加以考核，从而影响了产品档案的完整性，不利于后期开发利用。

2 产品档案归档问题的对策

产品档案见证了公司的发展历史，有些产品档案可对日后的投标、指导新产品项目的生产设计、维修、相关文件编辑、参考利用等方面提供极为有力可靠的依据和凭证。对于收集归档这一重要环节，针对以上问题，提出若干对策。

2.1 提高全员收集归档意识，是归档工作质量提升的重要抓手

产品项目领导小组对产品项目进行组织管理时，应明确工作职责，在产品项目工作计划中要同时做好产品档案的收集归档计划，尽早树立员工的归档意识。项目组成员应时时注意收集和归档文件材料，充分认识到如果让一些有价值的文件材料无端消失，则产品项目就不会有完整的档案，将对现有工作造成损失，更有可能对以后参考利用工作造成更大的损失。同时，产品项目组应加强与档案管理部门的联系，尽早对产品项目收集归档进行业务指导，及时发现问题，解决问题。平时档案管理员在为档案利用者提供利用服务的同时，应有针对性地加强对其宣传归档的重要性，当利用者迫切需要一份产品档案而得到充分满足后，会更容易接受理解档案归档的重要性，感触会更深刻，今后也会更加支持档案部门工作。

2.2 严格执行相关制度、标准，是归档工作顺利开展的基础

切实加强过程控制，做到有章可循。各部门应根据公司档案部门制定的《档案综合管理规定》《产品档案管理规定》《技术中心船舶产品技术文件归档》等规定来执行，明确各部门分工及职责，明确归档范围、归档要求、归档时间，及时收集归档。制度的生命力在于执行，各部门应定期组织学习相关规章制度并严格执行，档案部门应对各部门执行规章制度的情况通过归口管理部门进行考核。

2.3 建立健全实用的档案工作网络

档案工作网络包括产品项目档案主要负责人，各职能部门档案负责人及专兼职档案员（以下简称档案联络员）。档案联络员在档案工作网络中的作用是最重要的。在每个产品项目开工前，各职能部门应选定一个档案联络员，这些档案联络员必须是充分接触本项目生产及经营过程中的人员。产品项目主要负责人应充分发挥档案联络员的优势，最大限度的调动档案联络员的收集归档的积极性，使他们能处理好自己的业务工作的同时也做好产品文件材料的收集归档工作，以弥补档案人员活动范围和知识范围的不足，更好地做好产品档案收集归档工作。

2.4 加强档案信息化建设，逐步实现产品档案线上归档

面对信息技术带来的挑战，电子档案开始逐渐代替纸质档案，双套制逐渐变成单套制。按照国家有关档案管理规定，通过建章立制、规范流程、技术升级等系列工作，产品文件材料可实行在线归档和电子档案管理，待条件成熟后全面推进档案信息化建设。根据这一要求，公司现有或将要开发的各信息系统应配置生成电子文件自动归档功能的模块或接口，公司档案管理系统应与各信息系统之间实现无缝衔接。

在电子文件收集阶段，可将各部门产品业务管理系统形成的电子文件，分门别类（如船舶产品、非船舶产品等）、自动化地、批量推送到电子文档平台，由相关部门在该平台进行整理。相关部门可在电子文档平台上进行审核接收或拒绝接收，亦可退回上一个环节。审核通过的电子文件，可在电子文档平台上完善名称、属性、文件排列等内容，鉴定是否可以归档，向公司档案管理部门申请办理电子文档的移交。档案管理员可在档案管理系统“数据审核”模块那进行审核后，登记审核情况及必要的信息后接收电子文档。为了实现全面信息化的目的，档案管理系统应提供多种与外部系统（例如OA、PDM 等）的数据同步接口，所有同步到档案系统的数据都临时存放在数据审核模块，为保证档案数据的有效性和安全性，只有通过审核的文件材料才能进入档案库中。

公司档案管理部门接收文件材料后，在文件材料预组卷阶段，档案管理员可结合档案管理系统“数据审核”模块进行虚拟预组卷（如记录件号，不编档号，利用件号联系电子文件及实物文件；建立文件夹对电子文件实施预组卷，并根据需要随时调整预组卷，实物定期调整）。最后将处于数据审核库区域内已经具备归档条件的档案目录，档案管理员可以将数据移交到档案归档库。

3 结束语

就产品档案归档问题笔者提出了若干对策，在公司各级领导的支持下，各部门已开始严格执行相关规章制度，通过健全档案工作网络，对归口管理部门进行绩效考核，归档问题已大为改善，员工归档意识也有所提高，由原来被动归档，到现在有部分相关部门能主动打电话过来咨询归档有关事项并积极归档，同时，每个项目从完工归档发起到归档结束，归档周期有所提前。

产品档案的归档工作，是产品档案管理的首要环节，它贯穿于产品档案管理的始终。产品档案在归档过程中，需要相关部门和人员的配合，通过不断的探索，在工作实践中找到更加有效的方法。