“一库一表”环境下“最多跑一次”高校财务管理实践探索

○浙江农林大学计财处 柘益香

“一库一表”是为了应对高校师生信息零散、各业务部门重复采集同一信息等诸多效率低下问题而提出的以数据整合、资源共享为核心的解决方案，旨在提高高校管理的办事效率和服务质量。这不仅是深入执行“最多跑一次”的有力举措，而且是高校长远发展的战略方针。“一库”指的是一个数据中心、一个数据档案馆，“一表”指的是数据采集信息表。因此，为了实现数据中心目标，各业务部门和中心数据库的顺利对接和正常运行显得非常重要。

一、文献回顾

近年来，已有文献对我国高校管理信息化的必要性、现状和存在问题、管理建议等进行了丰富的研究。李先毅(2015)对高校信息化运维基础——校园云数据中心的技术方案、服务与维护管理以及进一步完善措施等方面作了研究，重点强调校园云数据中心提供的服务应与信息化建设需要紧密结合。吴胜和苏琴(2018)提出大数据条件下基于云会计的财务决策的特点有决策模型的量化、决策方法的智能化、算法化等。赵依楠(2019)对基于虚拟化的高校财务信息化进行了探析，指出数据中心建设是智慧校园的核心内容。对高校数据中心的研究，有的从技术方面和数据中心维护方面给出了建议，也有的基于财务决策方法等进行深入研究。但对以数据中心为平台把高校各业务部门业务整合，以资金为链条，提出面向全校和全社会的财务管理探索还比较少。

“最多跑一次”是浙江省“放管服”改革的具体举措，体现了党全心全意为人民服务的根本宗旨。黄石(2019)以高校财务为例提出实施“最多跑一次”的改革目的和主要做法，强调推动数据共享和提升工作人员服务意识的重要性。黄明非(2019)对“最多跑一次”的高校报销业务流程再造提出在线审批和维护数据安全的建议。

综上所述，已有文献对高校数据中心和智慧校园的发展、“最多跑一次”财务流程重构等问题进行了探讨，这为我国高校信息化建设和“最多跑一次”在教育服务领域的推进提供了很好的借鉴作用。然而已有文献还是存在两点不足：①对高校数据中心的研究大多局限于技术层面或者某一业务部门，对大数据的内在联系和具体业务部门业务流程重构探索不足；②“最多跑一次”的研究也局限于业务部门内部制度管理、人员提升等方面，对业务的整体管理思考较少，对真正意义上的让数据“跑路”人少跑路或不跑路的服务目标不能顺利衔接。

二、 “一库一表”和“最多跑一次”概述

“一库一表”是高校的数据中心库，是“电子数据档案馆”，是全心全意为师生服务的落地工程。浙江省提倡“最多跑一次”是公共教育服务领域提升服务质量的契机。本文以浙江省某省属重点建设高校为例对“一库一表”和“最多跑一次”进行概述。

(一)“一库一表”

“一库一表”是以数据整合、资源共享为核心，全面推进校务管理改革，优化简化办事审批流程，强化服务意识，增强服务水平，提高办事效率，贯彻和深化教育公共服务领域“最多跑一次”改革的典范。“一库”是学校中心数据库，“一表”重点强调师生就同一信息力求只填写“一张表”，尽量避免教务系统填一张表，人事考核系统再次填表，让数据中心当好信息“储蓄池”，数据采集一次，各业务部门需要再从“储蓄池”提取。“一库一表”不仅仅是简单的数据收集汇总和储存，而是以资源共享为核心，以准确、安全和可持续为数据建设目标，更重要的是利用数据中心各数据的内在联系简化、优化和重构业务流程。通过构建学校数据中心、服务平台，充分利用大数据和“互联网+校务服务”，全面推进校务管理改革，提高师生的满意度。

(二)“最多跑一次”

“最多跑一次”起源并发展于浙江，积累了丰富的实践经验。在公共教育服务领域推进“最多跑一次”改革，是以师生需求为导向，整合各业务部门，提供整体式高校服务。以互联网信息技术为基础，各业务部门能实现内外部实时共享信息并完成某一特定流程流转。流程线上办理，让“数据跑路”提高效率，对业务流程再简化、再优化、再重构，进一步完善高校管理体系。“最多跑一次”不是政治任务和形象工程，而与“一库一表”的管理目标一致，①有较强的系统性。二者并非一个业务部门小范围、单方面调整。在“最多跑一次”改革和“一库一表”建设过程中，人事、教务、财务、后勤等多个业务部门打破“信息壁垒”，在数据中心的标准化基础上，通过智慧校园系统实现信息共享和“一表到底”；②具有较强的战略性。二者不是高校管理部门为做出管理业绩的短期改革，而是一个长期发展战略，是大数据时代高校管理保持竞争力的战略手段。

“最多跑一次”是以为师生服务为宗旨，充分运用先进的信息技术手段，变“师生跑路”为“信息线上传递、办事流程流转、信息结果及时多向反馈”，实现学生入学、学生选课、考试成绩查询、图书资料借阅等日常生活所需都能通过智慧校园平台完成，提高学生的体验感，使学生不在学业之外的“小事”上花费太多时间。“最多跑一次”在高校管理中落地实践主要体现在“入学报到不排队、缴纳学杂费更便捷、生活琐事少跑腿、学习科研更省心、后勤保障更贴心、学费结算更快速、科研项目经费查询更便捷及财务报销更高效”等多个方面。经过不懈努力，浙江农林大学基本上完成了“最多跑一次”改革目标，完善了为师生服务的内涵，提高了高校服务质量。例如在财务服务流程上，通过完善学生收费方式提供多渠道缴费结算，改变了传统单一的收费方式，实现了支付方式、支付途径的多样化，极大程度地方便了学生学杂费查询和缴费。随着电子票据改革的推进，学生缴费数据与财政票据系统的实时对接，学生能在缴费后收到电子发票，不用跑财务领取学费发票，发票丢失也不用到财务翻发票，在方便学生领取和保管学费票据的同时提高学生事务岗位管理工作效率。

(三)财务管理在实现“最多跑一次”中的作用

为实现“最多跑一次”工作，提高高校教学、科研、后勤等服务质量和效率，需要财务管理提供多重保障。

1.用资金链把各业务部门串联起来。资金链就像人体血液贯穿整个教育办学及科学研究活动中，财务管理的核心就是要保障正常教学和科研的资金需求，结合学校发展规模和实际情况，提高资金使用效率，降低运营成本，规避财务风险。财务管理立足财务部门，加强各个业务部门的联系，保证各项财务工作的开展能充分协调和统一。

2.能改进、完善、重构业务流程。结合数据中心库信息化成果，财务管理需要及时修订完善财务制度。比如对学校资产进行管理，从资产采购中心出发，教师可线上提出申购要求，采购中心审核通过后进行采购，采购完成验收，数据流转至设备处资产系统，最后财务处接收采购中心的支付备案信息和设备处的资产入账信息并与发票信息核对无误后完成支付。该资产被编码存入资产系统后与折旧、维修、增值、报废等信息都能做到准确对应。

3.能提高各业务部门工作效率。财务管理面向全校师生，财务管理的重点之一是提高财务工作效率，财务工作效率的提高能及时满足各业务部门资金支付的需要，保障业务部门工作的顺利开展。比如，教育处能从数据中心提取学生缴费数据，财务数据与业务部门的对接不仅能减轻财务数据手动传送工作量同时也能解决数据传输可能泄露的问题。需要协同处理的事项，从财务管理角度对业务部门提出意见建议，不仅能提前预警该业务可能存在的财务风险，还能帮助业务部门解决财务专业问题。

4.能适应现代高校发展需要。随着国家数字经济的发展，高校发展的竞争愈演愈烈。政府会计制度的改革传达了一个非常强烈的信号，高校财务管理的地位被提到一个新的高度。“最多跑一次”在浙江省各级政府部门实行并取得很好的社会反响，高校发展也需要借助这一机遇提升高校的办学质量。所以财务管理制度的完善，财务管理模式的探索，财务管理重心的转移都是为了适应现代社会发展的需要。

三、 目前高校财务管理状况

(一)财务管理制度有待完善

我国特有的社会主义经济体制决定大多数高校的办学经费来源是财政拨款，在财政拨款拨出和实际使用过程中，这些资金的管理权从财政部门转移到高校。由于高校财政资金没有盈利压力，所以在日常财务管理过程中缺少压力和动力。在这种管理环境下高校财务管理的重点放在规范执行预算和完成预算执行率上，在追求财政资金高绩效、高利用率等方面管理力度不够。

(二)财务管理信息化程度有待提高

财务信息化一直是财务管理的一个重要方面，现如今财务信息化变得尤为重要。“一库一表”、数据中心、智慧校园的发展都促使高校财务管理必须利用信息化技术。高校教学规模和科研经费成倍增长，在现有财务人员配备基础上不充分利用信息化技术很难完成财务工作。政府会计制度的执行，电子发票的全面使用，学生学费缴纳方式多样化，这些财务工作都需要财务管理信息化的保障。高校各业务部门之间“数据壁垒”问题亟待解决。在高校资产管理中，资产数据流转未能实现，分析后得出主要原因为传统的管理模式没有得到根本性改变。比如设备处在资产入账时，首先让教工在资产系统提出申请、上传资产实物照片、资产信息标签照片及购买资产的发票等其他佐证材料的电子文件，填写该资产单据所采集的信息是非常全面的，新增资产信息在数据填报完成后能够线上流转至学院或部门资产秘书、单位负责人等等，这个过程没有规定的审批时效，可想而知一个资产的新增要当日完成流程的概率并不大，当申请人在网上等待数日能打印资产单时，需要保管人签字确认结合其他材料送计财处报销。业务部门数据传递问题需要解决如下问题，①资产的所有信息和流程都能经过网上办理，可以使用保管人的电子签字确认代替以往的亲笔签名确认，可以减少当面签字流程；②资产申请单上采集了该资产报销的开支渠道和项目负责人，流程也能流转到该项目负责人处并通过其审批。然而实务操作中，该笔资产要报销还需到计财处报销平台重复填写开支项目经费号等信息，耗时费力，签字审批都存在重复。打破业务部门“数据壁垒”，结合数据中心和“最多跑一次”工作要求，对各业务部门的流程进行财务管理规划，从学校整体管理发展需要出发简化、优化、重构流程，减少审批手续，提高管理效率。

(三)财务绩效评价有待完善

随着社会经济的发展，高校办学的资金来源呈现多样性，在各高校发展竞争力的促使下，高校办学的经费规模也在迅速扩大，市场科研资金的流入对高校财务管理提出了更高要求。针对从市场流入的科研经费，财务管理方法更加注重经济效益和财务风险控制。为了把控市场经济带来的风险，高校在财务管理过程中设立了相应绩效评价体系，以此来规范各项财务活动。经实践，实际绩效评价效果并不明显，这其中涉及到的原因诸多，其中高校财务管理对财务资金和市场数据没有进行深入分析、绩效考核后的奖惩措施不明确等原因造成各部门对绩效考核不够重视，失去了绩效考核的积极作用，降低了财务资金利用率。

(四)财务管理成本控制有待提高

高校的财政资金来源以政府拨款为主，很多高校在财务管理过程中缺少深入的财务成本分析机制，造成大量成本浪费。在财务管理成本控制过程中，“一库一表”方案能提供高校成本控制所需要的数据，经过科学分析预测能为管理层提供决策依据。学校数据库中心能集合教务处、学工部、研工部和建管处等业务部门数据，能为分析生均办学成本、资产使用率及生均水电费等指标提供准确的数据支持。

四、 实现“最多跑一次”财务管理建议

(一)从根本上改变服务意识

要实现“最多跑一次”，业务部门需要深入学习《关于深化“最多跑一次”改革推动重点领域改革的意见》，学习浙江省各部门“最多跑一次”的改革理念、设计和实践经验，结合高校实际，从根本上转变工作作风，主动针对师生在教育科研活动中遇到的痛点和难点，从繁琐耗时的细节工作入手，简化、优化和重构业务流程。

(二)强化信息化手段与“一库一表”形成多向反馈机制

高校“一库一表”数据中心承载着高校所有师生信息和教育资源信息，在保证数据准确、有效、安全基础上强化信息化手段，促使各业务部门与数据中心多向反馈。高校数据中心要及时对各业务部门的业务流程进行系统上简化与优化，打破各业务部门数据壁垒，如解决学生收费系统与学工系统、迎新系统、离校系统及教务系统信息孤岛问题，做好系统对接，实现系统间对同一条信息可查询、可确认。师生一个经济事务涉及的业务部门众多，在同一天完成该业务就需要多向反馈数据并确认完成，如学生离校，教务部门输出学分信息到数据中心库，财务部门读取数据并结算，反馈结算及学费缴纳情况到中心库，相关部门从中心库抓取已完成毕业学分并对缴清费用的学生办理离校手续。如某欠费学生补缴学费的当天要完成所有离校手续，这就对数据中心库数据的准确性、及时性及多向反馈提出更高要求，只有解决这些信息化技术问题，才能实现真正意义上的“最多跑一次”。

(三)强化“业财融合”与业务部门形成紧密联动机制

“一库一表”工作小组在建设数据中心过程中，要走访各业务部门，发掘数据的联动性。财务管理中对电子财务原始数据的管理就非常关键，比如，设备处的大型仪器使用费管理，以资金为主线，设备处通过“一库一表”数据中心提取项目信息，该流程中电子签名确认项目经费开支，锁定使用设备租赁费用，电子数据实时对接财务系统，财务系统可直接完成制单，该流程是财务管理部门和业务部门“业财融合”管理的一个例子，显而易见，业财融合管理模式能发掘出更多提高工作效率和数据使用效率的结合点。

(四)强化业务培训，提高业务技能，持续改进服务质量

2019年我国开始实施政府会计制度，这对财务人员而言不仅是对专业知识的更新，更是对财务管理能力提出挑战。新制度下，历史财务数据的清理，新旧会计科目的衔接，新会计科目的设置等工作都离不开财务人员过硬的业务能力，所以财务人员强化专业知识和业务培训，深入学习上级部门及各分管部门的规章制度，把制度与财务实务操作结合，准确全面掌握财经法规非常重要。财务人员在保障日常工作处理的情况下，利用各种培训机会增强业务技能。财务窗口的服务质量要持续改进，当师生在办理报销业务或打来咨询电话时，需要准确全面地给予回答。财务人员不仅仅对财务部门制度要精确掌握，对科技处、设备处等相关业务部门制度也要准确掌握。对不属于本窗口业务的要准确引导至相关窗口或业务部门，并在引导的同时向对应窗口和业务部门介绍已经了解到的详细情况，避免师生在各窗口和部门之间多次解释问题。对需要多部门协同处理的事务，做到“首问负责”，及时向协同部门了解事情进展直到完全解决。

五、结束语

高校管理在“最多跑一次”和“一库一表”改革后服务质量和效率得到很大提升。当然不可否认这场改革并没有取得决定性胜利，要真正实现“最多跑一次”还有很多管理问题需要解决。比如办理科研设备购置，采购中心、设备处、财务处各部门都提出“最多跑一次”举措，在三个部门都能“一次解决”办理的情况下，不能真正实现业务人员的“最多跑一次”。这需要从学校管理层做好设计，完善各业务部门管理制度。财务管理利用现代数字经济先进技术，利用财务数据治理推进高校管理改革真正实现“最多跑一次”，并且展示出财务数据电子化时代财务管理的优越性。“最多跑一次”改革和“一库一表”建设已有成效，但在数据深度挖掘、智慧校园方面的发展仍然还有很大空间。