“放管服”背景下优化高校科研经费财务管理质量的思考——以T 大学为例

●陈洋琴

一、背景

为进一步贯彻落实《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50 号）、《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25 号）等赋予科研管理自主权系列政策文件精神，根据《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37 号）、《教育部办公厅关于进一步落实优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（教技厅〔2018〕5 号）的要求，各高校开始对科研经费的财务管理机制进行系列改革。T大学高度重视，以信任为前提，以诚信为底线，对照国家最新政策，结合科研工作实际需求，成立了以校长为组长的专门工作小组，校长办公室、财务处、科研管理部、信息办、人事处、审计处、监察处等相关职能部门为小组成员单位，召开校长专题会议，落实文件精神，做好相应的工作安排。财务部门牵头推进落实具体措施，对科研经费报销的难点、堵点进行分析，在风险可控的前提下，提出具体解决方案。科研管理部门对校内科研管理规定和流程进一步修订完善，赋予科研人员更大的科研管理自主权。

二、T 高校落实科研经费“放管服”采取的系列措施

（一）开展学校内部控制规范建设，提高学校整体内部管理水平

为深入贯彻落实财政部《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24 号）、教育部《关于开展内部控制基础性评价工作的通知》（教财司函〔2016〕451 号）和《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2号）等文件精神，通过规范管理、有效控制、追责问效、防范风险，提高学校内部管理水平，学校积极开展内部控制规范建设工作。2015 年学校党政领导班子民主生活会讨论提出“完善学校内部控制机制建设”的意见，党委常委会明确“从学校内部控制机制全面评估开始，根据评估结果进行改进完善”的任务要求。学校党委确立了内控建设工作的总方针：“问题导向、分步实施、全面推进、共同治理”，学校内控评估工作由此展开。学校制定了《T大学内部控制规范建设工作方案》，建立分工明确、责任清晰、齐抓共管的内部控制组织管理架构。成立了“T 大学内部控制规范建设领导小组”，负责对学校内部控制规范建设工作的领导、组织与协调推进，层层传导压力，层层抓好落实。同时，学校与事务所组建内控建设联合项目组，借助外部力量开展内部控制规范建设。2016 年学校全面开展内部控制基础性评价工作，并完成内部控制规范建设工作；2017 年，为完善学校治理体系，防范和管控经济风险，促进学校各项内部控制不断完善和发展，学校出台了《T 大学内部控制评价办法》。学校设立内部控制建设监督检查工作小组，统一领导学校内部控制建设监督检查、风险评估和评价工作。2018 年，印发《T 大学经济活动内部控制建设与实施办法》，全面推动内部控制建设与实施工作，开展了内部控制风险评估和内部控制评价工作，修订更新了内部控制管理手册。2019 年，持续积极推进内控建设工作，对学校的15 个内部控制流程进行现状梳理及修订，覆盖了56 个二级流程，涉及22 个牵头部门。内控建设牵头部门组织到经济活动业务部门开展了40余场访谈，涉及相关人员100 余人次，匹配梳理与内控相关制度306 个，补充后续内控需重点关注建设制度20 个。抽取部分财务凭证、信息系统和业务资料进行穿行测试，修订了300 个条目，按照统一格式梳理绘制了167 张流程图，进一步完善内部控制建设，给科研经费财务管理做好顶层设计。

（二）完善学校财务规章制度，健全长效制度建设

为落实中央各部门有关“放管服”改革要求，学校加强职能部门间协调，按照“能放尽放、可简尽简”的原则，进一步梳理完善相关管理制度，制定、修订完善了多项学校科研经费管理办法和制度。先后出台了《T 大学关于科研和“四技”项目经费支出的若干管理规定》《T 大学关于进一步贯彻落实科研管理自主权的若干措施》《T 大学关于精简和优化科研经费报销流程若干举措的通知》《T 大学科研差旅住宿费标准包干和上浮实施细则》等一系列政策推进科研财务经费管理制度完善。相关制度的出台在规范科研经费管理工作需要的同时保护了科研人员积极性，优化了科研经费预算调整的流程和预审方式，将直接费用实行分类总额控制；在科研经费报销国内出差及出国（境）出差、本科生酬金发放、外籍专家费用等方面简化了材料和手续；对校内师生使用科研项目出差的经费，适当提高了相应的住宿标准，且在出差时间在一周以内的，出差人可以自行选择凭票据实报销或符合条件的情况下实行住宿费标准包干制；简化了科研仪器设备采购的流程，赋予课题负责人、使用单位更大自主权，缩短采购周期提高采购效率；完善了科技成果转移转化的管理。同时，以科管部门和财务管理部门为信息公开的主体，加强科研项目信息公开；加强科研经费审计监管和科研诚信建设与管理，充分释放科研创新活力，提升科技创新能力。

（三）加强财务队伍建设，提升主动服务能力

为服务好科研人员和科学研究工作，为科研人员和科学研究工作提供专业化的服务保障，促进学校科研事业的可持续发展，学校制定了《T 大学科研财务助理岗位实施办法》，各二级单位可根据本单位科研项目数量、科研经费总量和管理服务架构情况，采用全职、兼职、返聘等多种方式聘用科研助理，为学校科研项目管理、经费管理、成果管理、平台管理等各类科研活动全过程提供支撑服务。同时，财务处牵头加强院系财务联系，召开校院两级财务联系专项推进会，制定《T 大学财务工作校院两级联系工作实施办法》，从党员和业务骨干中选拔中坚力量，为各学院统筹配置财务联络员，开展一对一、点对点服务，切实推进财务工作人员深入实际、深入基层、深入师生，拓展财务人员服务学院的渠道，提升财务服务水平和管理质量。向部分学院长期委派专职财务主管，统筹管理学院财务工作，切实提高学院财务管理水平。利用午休时间开展“财务处走进院系服务”主题志愿服务活动，走进学院提供现场咨询服务，宣传推广财务规章制度和财经法规，并就财务相关政策及办事流程现场答疑解惑。利用财务网站、微信公账号、学校邮件、短信等各种方式，加强对财务知识的宣传，在学校不同校区深入学院进行财务宣讲活动。通过多途径、多方式的推广和培训，深入一线学院，加深了师生对学校财务制度即时更新的了解，增强了沟通交流，提高了财务管理水平。

（四）优化信息系统平台功能，加强部门之间信息系统整合

学校按照信息化建设规划方案，加强财务信息化建设工作，持续优化和不断升级网上预约系统、无现金支付系统、票据管理系统，完善网上开票流程，推进酬金申报及支付系统无纸化审批。推进财务信息化系统与其他业务系统的对接，通过优化网上办事流程、信息集成、数据共享，充分发挥信息化在财务管理中的作用，拓展移动端财务服务功能，方便师生办事，切实实现“让数据多跑路、让人少跑腿”的目标。为加快学校业财融合和信息化协同的发展进程，学校科管部、财务处联合开展校内业务系统间数据协同需求交流研讨会，努力将科研、财务等数据进行共享，完成系统部分功能的联通对接，初步实现到款认领、项目入账通知等无纸化，在经过联调后上线运行。同时，充分利用学校现有协同办公平台，将项目预算调整、科研项目结账结题、科研项目信息变更等均实现线上办理。财务处与采招办共同协作开发耗材采购线上平台，根据学校业务管理规定和内控原则，遴选多家供应商，开放电脑、服务器、打印设备、投影仪、通用耗材、办公用品等各类商品采购大类产品方便师生采购，并定期由采招办直接与财务处进行结算，省去师生报销麻烦。

（五）构建电商直采系统平台，加强电子商务新技术应用

充分依托互联网的优势，与专业商旅公司合作开发财务云平台，签署合作协议，学校师生出差可以在同期市场价格基础上以一定折扣进行机票、酒店、接送机产品的预定等。商旅平台所有费用结算可由学校与平台直接按月结账，实行先消费后结算方式。出差人员所有出差费用均通过商旅平台预定的行程完成后，无需提供支付记录，无需提供机票行程单、住宿费发票及清单，如无除商旅平台预定之外的其他费用，可直接通过财务云平台一键提交预约，出差人员无需到财务处进行传统的投递报销，减少了师生跑腿次数，也减少了财务人员沟通和审核的工作时间。同时，与知名电商合作开发电商采购平台，将标准化程度高的货物和服务纳入电商采购平台，公开遴选更多的电商，给师生更多的选择和更高的性价比。将电商平台与学校现有采购管理系统、财务系统及资产系统对接，让师生实现一站式采购和零跑路报销。通过财务一月一结方式结算，大幅降低采购业务报销量和财务凭证量，节约财务人力资源成本。同时约定通过电商平台采购不高于其官网价格，让师生个人也能享受学校优惠，零成本为师生创造福利。学校监管部门可对出行预定、采购全程追溯，强化内控管理，有效防范财务风险，实现全流程信息监管。

（六）引进专业财务外包服务，提升财务管理水平

随着教育改革的持续深化和高校自身发展的不断提升，对高校财务管理的要求也日益提高。但学校财务部门受人员编制及薪酬待遇等因素的影响，往往出现大量工作人员长时间超负荷工作，人手不够造成报销单据较长时间积压的问题。学校通过公开招标的方式，遴选专业的财务外包公司，引入财务公司专业财务人员进行全面系统的培训。财务处安排资深的工作人员对财务公司财务人员进行系统全面的业务带教，针对学校财经政策、业务内容、业务流程、财务系统使用等内容开展规范培训。培训完成后财务公司财务人员按照约定的工作量审核原始凭证，编制记账凭证，及时处理大量的师生预约报销单，缩短了报账周期，提高了报销效率。财务处配备经验丰富的学校编制财务工作人员与财务外包公司财务人员组成外包合作团队，负责管理外包财务工作，对外包财务日常业务进行指导、处理外包审核退单及与经办师生沟通联系。同时，建立财务公司日常工作服务微信沟通群，定期反馈服务外包工作存在的问题，每日汇报会计凭证制单量和退单量，对具体制单差错原因进行详细分析，不断优化外包业务服务质量，提升师生对财务工作的满意度，有效地降低了管理成本，提高了财务工作的效率。

三、优化科研经费财务管理质量后续应改进的建议

（一）完善科研经费内部控制体系，加强监管机制建设

党的十九届四中全会提出，要把党的领导落实到国家治理各领域各方面各环节。在高校内部，如何扎实推进学校治理体系和治理能力建设现代化建设，是目前我们需要研究的重大课题。加强科研经费的内部控制管理，全面梳理科研项目的申请、立项、执行、验收、结题结账、成果保护等关键环节的流程，评估可能存在的风险点，建立架构清晰、职责分明的科研项目管理的内部控制关键控制点，明确相关部门和岗位的职责权限，可以保障科研经费的安全和规范使用。构建完善的科研经费全流程内控体系，应制定明确清晰的控制要求和控制目标，梳理各归口管理部门和关键控制岗位的职责分工；形成科学有效的科研项目管理控制流程，如根据不同类别科研经费制定进行管控的规章制度、流程图、控制痕迹，分析存在的主要风险及一旦风险出现可以采取的具体措施、责任部门、控制方法、控制频率等。同时，建立和完善由科研、财务、审计和纪委监察等部门共同组成的监督机制，对科研经费的合理使用进行有效监管，保障科研经费的合理安全使用。

（二）持续推进信息化建设，加快“业财融合”进程

学校信息化建设是顺应高校自身迅速发展和加强监管的必然趋势，也是提高科研经费管理科学化和规范化的重要抓手。目前学校因各部门业务差异性大，很多部门都开发设计了独立的业务系统，部分业务设置了台账，虽然一些业务系统实现了部分数据的初步对接，但各业务系统整体协同程度较低、缺乏基础数据的标准化和交互标准化，造成部门间数据无法对接、整合与共享。为了加快业财融合的进程，学校应该做好顶层设计，在学校的统筹领导下，抓紧运用大数据、云计算、移动互联网等先进技术，循序渐进整合学校各部门的数据，实现科研、资产、采招、人事等系统与财务系统的信息集成和数据共享。通过校内各部门一体化信息平台的建设，财务部门可以及时提取原始业务资料加工处理，统计分析学校财务报表和反映财务状况；在线网络数据传递也减少了师生原先一项业务跑几个部门的次数，提高了办事效率；同时也为学校领导决策和审计监察部门的监管提供坚实的数据资源和基础，不断提升和创新科研经费财务管理水平。

四、结论

推进和真正落实科研经费“放管服”改革任务，就要不断创新科研经费财务管理模式和手段。利用先进的信息技术，构建跨部门协同的业财融合平台，建立健全科研经费的内部控制管理，做好科研经费的财务服务，激发科研人员科技创新的主动性和积极性。注重科研经费财务管理长效机制建设，为提升学校综合实力和核心竞争力，促进学校事业健康发展奠定坚实的基础，为学校扎根中国大地，建设成为世界一流大学添砖加瓦。