加强物资采购内部控制精细化管理探析

文| 袁 锐

随着现代企业管理制度的不断进步和市场竞争形势的严峻，以运行维护、工程项目管理为主营业务的企业传统管理模式与竞争日益激烈的市场需要产生新的矛盾，粗放、松散的模式只会使企业在激烈的行业竞争中处于不利的地位。加之近些年来物资、劳务市场价格波动较大，成本控制不稳定，成本增加阻碍了企业的利润提高，导致企业通过降低物资或劳务要求，以应对市场波动的挑战，从而变相地增加了安全风险。只有创新和完善旧有的管理模式，采用精细化管理，才能真正地降低企业管理成本，达到效益的最优化和最大化。

加强物资采购内部控制精细化管理的意义

物资采购是企业建设的基础，是运行维护和工程项目施工管理工作中的一大重点，物资采购工作的高效和可靠，对提升安全管理质量，保障正常运行及施工质量有着积极地影响。因此，加强物资采购内部控制精细化管理对企业的发展和利润提高有着巨大的意义。

首先，最显而易见的影响就是可以大幅度降低企业生产成本。众所周知，委托运行和工程项目管理中，由于用于生产、工程的物资质量和响应速度直接影响到安全生产和施工进度。

其次，加强物资的精细化管理也可以在很大程度上不断完善并强化和固定优化流程，消除以人为本的人性化管理措施中出现的疏漏和人为管理漏洞，随着物资管理制度的加强，控制企业滴漏，提高员工的工作效率，强化链接，协作管理，进而减少企业的人力成本。

第三，高效先进的精细化管理可以使企业在市场竞争中处于不败之地。现代企业管理理论认为管理有三个层次：规范化、精细化、个性化。而精细化管理是将常规管理引向深入的关键一步，通过贯彻现代管理理论，能够改善传统企业固有的弊端，提高企业在市场上的竞争力。此外，加强物资的精细化管理还可以对企业在建设、技术、环境保护等多种过程中所需要的物资进行高效科学的控制和管理，调动员工主动能动性，充分利用库存和废旧材料，提高物资设备的利用率，更有利于企业管理提高，助力深度拓展员工岗位技能和管理的不断创新。

当前传统物资采购管理模式存在的问题

缺少高效科学的管理模式

传统的管理模式最主要的表现就是采购流程管理与现实项目管理匹配性不足，如果采购流程管理不合理，那么整个采购就会出现混乱的现象，继而影响成本的控制管理。当前部分企业在物资上并没有对采购流程设置一套科学的规定和标准，加之人力管理的缺陷，一些员工采购内容并未进行精准的辨识，有效的梳理和归类，责任意识较低，常常出现物资申报准确度不高、不全，重复申报，互相推卸责任的现象，行为随意，资金也尚未得到有效的利用。

采购信息化管理程度低

在网络时代，采购信息化管理至关重要，而且物资采购管理的信息和数据、资金内容庞杂、繁多，只有依托信息平台实施采购，充分发挥信息技术“固化制度、量化标准、共享资源、全程留痕”优势，才能实现采购业务精细化管理。但是当前企业信息化管理覆盖面不足，没有形成有效的闭环管理，一些复杂的，难度较高环节的未进一步得到开发。物资管理、物资申报、物资采购、物资合同、物资结算等各自为政的局面不利于物资信息化管理的统一和全面。

采购物资的质量无法保证

当前企业的物资采购多是专人采购，受个人因素影响和采购相关制度限制，采购物资不能与实际需要高度吻合。使用部门申报物资没有精确、详细的匹配信息，采购部门经办人没有丰富的工作经验和物资信息，面对市场众多纷杂的干扰，很难判断和识别出所需物资。因此，采购物资与实际需要匹配性降低。此外，物资监督部门的条件也有限，对采购物资质量监督有一定难度，物资质量在使用过程中表现出来的差异，仅从参数和外观等客观因素辨别存在盲区。

加强物资采购内部控制精细化管理的具体措施

强化物资采购供应商管理

物资采购管理的一个重要环节就是对供应商的管理，对供应商精细化的管理对企业而言至关重要。面对当前物资采购企业供应商管理存在的问题，包括供应商的市场准入制度普遍缺乏考评依据、缺乏对供应商的一个科学系统的评价体系、采购人员与供应商之间信息沟通得不到及时响应、没有建立完善的供应商数据库等问题。为了加强物资材料供应的质量，就要对这些弊端进行合理的改造。

首先，要加强与供应商的沟通，从长远出发，依靠可持续发展的原则，与供应商建立起互助合作的良好关系，实现双方的共赢。其次，也要强化对供应商的绩效管理，不仅要求供应商与市场接轨，还要从物资质量、服务水平等多方面对供应商进行评价，建立起科学的质量指标和时间指标，定期抽检物资的在线报废率、免检率、批次合格率等。另外，采购部门和使用部门组成考评小组，建立起合理的考评标准，对供应商进行整体考评，划分成核心供应商、优秀供应商、一般供应商三个等级。另外，要设计供应商黑名单和白名单，对供应货物质量最好的供应商开白名单，鼓励所有供应商竞争白名单名额。同时也要设置供应商黑名单，对产品质量极差，以次充好，备送货未按要求，应付了事的供应商实施相应的惩罚措施，对进入黑名单的供应商，永不使用。根据考评情况在下一年的采购中给予供货商优惠政策，并与核心供货商进行长期稳定的合作，发展成为集团公司忠实的合作伙伴。

建立起合理的审批流程

实施采购物资的内部控制活动，审批控制是最为重要的手段之一。企业要首先以组织架构以及管理的模式作为依据，建立完成具有指导性的权限，对不同层级的管理部门所具备的审批和管理权限予以明确，对重大业务的审批审核流程和措施予以明确，从而规避在实际的决策和操作环节中发生较大的失误。比如对安全生产至关重要或资金额度较大的物资采购等，在工作中要经上级单位完成集体决策以后，才可以将决策进一步展开实施，而一般消耗性和金额较低且对安全生产影响不大的物资则要体现审批及时性，由使用部门所在单位完成集体决策。除此之外，合理的设置审批流程还可以避免流程过长而导致管理效率降低的现象出现，但同时要规避因为流程过于简单而导致失去控制。

加强对工作人员的培训

工作人员在物资采购内部精细化管理的环节、要素和提升中发挥着不可忽视的作用。在以人为本的社会大环境下，对企业工作人员的培训，尤其是采购相关人员的培训，不仅可以提高人员的专业素养和业务能力，还能提高企业的利润率和工作效率，向社会展现优秀的企业形象。在培训内容方面，首先便是要让员工掌握充足的专业知识。现代互联网技术的发展，多渠道多方式的培训和授课不胜枚数，企业要合理引导内部员工积极参加，主动学习，以现有的基础知识作为依据，不断进行扩充，学习和丰富采购物资时的细节、需要规避的问题、如何提升采购效率等，实现自身专业素养的提升。企业要经常性的组织内部员工参与业务指导和交流分享，业务指导内容要立足于企业的实际需求，分析学员在工作中的不足。比如如何采购指向性物资，如何判别材料的质量，如何规避在物料采购时强化对供应商的督查力度。让新进员工在学习的课堂上运用物资采购软件模拟操作流程，在熟悉操作流程的时候，深化对物资采购流程和采购制度的认识。在实践方面，企业要为新员工提供充足的学习时间，为新员工安排专业的工作人员一对一方式进行引导和培养，针对新员工在工作中的问题提出具有针对性的解决方案，加快推动新员工技术能力转变和提升。

加强采购物资仓储管理

物资仓储是企业配送的关键环节，是确保企业运转的必要条件，而库存管理更是企业物资管理中的重点，因此必须要强化这一方面的作用。首先，要对物资仓储实施ABC分类库存控制法，该方法是当前储存管理中常用的分析方法，通过利用该方法，可以达到优化物资库存结构、减少资源浪费、提高人员工作效率的目标。其次，也要及时跟踪当前的库存量，掌握物资缺少和需要的情况，做到平衡库存，及时根据生产的实际需要设置补货申请系统，防止物资大量滞留不良现象的出现。第三，工作人员应做好物资出入库的管理工作，严格按照清单上的需求办理出入库，日清月结，还要对出入库的物资进行验收，只有合格的仓储物资才可以入库，之后再开展合格物资的资料归档工作，以便核查。

结束语

随着人们对物资采购精细化管理的重视和研究，精细化管理已经取得了很大的进步，但也存在着一些局限和漏洞，因而应当积极创新管理的方法和手段，与时俱进，才能使得企业在竞争中出于不败之地。