新时期加强档案管理工作的有效途径

2020-03-01张淼

卷宗 2020年29期

张淼

（西安医学院，陕西西安 712000）

高质量的档案管理工作是实现企业单位健康发展的重要保障，能够提高企业内部管理水平，促进企业在管理方式上创新发展，对实现企业利益最大化有着关键的作用。当下档案管理环节思想观念陈旧，管理人才缺乏，管理不够规范，档案管理工作未能得到有效开展。所以在新时期下探讨如何高效地进行档案管理工作有着重要的价值。

1 重要意义

1）提高管理水平。在企业的经营管理环节中，档案管理工作有着重要的意义，是实现企业健康发展的重要保障。通过档案管理工作的有效开展，能够提高企业内部管理水平。良好的档案管理工作，可以让企业负责人能够更好地对公司之前发展过程中存在的问题有更加深入的理解，更加有利于企业负责人规划公司后期的经营发展情况。相关管理人员通过对档案的查询亦可以使其更好地制定本部门的管理方案，提高工作中的效率，避免之前出现的工作问题。在档案管理工作开展的环节中，企业通过不断对相关管理制度的更新，进行流程再造，使管理工作的效率大大地提高，促进了公司在管理方式上的创新发展。

2）加强档案利用。通过开展档案管理工作可以加强档案的利用。进行档案管理工作最重要的就是通过对档案的分析利用，为企业单位的发展提供技术性参考，将档案管理的价值最大化。随着信息时代的到来，通过档案获取相应的信息资源已经成为主要的方式。通过规范化的档案管理工作可以加强档案的利用，对档案的收集、归类、分析进行不断地创新优化，使得信息获取更加的便捷高效，更加有利于不同企业之间进行合作发展。便捷高效地获取档案信息使企业能够及时地对经营战略进行相应的调整。实现企业利益的最大化，同时进一步促进了企业利用档案资料进行分析处理经营管理问题。只用将档案更好地利用才是实现档案管理的价值所在。

2 现存问题

1）思想观念陈旧。在传统的观念中档案管理工作是一项无关紧要的工作。档案管理人员在日常工作中所作的内容就是将企业中的档案文件做好收集、分类存放。对如何更好地在企业经营中使用这些档案资料，为企业的发展创新提供技术资料没有引起高度的重视，档案管理工作成为一种形式，没有充分发挥其重要的价值。在当下的社会环境中，企业单位需及时地掌握公司目前经营中存在问题，做出更加有利于企业发展的决定。如果仅仅只是将企业档案进行分类存放不能将其更好地使用服务于企业的发展，档案管理工作就失去了实际应用的价值。

2）管理人才缺乏。在档案管理工作的实际开展过程中，由于管理人员自身业务技能问题给档案管理工作带来了极大的不便。随着信息技术的高速发展，传统的管理方式已经不能满足当下对档案管理的需求，庞大的档案信息资料需要更加高效合理的管理方式进行管理。然而目前大多数档案管理人员所掌握的技能并不足以使其能够更好地处理当下所面对问题。管理环节中不仅需要管理人员掌握专业的技术能力而且仍需其通过采取更加有效的管理方法提高员工对档案管理工作的重视程度，主动积极地参与档案管理。然而大多数管理人员在实际工作中往往没有根据实际情况对自身的管理方式进行调整，导致档案管理工作未能取得预期成果。

3）管理不够规范。目前大多数企业的档案管理工作不够规范，虽然企业的文件制度对管理工作进行了详细的规定，然而在实际的运行环节中管理人员往往对文件规定的内容没有足够重视，更严重的根本没有执行相关管理事项。出现这种现象的原因是管理文件在制定的过程中没有结合档案管理过程中的实际情况，使得管理可操作性极差，部分管理措施根本无法应用到实际工作中。无法更好地使用管理方式管理人员便不再重视对文件的执行，形成一种恶性循环。除此之外管理人员在发现员工工作中存在的问题时未能及时进行处理，加强员工对档案管理所需技能的培训，导致员工在档案管理过程中经常出现各种错误。

3 工作策略

1）重视管理工作。档案管理能否实现其重要的价值意义与档案管理环节中每个参与人员的重视程度紧密相关。在实际的工作化解中部分员工没有充分意识到档案管理的重要性，未能主动积极地参与到管理环节中。为了更好地进行档案管理，需要提高员工对档案管理的意识，只有员工重视该项工作时其自身会更加投入到日常的工作中，避免工作中出现低级的失误，并且员工能够主动反思总结档案管理过程中存在的问题更好地结合实际情况提出自己的建议，促进了管理制度的创新。员工的重视程度提高有利于更好地执行企业单位的文件制度，使档案管理工作能够高效地开展。

2）提高员工素质。员工的综合素质对档案管理工作在具体执行环节能否取得好的效果起着决定性作用。随着信息数据的急剧扩增对档案管理员工所需的技能要求越来越高，需要员工不断地学习努力提高自身的专业技能才能在当前的环境中更好地完成档案管理工作。企业应加强员工技能的培训，通过内部的专业技能分享或者聘请相关专业人员对员工进行专项指导。员工需结合自身工作中面临的实际情况有针对性地选择相应的培训课程。企业单位需定期开展对员工专业技能的考核，使员工在考核的过程中及时发现自身所欠缺的专业技能，并进行强化训练提高。除了在专业技能上对员工进行培训提高，还应加强员工的个人修养让员工在与同事之间的工作配合上能够更加顺畅，在对管理人员制定的工作内容上能够坚决执行，并积极主动地参与到档案管理工作中。

3）创新管理方式。当前档案管理过程中面对的信息数据类型更加多样复杂，只有结合目前档案管理过程中存在的实际问题对管理方式进行创新才能够使档案管理工作更好地服务于企业单位的发展。面对传统的纸质档案及数字化信息数据需采取不同的管理方式，在档案的收集、分类、分析、使用环节中选择更加适合的管理方法提高各环节的工作效率，减少工作中出现问题的概率。创新管理方式使管理人员能够更加高效地对过程中的问题进行管控约束，能够制定更加有利于员工综合素质提升的管理规范，使员工的主人翁意识得到提高，员工更加主动参与到档案管理环节中为档案管理提出更加结合实际的创新建议。