行政事业单位档案管理科学化的思考

王 超

（平泉市财政局，河北 平泉 067500）

档案管理是事业单位内部管理的一部分，也在单位的发展建设当中发挥着积极作用。单位档案记录了，记载了单位发展建设当中的重要举措和历史节点，也保存了单位工作人员在单位发展建设当中做出的积极贡献。对档案资料进行科学管理和合理利用，有助于为单位总结成败得失，积极优化内部管理措施，提供有效依据，也能够为单位的战略制定和落实提供良好环境保障。档案管理科学化管理是一项系统工作，需要事业单位客观分析，档案工作中不科学现象，消除固步自封的发展状态，提出一系列科学化的档案管理措施，确保档案管理的效率和质量。

1 行政事业单位档案管理科学化的重要作用

档案管理是一项基础性强的工作内容，具备非常突出的服务性以及管理性特征，在行政事业单位的改革建设当中，有着不可忽视的积极作用。伴随信息化时代的到来，行政事业单位的改革工作也进入到了一个全新阶段，面对日益提高的教育改革要求怎样提升档案管理的科学化发展水平，助推单位的科学有序发展，已然成为当务之急。档案管理科学化是行政事业单位档案创新的必然选择，其作用主要体现在：一是适应信息化社会发展。在互联网和新媒体设备日益发展创新不断的情况下，人们的生活方式和以往相比发生了极大的变化。传统档案管理模式已然甚至是被时代淘汰，助推档案管理的系统规范以及网络化发展成为档案管理的新目标。在这样的情况下，我们有必要重视如今的社会与科技事业发展趋势，加大创新改进步伐，把提高档案管理科学化水平作为重点。二是促进并且保障行政事业单位高效有序运行。从本质上看，档案管理是行政事业单位发展史的载体，涵盖单位过去各个工作落实过程当中的真实情况。领导与单位决策者能够透过档案管理，掌握单位基本情况，在此基础之上调整以及确定出单位的创新发展战略。当然单位领导也可以发现优秀人才，提高人才选拔有效性。基层工作人员可以结合档案了解过去的工作状况，及时调控工作目标，促进自我发展和提高。三是助推行政事业单位深化改革。在行政事业单位改革进入到新阶段之后，政务、财务与人员公开成为新时期的必然要求，要达成这样的要求和目标，就需要构建科学民主的档案管理制度。通过科学化的档案管理，可以实现对单位发展状况的监督监管，也能够为单位在未来阶段的长效运行指引方向。

2 行政事业单位档案管理科学化的有效策略

1）完善档案管理制度。由于行政事业单位的档案记录了单位过去的发展历史和成败得失，所以不管是单位要进行未来的发展战略，都必须要把档案作为重要依据和信息来源。档案管理制度建设的重要性也由此体现出来，信息化时代档案管理除了要迎合时代发展潮流之外，还必须把科学化管理落到实处。科学化管理得以实现的基本条件就是制定科学全面和规范性强的档案管理制度，为档案管理的推进实施提供约束和保障条件。在档案管理制度的制定方面，行政事业单位首先需要对当前的工作现状进行研究，对国家针对行政事业单位档案管理的一系列制度规范进行深入研究和科学解读，在这之后还必须考虑到本单位档案管理的具体情况，确定出全面规范和科学的档案管理制度。需要特别注意的是，档案管理制度必须对单位领导有很强的约束力和指导作用，又能够对普通员工的工作行为起到一定的规范和指导作用，真正把责任明确到个人身上，落实考核制度。在制度的执行过程当中需要做好全面监控，一旦发现违法违规行为，必须严厉惩处。

2）促进管理的信息化。如今我们所处的社会是一个高度信息化社会，在这样的社会条件下，各项事业的发展都离不开对信息化社会的适应，哪怕是行政事业单位的档案管理，也需要加快信息化发展步伐。档案管理科学化的一项重要措施，就是实现档案管理的信息化，只有这样才能够给行政事业单位在新时期的创新改革指引明确方向，为单位的长远建设服务。信息化建设是一项系统工程，为了有效达成信息化建设目标，一方面行政事业单位需要在档案部门建设当中增加资金上的投入，并把资金用到现代技术设备的采购以及档案管理信息化系统的配备和优化设置方面。在配备了完善的硬件设施，比如计算机、扫描仪等之后，还必须根据单位档案管理情况，选用先进的档案管理信息化系统，并在软件的筛选环节充分考虑到性能和各个管理模块的安排。在建设了档案管理系统之后，需要及时导入档案信息，促进档案管理电子化和智能化处理，同时也确保档案利用的效率。另一方面，要把维护档案管理的安全作为重中之重，做好加密处理安装防火墙以及其他的信息防盗技术，并设置好系统的权限，维护信息 安全。

3）打造优良管理环境。行政事业单位作为重要的服务机构，在承担职能的同时，也必须把档案管理的落实作为重点，认清档案管理，在单位当下和未来发展当中扮演的角色，增加人力与财力上的投资，有效改善档案管理的相关条件，在优质和谐的档案工作环境当中，处理好档案管理的各个事务，为档案管理的科学化发展奠定基础。在建设良好档案管理环境方面，必须要做好如下几项工作：依照标准构建专用档案数据库，并配备专门的档案柜；配置消防灭火等设备，维护档案安全完整；把档案管理的工作室以及阅档室分离配备，以免相互影响；配备有专业完善的计算机网络设备，在档案管理科学化建设当中增加资金方面的投入，纠正不良工作态度，奠定档案管理的科学化发展根基。

4）培养科学管理人才。为了加快行政事业单位改革发展的步伐，为新时期单位的改革发展提供动力，必须在档案管理方面加大研究，建设高素质的档案管理工作团队，同时为档案管理科学化目标的达成提供一系列的保障条件。在档案管理人才的培养当中，需要将管理水平与专业技术水平作为重要考量内容，定期开展业务培训，提高档案管理人员对档案管理科学价值的认知，跟上时代发展的步伐，更新和了解更多的档案管理新技术与新手段，真正做到与时俱进。另一方面要做好对档案管理人员的思想政治教育，引导其形成良好的职业操守，强化责任感，改变过去工作当中敷衍应付的不良情况，始终明确各自的责任和使命，实现人尽其才，并维护整个队伍的稳定。

3 结语

随着当代科技的迅猛发展，我们逐步进入到一个全新的信息化时代，信息呈爆炸式增长，信息管理的难度和要求越来越高。但是行政事业单位对档案管理科学化的认知还没有到达一个较高的水平，所以需要行政事业单位适应，如今的信息化时代积极采取科学化措施提升档案管理的科学性，提高对信息化时代的适应能力，满足单位在新时期的改革建设要求。档案管理的科学化影响深远，且对档案管理工作的要求极高，需要完善管理制度，优化工作环境，也需要积极培育高素质的档案管理人才为提供多方面的支撑和保障。