保密档案管理工作中存在的问题及对策研究

2020-03-01邹昊轩

卷宗 2020年29期

邹昊轩

（国网东北分部，辽宁沈阳 110180）

时代的发展促进了信息的传播，人们能够在家中知晓当前的时事新闻。而技术的更新换代也为不法分子提供了便利，他们通过窃取信息来进行牟利，从而给企业带来巨大的经济损失。保密档案都是一些非常重要的文件，可能涉及未被发布的条例或者企业签署的合同信息。如果没有建立起相关的档案管理体系，就会在日常的工作中出现纰漏，从而造成机密信息的大规模泄露。这种情况也会对企业的公关形象造成影响，使企业在同行业的竞争当中处于下风，所获得的市场收益遭受巨大的冲击。

1 影响当前保密工作开展的问题

1.1 保密档案管理的方式太过陈旧

虽说时代在不断地的发展和进步，但是受到传统档案管理机制的影响，有很多的事业单位没有做出相关的改革，仍然是沿用传统的纸质档案的形式进行保存。如果在工作中需要调用这些档案，所要查阅的数量实在是太大了，会消耗大量的时间去翻阅查询，与当前部门应有的工作效率标准严重不符。这样效率极低的档案管理模式，虽说在之前的行政单位中扮演着较为重要的角色，随着时代的发展已经被淘汰了。事业单位的保密档案管理工作应该寻求向上发展，不应该停留在一成不变的传统模式上。而且保密档案中所包含的内容都很重要，这种管理模式容易出现文件的损坏和丢失，阻碍了事业单位保密档案管理工作的进行。

1.2 保密档案管理人员没有坚实的专业能力作为基础

档案管理工作并没有想象中的那么简单，它是需要有坚实的专业知识作为基础的。顾名思义保密档案中涵盖的都是非常重要的信息，如果稍有不慎就会造成这些信息的泄露，造成难以估计的经济损失和负面影响。如果档案信息的管理人员专业能力不够强，在遇到突发情况时难以及时做出应对。因为档案管理人员的专业水平与档案质量相挂钩，如果档案的管理人员没有足够的工作经验，或者是自己的专业能力达不到要求，就会严重阻碍保密档案管理工作的进行。包括档案信息管理人员的理论知识水准，以及是否拥有丰富的管理经验都是应该考虑的，否则就会给不法分子留下可乘之机。

1.3 目前的档案保密管理技术手段存在着很大的隐患

随着信息时代的进步与发展，电子政务的建设速度非常快，档案管理也逐渐进入到电子信息阶段。由于机密信息的运行方式发生了翻天覆地的变化，档案资料的载体也变得更加多样化和数字化，在一定程度上拔高了对档案管理工作的技术要求。虽说在档案保密方面的技术已经有所突破，但是在办公自动化设备中的应用并不完善，还有着很多的问题尚未解决。一旦工作人员出现了疏忽大意的情况，就会为这些机密资料的安全埋下隐患，出现严重的信息泄露状况。目前有些单位只顾进行新闻宣传，对于网上所发布的信息没有仔细地进行审核，很容易就会将一些敏感信息夹杂着发布出来。对于互联网设备的使用不当也会引起泄密，给党和国家造成非常大的损失。

1.4 管理人员没有形成相关的防范意识

档案管理工作涉及的领域非常广泛，主要是依托于严谨的措施对相关信息进行保密。有些单位的防范意识并不强，对自身档案的信息管理保密工作敷衍了事，将档案管理工作视为无关紧要的事情，没有归类在重点工作的范畴中。领导者任务档案只要安排专人进行管理就够了，存放在档案室是不会出现问题的，在需要的时候能进行查阅就可以了。这也造成了档案管理人员的保密意识淡薄，并没有意识到自己所肩负的职责。而且对于档案资料的保密协议也不够健全，会在档案的储存过程中出现鱼目混珠的情况。部分单位没有把机密文件筛选出来，出现了大量的资料丢失和内容泄露现象。

2 如何针对目前的保密档案管理工作作出改进

2.1 在单位内部加强档案保密工作的宣传

互联网的发展使保密工作的形势变得更加严峻，随着自媒体的广泛普及和应用，在不经意之间就会发生信息泄露的情况。因此要增强工作人员对于保密法治的认知，并在单位内部大力开展相关的档案保密宣传工作。各级政府和行政机关也要进行大力支持，只有不断推进保密法规的宣传，让档案管理人员认识到保密工作的重要性，才能引导档案管理工作人员做出正确的判断。

2.2 使保密档案管理制度能够得到落实

俗话说无规矩不成方圆，一定要在事业单位的行政工作中落实管理制度。而在目前的保密档案管理过程中，难免会有部分员工玩忽职守。当一些机密的档案信息遭到破坏和泄露时，对事业单位所造成损失是无法估量的。保密档案管理工作的核心就是工作态度严谨认真，只有员工的态度足够端正才不容易出现纰漏。所以在事业单位行政岗位的选拔过程中，一定要筛选掉那些粗心大意的人。只有落实相关的档案管理体制，狠抓员工工作态度不端正的情况，不定期地对档案管理工作抽查考核，才能够有效地改善当前保密档案管理中的不足。

2.3 不断对档案保密管理的技术手段进行更新

我国的信息技术研究在近些年取得了很大的突破，档案管理的形式也逐渐更新。例如多媒体和电子档案的保存不再受到局限，存储在硬盘或者相关的网络数据服务器，在需要的时候能够在最短的时间进行调阅。而为了应对日渐猖獗的高技术窃密手段，相关单位要切实对保密技术做出调整，以此来实现保密工作的现代化发展。管理人员还要增加在保密硬件方面的投入，对档案监控设备和保密专用检查工具进行创新，为机密文件提供更加可靠的安全保障。同时要在相关的计算机设备中安装安全系统，通过这些措施来设置文件访问的权限，以此来避免档案资料受到不法分子的窃取。

2.4 培养高素质的档案管理人员

档案信息的管理人员工作在事业单位信息管理的前线，他们的素质和质量不仅仅决定了档案管理工作的可靠性，还与档案管理的标准化和标准化能否顺利实现息息相关。在传统体制下，职位晋升的条件是拥有出色的业务能力，达到足够的资历阅历，再经过一段时间的试炼以后，就可以晋升为管理者和领导人。这种管理人员的选用很不严谨，而且具有很大的弊端。这些员工没有受到相应的档案信息管理方面的教育，没有管理经验，也没有经过相应的长期培训，就这样担任单位的管理人员是不行的。而且这样会让有能力的年轻人变得很少，限制了人才资源的利用。没有合理的引进人才制度，缺乏高新技术人才的局面难以得到改善，就无法利用新的科技手段紧跟发展的潮流。