加强企业档案管理的分析研究

徐加华

（莒县兴源水务有限公司，山东 日照 276500）

1 企业发展中档案管理所发挥的重要意义

在当下日益激烈的市场竞争下，企业想要获得长久稳定的发展，只仅仅凭借对生产力的提升来增加企业的盈利，这种方法是远远不能满足当下企业的发展需要的。所以说企业的工作管理对企业的发展有着极其重要的意义，企业想要得到更好的发展，需要充分对企业的情况进行综合的考虑，然而，在企业管理中企业的档案管理工作占据着重要的地位，对企业的经济效益提升有着积极的促进作用。企业档案管理水平也是对企业管理整体水平的反映。企业档案管理是对企业发展史的纪录，为企业在未来的发展中提供管理的依据。当下，随着信息技术的不断发展，企业档案管理的方式也发生了很大的变化，以往传统的管理方式已经不再适应当下的档案管理工作需求，因此，想要让企业的档案管理工作能够在企业的综合管理中发挥出其积极的作用，就需要对当下企业档案管理工作当中的特点以及规律进行充分的掌握。然后结合当下的信息技术，对档案管理工作的管理方式进行创新。目前，人们的办公方式已经转变为了无纸化办公和自动化办公的形式，与传统的办公形式相比较，在这环境下的档案管理工作中真多诸多文件的起草、归档等都与传统的档案管理方法有着很大的区别。当下档案的管理的工作主要依托的是磁盘进行保存。在后期的查阅中企业也可以通过终端设备轻松调取。

2 企业档案管理存在问题的原因

2.1 档案管理工作中缺乏专业的人才

从当下的企业档案管理现状不难看出，很多的企业档案管理岗位的工作人员都不是相关专业毕业的，自身也并不具备专业的档案管理理论知识。还有些企业甚至存在档案管理是兼职人员负责的，这些原因都会导致在企业的实际档案管理工作中，由于缺乏专业人才，导致档案管理混乱，很多企业存在着档案管理分散、查阅困难等问题，这就使得企业的档案管水平被大打折扣。例如，某企业档案管理工作的负责人为项目部门领导，各个部门整合自身的档案。因为存在分散管理，使得档案间的制约性和联系性较差，无形中加剧了档案流失 问题。

2.2 由于企业的日常办事流程中的自主性较大，导致企业档案管理政策性失控问题

由于各个企业其自身有着自己的特殊性，不乏很多企业由于效率因素而在一些重要事项中采用先审批进行办理。之后再对相关的手续资料进行补录登记。这种情况下，往往会出现由于审批手续不齐全，造成企业档案资料不完备遗失以及漏记的现象。对企业的方案管理工作带来不良的影响。

3 提升企业档案管理的有效措施

3.1 对档案管理的专业人才进行培养

首先，企业要积极的对相关的档案管理人员进行专业化的培养，积极的对当下信息技术发展背景下的信息化档案管理工作进行适应，在企业的档案管理岗位招聘的过程中，尽可能的聘请相关档案管理专业或者计算机专业的一些专业技术人才，再通过在企业内部组织档案管理的相关业务知识培训工作，使得企业档案管理人员可以尽快的对企业的档案管理工作进行熟悉，掌握企业的信息化档案管理流程。与此同时也要积极的对企业的在职员工进行当干管理专业技能的不断提升，企业要给予资金支持，和政策引导。要能给员工在第一时间进行档案管理的培训，结合企业自身的档案管理短板，组织有针对性的培训工作。在进行培训的过程中，要注意教学内容与实际工作相结合，使员工可以学以致用，将理论与实践进行结合，调动学院的学习积 极性。

3.2 对企业档案管理的信息化管理机制进行构建

第一，建立档案组织管理结构，在进行企业档案管理的时候，要建立独立的管理部门，实现企业档案管理工作的配合和协调，需要严格按照档案管理过长制度进行管理工作，档案管理人员要积极旅行其职责，企业档案管理部门是企业的重要信息集成中心，对企业档案管理相关信息的录入、管理流程等工作进行量化标准，对于档案管理中的访问权限以及访问密码设置等工作要有一个严格的管路制度，依靠合理科学的管理制度来开展企业的信息化档案管理工作，同时，企业的档案管理工作要服从企业主体，因此档案管理工作的开展，要以企业为核心，与企业的战略发展目标进行协调，帮助企业实现更好的 发展。

3.3 在企业档案管理工作中要积极培养员工的创新意识

企业档案管理部门是企业管理中的重要组成部分，因此，必须要具备创新精神，树立创新意识。在适应当下信息化发展要求的背景下，企业的档案管理者要对本企业的档案管理制度进行完善、不断的对其进行创新。以期更好的适应企业的发展需要，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入各业务系统，重组文件、档案工作的业务流程，同时有效地监督文件形成和维护，从而实现对电子文件的超前控制和全过程管理。保证企业项目档案清晰地排列在系统中，可以方便快捷地供企业查询使用，为企业通过高效率地使用项目档案提高企业工作效率进而提高经济效益，最终促进企业的发展。

4 结束语

综上所述，在当下的信息技术快速发展的新形势下，积极的做好企业的档案管理工作，可以更好的推动企业的档案管理不断向着合理化、规范化的发展方向发展，对企业的管理经营质量进行提升，从而使得企业的市场竞争力增强，在企业档案管理工作中，首先要转变传统的管理观念，要提升档案管理的重视程度，积极搭建企业档案管理信息化的工作平台，同时，要度档案管理的制度不断进行完善，不断的对企业档案管理的人才队伍进行加强，做好员工的培训和培养，不断对员工的职业素养和专业技能进行提升。从而对企业的档案管理工作提供动力支持。充分发挥档案管理在企业经营管理中的工作职能，进而促进企业的可持续发展。