高等职业院校专业教学档案管理建设的主要对策探究

裴 营

（辽宁铁道职业技术学院，辽宁 锦州 121000）

高等职业院校教学档案是高校在教学管理和教学活动中直接形成的具有保存价值的，按照一定的归档制度保管的文件、 图表、 声像等不同载体的文件材料的总和，记录了学校教学活动以及方法等各项内容，它反映了教学管理的整个过程，是衡量高职院校教学管理水平和教学质量的重要标志和主要载体。但是根据目前教学档案管理现状来看，高职院校教学档案管理涉及范围较为广泛，在档案具体归档过程中存在诸多问题。所以必须要增强教学档案的有效管理，激活档案保存中的信息资料，切实增强档案的服务能力，这既是高职院校持续健康发展的迫切需要，也是高职院校档案管理编研工作者需要深入研究的一项课题。

1 高职院校教学档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作重视度不足

当前高职院校发展正由规模扩展向质量和内涵建设转变，人才队伍建设、 高职教学改革、 校企合作和学生创业就业等，是高职院校高度重视和发展的重点。学校在档案管理工作中人力、 物力、 财力等方面存在匮乏现象，导致档案建设、投入以及信息化建设水平相对较差。由于当前职业院校教学档案管理工作大多都是转行或兼职来从事此类工作的人员，所以在档案工作过程当中专业程度和严谨程度相对不够，在档案管理当中易出现漏发或误发的状态，并且在档案转移时也难以按照科学的机制来进行定期的转移和整理，从而造成档案丢失事件的发生。因此，高职院校亟需提高对档案管理工作的重视程度。

1.2 档案管理规范有所缺失

部分高职院校缺乏有效的档案管理规范，不能给予教学档案管理提供明确的指导性意见，无法细分工作流程，导致具体工作人员在档案归档中职责不明确。在实际管理过程当中，负责教学档案管理的人员难以树立科学的管理方法和工作理念。同时由于缺乏有效的教学档案管理指导规范，难以提高教学档案管理工作效率和质量。

1.3 档案开发力度不够

当前部分高职院校在档案管理中主要采用了教学档案封闭管理模式，阻碍了单位之间的交流沟通，难以有效推广教学经验以及教学方法。大部分档案管理工作人员在工作过程当中并没有充分的对档案的使用价值进行科学性的分析，以至于档案价值并没有被合理性的开发和应用。例如，很多院校档案管理工作人员在实际工作过程当中，并没有针对学生的毕业后状况进行及时的更新以及档案的整理，所以学校在进行学科拓展和创新过程当中，可供借鉴的档案相对较少，失去一定的参照比重，难以有效的开发档案的利用价值。

2 加强高等职业院校专业教学档案建设的主要对策

当前高职院校进入内涵建设发展的新阶段，进一步加强档案工作尤其是教学档案工作建设，对于提升档案工作建设水平，更好发挥学校史料留存作用具有重要意义。要做好专业教学档案建设工作，需要在高度重视档案工作、 加强档案队伍建设、 明确档案建设规范、 加大档案编研开发与应用等，发挥高职院校教学档案管理工作的重要价值。

2.1 提高对教学档案管理工作的重视程度

首先，高职院校领导要进一步提高对档案工作尤其是教学档案工作的重视程度。在资金投入、 专业人员配备给予保证，同时在日常工作中加大档案工作关注度和研究深度。其次，为了进一步促进高等职业院校教学档案管理工作的有效开展，应当切实加强档案管理宣传力度，加强专业管理人员以及师生的教育引导，广泛关注档案工作，使人们正确认识到教学档案管理中的重要作用。同时管理人员也应当将教学档案管理融入到重要事项中有效开展。学校既要加强档案管理以及人力物力的有效投入，更要完善硬件设施，加强信息化建设，激发工作人员的主观能动性，培养具有专业能力的管理人才。再次，应当有效改善档案管理工作环境，构建完善的硬件条件，结合档案管理需求，加强基础档案建设，通过配备专门档案室以及阅览室，安排人力物力以及各项资源，确保档案管理工作系统化发展。能够将电子档案的行程归档以及利用融入到档案管理工作范畴，应用电子数据库将纸质档案逐步转向为电子档案，构建全新的档案管理系统，有助于推动档案信息化建设流程。同时，通过构建统一的档案立档标准，有效改善多头管理现象，进一步规范档案管理流程，加强合理监督与制约，可以建立与本校可操作的档案管理制度体系，实现档案资料的再利用以及再创造。

2.2 创建有效的管理规范

首先，高等职业院校必须结合自身的实际创建科学有效的教学档案管理规范，进一步保障教学档案管理工作的可用性以及有序性，制定完善的操作规范，保障档案管理工作的正确性和及时性，明确工作人员的工作责任和任务划分，确保档案管理工作科学有序开展。同时，要结合学校实际构建科学完善的档案激励约束机制，对于在档案工作中业绩突出的部门和人员给予合理的奖励。其次，加强档案尤其是教学档案信息化建设和管理，确保电子档案及时归档，才能够提高工作效率与质量。随着高职院校办学规模的不断扩大，日常教学管理、 学生管理等工作任务增加，产生的各类档案不断增多，档案管理的内容和形式多种多样，各类文件、 制度、 成绩以及学生档案数量急剧增加，所以档案管理人员在管理过程当中，要借助现代化的管理方法，创新档案管理思维利用电子化的管理形式，开拓档案管理软件，既能够有效的应用档案，又能够使档案查阅变得更加高效。同时，将档案信息变得更加透明和合理，将资源共享，能够加快各部门的协同性和系统性有效的推进档案管理，数字化的发展提升档案管理安全性和保密性。

2.3 加强教学档案开发利用

首先，教学档案管理工作必须要实现网络化与信息化发展有效应用信息技术，对于档案资料进行合理分析，实现电子归档，既能够完善服务水平，也能够便于师生使用。所以，高职院校必须要正确认识到档案管理工作重要性，提出发展纲要、 工作措施，能够对于档案工作人员进行详细规范的责任考核，加强档案编写工作，实现教学档案管理系统化，准确拿捏教学改革以及发展的档案资料。其次，通过创建电子信息共享平台，便于师生共同寻找资料，从而提高教学综合水平，也能够促进教学档案的有效开发。通过应用计算机网络系统，能够实现档案管理工作的动态化监控功能以及现代化建设，形成信息资源共享综合管理平台，形成环环紧扣的工作流水线，将多个部门的工作利益有效连接从而提高专业教学档案管理工作地位与质量。再次，学校档案管理部门要强化广大师生档案管理意识，通过提高师生的档案管理工作效率并且积极的宣传管理工作的重要性，使教师在档案管理当中要具备科学的档案管理意识，有效的提高学校档案管理人员工作的热情和主动性。只有强化档案的开发效率科学的利用档案健全档案管理制度，提升教育教学的先进性和科学性。

2.4 提高档案工作人员专业素养

首先，增强档案管理工作人员专业水平以及综合素养，加强专业教学档案管理工作队伍建设。通过选拔业务较强，政治思想过硬的工作人员，参与档案管理工作，避免身兼数职等现象。教育引导档案工作人员爱岗敬业，做好档案收集与保管工作，提供优质服务。既要有效掌握相关政策规定，明确工作内容以及相关要求，更要具备扎实的知识功底，熟悉步骤和实际操作水平，熟练掌握专业教学档案资料的鉴别分配以及装订工作。只有提高档案管理工作者在工作过程当中的严谨性，才能够使档案管理工作变得更加高效。其次，了解国家档案管理工作各项规章制度，及时进行档案管理上的调整和优化，使档案管理工作更加科学严谨，既能够丰富档案管理工作当中的创新性，又能够提高档案管理工作的严谨性。再次，学校加强档案管理人员的专业培训以及业务考核，对于年轻工作人员进行帮扶和引导，加强档案专业教育培训，同时融合年轻工作人员的先进思想态度，应用科学技术进行合理指导，提高专业教学档案管理的信息化水平，促进学校教学档案管理工作的有效建设，更好的适应时代发展，提高档案的应用价值与质量。