浅谈计算机信息处理技术在办公自动化中的应用及发展趋势

2020-02-28刘艳杰

经济技术协作信息 2020年26期

◎刘艳杰

任何行业的办公都需要对信息进行处理，也就是对信息进行收集、整理、传输。由于目前社会进程的不断加快，人们需要面对和处理的信息量也在不断的庞大，面对着庞大的信息量，传统的信息处理手段已经不能够满足人们的需求。计算机的发展推动了信息技术的发展，极大的促进了企事业单位的办公效率，改变了办公信息的处理模式，特别是推动了基于信息处理技术的办公自动化系统的发展，办公自动化系统已经逐渐成为现代办公的主要工具和手段之一。企业为了提高效率，都在大量引进办公自动化技术，办公自动化的使用，可以优化单位管理组织结构，有效调整管理体制和办公协调能力，决策的一致性也得到加强，这些优势都可以让办公效率大大提高。从以上能够看到，正是由于计算机极其网络技术的不断创新和进步，改变了以往社会不同生产和消费领域人们的信息处理方式，使人们处于一个效能更高的环境中。

一、信息技术与办公自动化

信息技术是研究信息的获取、传输、处理、检测、分析和利用的技术，主要用于管理和处理信息，由传感技术、计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，常被称为“信息和通信技术”，有时也叫做“现代信息技术”。办公自动化是在计算机技术、网络技术基础上发展起来的，办公自动化是集计算机技术、网路技术、通信技术、行为科学及组织科学等组成的现代化技术为一体新型技术。办公自动化是利用现代化技术和设备将现实生活中的办公活动真实的展现出来，并由相应的工作人员和现代化设备共同组成活动和目的的人机处理系统，这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必要软件都需齐备。

计算机办公自动化之所以在当前有着广泛的应用，主要就是其自身的作用比较突出，通过计算机自动化能够构建内部的通信平台，使得内部通信及信息交流以快捷通畅的方式得以体现。同时也要能够实现工作当中的流程自动化，其中主要体现在跟踪以及实时监控等协同工作间的问题，对公文的处理收发文等，进而来提升单位协同工作效率。另外还能够构建信息的发布平台，最终实现文档管理的自动化。除此之外对信息的集成以及办公的辅助对分布式办公的实现等都有着重要的促进作用，其中最为主要的就是分布式的办公，这样能够对工作的正常运行起到保障作用，从而在一方出现了问题的情况下不影响其它的工作。

二、计算机办公自动化发展现状及趋势分析

计算机办公自动化的发展过程中还存有诸多问题有待解决，主要体现在对计算机办公自动化的全面认识还不够，只是将其理解为智能化的先进办公设备来对工作效率进行提高，没有将其为领导的决策提供精确依据得到重视。对自动化的基础没有得到充分的重视，另外在计算机办公自动化的功能的了解程度方面还有待进一步加强，没有对其实际的基础管理得到充分重视，这对于其核心的层面没有得到重视。然后就是在计算机办公自动化的技术层面还比较欠缺，并且在管理过程中对硬件较为重视，而对于软件的更新却忽略了，这样就对计算机办公自动化的健康发展形成了很大的阻碍。

针对计算机办公自动化发展中的问题，要能结合实际进行加强解决，要能够构建统一办公信息管理平台。这是计算机办公自动化应用当中较为重要的内容，对其办公的平台进行完善能对实现办公信息的交流及共享等方面的实现有着重要促进作用。而针对有着较大规模及分支结构相对比较多的企业进行构建统一完善的办公信息管理平台就更加重要，这样能够在统一监督及对整体管理水平的提高的实现有着重要推动作用。

另外就是要能够在组织实施上将传统工业项目的管理体制要向产品化及专业化的实施体制转变，还要能够对办公需求开发相应文档管理系统，并要在文档管理功能实现过程中创新其便捷性，将简单及便捷的优势特征得到充分的体现，并对相关木马文件及网络病毒的防范功能进一步的加强。与此同时要能构建对计算机办公自动化平台相适应的监督机制，进而提升办公的规范性，对办公人员的责任心也能够得到有效加强。

计算机办公自动化在今后的发展中，对复合型人才的培养将会成为重要的方向，由于计算机自动化办公自身有着较强的专业性及技术性，所以在每个环节都要能得到娴熟的操作，这就需要将计算机办公自动化系统及实际的工作有机结合。只有在有能力的技术人才以及专业化人才的基础上才能进一步的促进计算机自动化的充分作用发挥，也只有在专业知识上比较精通的人员才能推动计算机办公自动化的持久发展。

计算机办公自动化的发展在自动化的设备方面的性价比大幅提升也是重要的发展趋势，这些都有赖于通信技术的发展及计算机技术的发展，这样就能不断有新的技术得以推出。另外在人机交互的界面方面也将会进一步的得到完善，操作系统的进一步优化使其直观性及形象性有着很大程度提升，这对办公自动化技术的推广应用有着重要的促进作用。同时在系统的集成技术方面的发展也会有进一步的突破，在计算机系统的开放性及兼容性方面的加强，使得软硬件的集成就变得更加方便。

最后就是计算机办公自动化的发展将会向着更加人性化的方向进行实现。由于办公自动化在功能上较为简单，所以在使用中就对直接操作方面比较也比较容易，这些方面的优势使得在实际的发展过程中成了办公自动化的显著特征。在不断的优化发展过程中，这一方面的优势将会进一步的提升，计算机办公自动化的技术应用将更加人性化。

三、办公自动化软件开发的方向

办公自动化软件是企业信息化建设的重要组成部分，对于技术方案的要求通常也比较高，在当前的产业互联网时代，办公软件在技术方面有以下三个重要的发展趋势：第一：办公软件云端化。随着云计算的落地应用，目前大量的办公软件已经逐渐完成了云端化改造，在云计算技术的支撑下，办公软件也有了更好的使用体验。通过云端化改造，办公软件能够进一步打破传统的“信息孤岛”问题，从而提升办公软件的可用性。第二：办公软件平台化。产业互联网时代是平台化时代，办公软件目前也在逐渐向平台化方向发展，这导致办公软件的功能边界在不断拓展，同时也能够整合更多的资源。第三：办公软件智能化。智能化办公也是当前一个重要的发展趋势，在云计算、大数据和人工智能技术的推动下，办公软件的智能化能够在很大程度上降低职场人的工作难度，这是智能化办公软件一个重要的优势。