办公流程标准化在提升企业管理水平中的作用

◎ 原晓令

一、什么是办公流程标准化

办公流程标准化是在公司管理模板标准化，分类编码标准化、图形标识标准化、生产管理标准化、质量管理标准化的基础上，以办公信息系统为平台，开发建设涵盖各个岗位和主要管理业务的办公流程，公司的各个业务运转全部通过信息化系统以流程的形式运转完成。

对财务核算和预算分析、物资和仓储、人力资源、生产运行系统的运行数据，在办公系统在同一入口、同时运行、同口径考核。同一入口即登录端口统一为办公信息系统；同时运行即运行业务系统同时以流程记录，同一出口即考核评价标准统一，以系统计分结果为准。

1.日常业务流程化。

公司标准化体系建设了包括党建、安全、经营、施工、管理等事项共943个流程，在日常业务流程全覆盖的基础上，突出了采购、预算、市场经营等重点核心内容，建成了有机联系的业务网络。

2.维修工艺图示化。

标准化体系编制了工艺标准化手册，对维修班前班后安全技术交底提出了标准，共编制标准化维修图示化工艺流程89个。通过维修工艺图示化，对设备运行、设施安全、保障措施以图示直观展现，提高了风险防范和隐患排查能力。

3.区域功能可视化。

标准化体系规定了船舶三级管理对象区域标识的标准，以标识、标牌、标线、操作规程、须知为支撑，在流程中体现图片化展示区域功能并进行管理。截至目前，标准化体系共编制了47个可视化标准流程。

4.船舶操作规范化。

全面标准化体系设定了船舶航行操作、主要机械设备操作、消防救生设备操作规程，编制了36个操作工艺流程，要求船员严格按照标准化规范操作，达到了船舶操作规范化的效果。

5.船容船貌整洁化。

全面标准化体系对船容船貌提出明确要求和标准，编制了53个标准化流程，实现了船员工作和生活区清洁、整齐。

目前标准化体系覆盖了公司业务运转、决策支持、工艺工序、区域管理、操作规范等主控要素，实现了公司资源量化基础上的优化。

二、办公流程标准化在提升企业管理水平中发挥的作用

1.直观有效的决策支持。

办公业务全部实现流程化，从员工发起流程，按流程节点的要求说清楚动因和依据，上传支持材料，逐级审核，按分工完成职责内的表单填写和材料上传，信息完整直观反映到上层，决策的依据通过流程可以追溯到最底层，实现了最直观有效的决策支持。

2.精准统一的业务指导。

办公流程标准化通过将业务工作的规则分解为详细的步骤，将制度规范、管理要求落实到表单控制，对完成时间加以限制和提醒，员工在什么岗位上做什么事都有较为客观、合理的工作流程指导，只要是这个岗位、这个角色，他所带来的经验、积累、资源也会通过流程固化下来，新员工通过标准化流程可以很快适应岗位要求。

3.客观公正的业绩考量。

借助标准化流程办公，对员工工作业绩以流程的数量和质量作为考核指标。流程按对公司管理提升、经营保障的贡献分类，每一类赋予相应的分值，流程中各个步骤又有权重分，对职业判断、技术水平依赖高的步骤权重分高，相应的其他动作权重较低一些，比如审核类、审阅类权重较低，传阅、归档、请假等步骤为0权重。

在办公系统中驳、退、返均作为负值指标计入考核。

业务人员在其他系统中录入和操作会换算成相应步骤在OA系统记录，如财务会计填制凭证、审核报表、转账结算；物资采购编制采购计划、寻找供应商；市场人员搜集招标信息、编制标书和方案；安全部门开展体系检查、收集体系文件，这些数据全部换算成标准化办公流程，同样赋予分值和权重。

4.闭环严密的运行管理。

标准化体系通过流程的运转和相互嵌套，实现公司事务运转的闭环化，即PDCA管理循环。

通过标准化体系将业务流程化、措施具体化，行为标准化，员工形成围绕事项工作的全过程闭环管理。

任务运转闭环化、风险控制过程化，实现了以公司任务为大循环，团队任务、员工任务为逐级向下的循环，上一级循环是下一级循环的依据，下一级循环为上级循环的贯彻落实具体化，公司各项工作有机联系，实现目标一致、团队协作、沟通顺畅。

5.标准化平台实现了内控有效支持。

以合理的控制措施将风险控制在可承受度内，是内部控制的主要职能。标准化的系统平台提供了内控措施的有效支持：

流程设计符合内控要求：按职能分工和权限分配，结合不相容职务分离的控制要求，在决策与执行、采购方案与采购执行、施工计划与组织、施工组织与竣工验收等环节绑定相应的角色，根据公司授权体系，设计审核审批流程，根据投标经营复盘流程实现

6.流程运行与制度建设相辅相成。

制度与流程的关系，如同实体法和程序法的关系。制度是实体法，规定了具体的权利义务，而流程好比程序法，规定了制度中所要遵循的程序。

公司的规章制度以流程的形式形成约束节点、控制指标，流程化的工作以制度来保障，又避免了流程随意、步骤无序和授权无控。

在标准化流程的运转过程中又会发现有些制度与现实不符、难以执行等漏洞，这时候需要反过来修改制度、细化制度、补充制度，形成由制度建流程，由流程改制度的良好循环。

三、不折不扣执行标准化，实现企业管理智能升级

标准化并不是高端深奥的科技成果，而是严格的管理手段和管理思路。

四、结束语

全面标准化体系建设是以高标准高要求实现企业高效、规矩运行为目标，达到资源配置数字化、运行管理智能化。为保证标准化体系顺利推进，通过优化工作流程，对标国家标准，广泛收集其它领域成果，形成同一口径制定标准，通过持续监督检查，及时修改和补充体系标准。这一从管理哲学、制度架构到业务功能实现的，层次清晰、稳态动态融合的标准化办公流程，成为公司全面开拓市场，提升运营能力和水平，增强抵御风险的能力有效治理工具。