关于殡葬档案管理信息化建设的思考

2020-02-28单少启

卷宗 2020年36期

单少启

（吉林省白城市通榆县殡仪馆，吉林白城 137000）

殡葬档案管理人员数量有限，面对每日剧增的档案信息数量，使得工作劳度、强度不断提升。在这样的环境下催化了殡葬档案信息化管理理念应运而生，促进了档案管理人员工作效率、质量提升的同时，减少由于档案信息过多而产生的工作失误。

1 殡葬档案信息化管理意义

传统殡葬档案管理过程中，档案管理都是以纸质文档的方式留存，种种因素的影响会导致殡葬档案丢失，无法保证档案的安全性。因此，在信息时代下的殡葬档案管理人员可以借助信息技术手段，将档案进行信息化管理，减少纸质档案的数量，同时也减少了纸张的浪费。此外，在互联网时代下的人们，无论是在生活还是学习中，依托现代网络信息技术发展都为自己带来一定的积极影响。殡葬在档案管理工作中融入现代网络信息技术是殡葬档案管理发展的必要手段，更是实现殡葬档案管理信息化和现代化的重要工具。

2 殡葬档案信息化建设措施

2.1 加强硬件设施、软件系统建设

信息化以计算机硬件设施作为载体，殡仪馆要建立与完善性信息化管理制度以及各项信息化殡葬档案管理规定，定期、不定期对殡葬内计算机进行保养和维护。计算机出现问题且工作人员不能有效解决的时候，要及时上报，并请专业人士维修，以免殡葬人员维修失误对计算机造成二次伤害，延误档案管理工作的正常运行。根据现状不难发现，计算机一类的电子类产品会在短时间内不断更新硬件设施，这些情况都要求殡葬在计算机的使用上做一些具体规定，比如规定计算机的使用时限，超过规定时限要及时更新，保持硬件设备设施的先进性。此外，管理人员需要运用相关的软件系统去整理档案信息，而软件系统会随着人们的要求增多而不断发生变化，殡葬要跟紧最新的软件系统，使得档案信息管理的质量可以不断地提升。与此同时，软件系统在更新的时候可能会和殡葬之前使用的系统有很大差别，此时，殡葬在更新系统后，要请相关专业人员对殡葬内的档案管理相关人员进行相应的培训，使得他们可以认识和了解新系统的各种功能，并达到熟练使用的效果。

2.2 培养殡葬档案管理人才

我国殡仪馆对信息化管理方面的人才逐渐有了更大的需求，这要求档案管理的相关人员能够摒弃传统的管理理念和管理方式，并努力学习丰富的信息化管理方面的知识，同时要将档案管理相关工作从纸质化办公方式朝着计算机网络办公方向发展，并能够快速独立地完成网络收集、整理以及编辑等一系列档案管理工作。与此同时，管理层要不断增强人才培养意识，殡葬档案管理人员也要树立与时俱进和终身学习的观念，跟紧档案管理信息化发展的步伐，唯有员工自身努力才能实现党管管理信息化人才培养的目标。此外，档案管理方面的人才有着一定的标准，首先必须具备丰富的相关信息化知识，其次是能够熟练应用网络信息技术完成殡葬档案管理相关工作，实现理论与实践的结合，最后，是要实现信息化管理的真正价值。档案管理更多是为了殡葬整体服务的，各个部门对于档案的内容、形式等多方面的要求都有所差异，这就需要档案管理相关人员积极主动地去和殡葬其它部门的人员进行沟通和交流，深入调查和了解殡葬各个部门在档案信息方面的需求，并且虚心听取他人提出的有关档案管理的有效建议和意见。

2.3 建立档案信息化管理系统

在殡葬档案管理工作过程中，应用信息化的观念可以有效促进管理工作效率的提升，其中不仅包括档案管理工作的信息化，还包括运用档案的信息化。建立健全一个殡葬档案信息化管理系统，可以保证一定范围内的公开档案资源共享，也可以保证隐私档案的保密性，同时更可以使得管理工作质量和效率提高不止一个层次。在建立殡葬档案信息化管理系统的同时要格外注重系统的开放性能，这涉及相关管理人员是否能实现办公自动化的系统与这个系统之间的有效融合，管理人员需要将办公自动化中建立的相关数据信息转移到殡葬档案信息化管理系统之中，并且能够将信息化管理系统中的相关档案信息进行有效提取并移动到需要的位置，以达到管理工作质量的提高。