浅谈如何做好疾病预防控制中心档案管理工作
2020-02-28司爱华
司爱华
(山东省莱阳市疾病预防控制中心,山东 莱阳 265200)
随着现阶段我国医疗科技水平的快速发展和社会对医疗资源需求的增大,医院需要提升医院的档案管理能力和档案管理要求,需要在医院档案管理过程中通过档案管理创新来实现精细化管理,这样就可以缓解当前社会对医疗资源的迫切需求。在新时代发展阶段,医院通过结合时代发展理念,优化医院内部结构,以档案管理创新提高医院档案服务能力,来进一步提升医院的整体协调性,从而有效的控制医疗成本,满足当前社会的就医需求。
1 疾病预防控制机构档案管理的重要性
对于现有的疾控中心而言,档案管理质量的高低直接决定了疾病预测、疾病分析和疾病预防控制工作的实际效果,进一步提高我国疾病预防控制工作的水平,造福社会。正如组织对公众的重要性一样,档案管理同样重要。文献学研究不仅能为某些疾病的发生流行提供参考,而且能为今后的疾病控制提供有力的借鉴和示范。在这一部分中,面对不同程度的爆发,将会有一种参照,使档案能更好地为现在和未来的各种事件服务。
2 疾控中心档案管理现状
2.1 档案管理意识不变
目前,我国档案工作者对档案的认识有明显差距,有的档案工作者在档案信息管理过程中观念淡薄。此外,档案部门并非疾控中心的核心部门,档案工作人员话语权较弱,这也减少了对干部档案和疾病档案的管理,更应引起重视。与此同时,一些地级市的档案部门还没有建立。
2.2 基础设施建设
由于开发资金有限,部分疾控中心无法投入大量资金用于档案管理硬件设施信息化建设。疾病预防控制中心文件种类增多,干部文件和疾病文件经常丢失。
2.3 档案管理中经常出现的安全问题
因为疾控中心的档案资料种类繁多,不仅包括传染病、艾滋病、地方病,而且包括流行病学调查和监测、公共卫生应急处置、免疫规划等方面的档案资料,具有高度机密性,一旦受到外界攻击,档案资料的安全性将大大降低。
3 加强疾控中心档案管理工作的措施
3.1 明确疾控中心档案管理系统模式建立
明确档案的记录标准和分类标准,使档案工作符合标准,按标准服务,确保文档一致性,降低文档失真率。另外,要定期检查档案,建立责任制,明确工作责任,对丢失、错报等情况要逐一调查,有效约束档案管理者的工作行为。传统中疾控中心内部医务人员在查阅档案管理的过程中,这样由档案管理人员在场提供相应的纸质资料。但是现阶段通过在档案管理中实现一体化的管理,疾控中心在文件管理过程中并可以每一个文件将每一个文件的形成进行统一发放和归档,同时通过PDM系统或是OA系统就可以将疾控中心内部的所有档案管理进行集成,然后完成归档发放功能,从而实现对档案管理系统进行统一的规范管理。这样医务人员并可以在查询档案的过程中不受时间和空间的限制,在任何一地点、任何一时间内都可以通过网络获取自己所需求的相应档案管理。
3.2 疾控中心档案管理模式中融入了智能化系统
我国疾控中心传统的档案管理模式主要是通过对档案管理中的信息进行按照目录、卷宗、案卷、文件等4个层次组织成树状的结构,通过这种方法对信息进行储存和管理,虽然具有内容上的一定逻辑性和连续性。但是在信息的具体查找过程中,当然管理人员只能通过相似的内容进行大概的寻找。但是现阶段通过在档案管理服务模式中融入了智能化的系统,就可以在疾控中心中建立起数字化的信息管理模式,从而将疾控中心中的内部信息文件建立成多种连接,将每一份文件中的信息节点形成多元化的网状结构,这样文件与文件之间便会产生内容上的近似连接,而可以在排序的过程中有序地将档案管理的信息进行排列。这样信息利用者在疾控中心进行查阅的过程中,只需要在操作系统上输入一个检索要求便可以将有关的数据文件进行全部检索,大大的提高信息利用者在疾控中心中寻求信息过程中的工作效率。
3.3 加强疾控中心档案资料管理
运用现代信息技术,争取单位和同事的支持,不断加强与领导的沟通,使档案信息管理家喻户晓、人人皆知;要积极推进档案信息化建设,使档案工作成为一项全局性工作。与传统的手工管理不同,档案管理是利用计算机信息技术,创新档案管理,处理各种档案信息。为确保档案管理信息系统的顺利开展,应建立档案管理信息系统,完善、强化其功能,使档案资源共享更加方便,尽可能以高精度的形式完成档案的填写。建立规范、科学、严密的档案制度,利用信息系统管理文件,记录问题,明确格式和内容标准。需要生成信息的元素。明确患者提出的重要信息的可读性,确保信息的安全性和机密性,严格审查指定专家提交的信息。不完整、不准确的资料登记,不符合要求的资料不予受理,重新登记。
3.4 综合型档案管理人才的日常培养
档案管理人员的培训应采取集中培训的方式,在疾控机构,通过对现有档案管理人员进行计算机相关知识培训,使他们掌握计算机相关知识、专业信息处理能力和档案管理知识,并能熟练应用于档案管理工作。
4 结束语
总之,疾病预防控制设施的文件管理是有效实施疾病预防控制设施文件管理的重要保证,也是提高其社会效果的重要保证,因此需要对疾控中心进行持续管理。尽管如此,我国科技水平不断革新和提高,档案管理还存在很多问题和不足。尤其在防治机构的信息管理方面:注重病区档案管理,不断改进档案管理模式,提高档案管理信息化水平,合理规划档案管理工作,提高病区机构整体效率。