企业科技档案管理工作完善路径探讨

王中慧

（中车长春轨道客车股份有限公司，吉林 长春 130000）

企业科技档案是指企业在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的具有保存价值的文字材料、图表、照片、视音频等科技文件材料。科技档案作为企业日常生产、经营管理和科研创新的重要成果，做好科技档案管理，助力企业提升科研实力，促进生产技术更新换代，逐步建立符合新时代特点和要求现代企业制度，等发挥着重要作用。

1 企业科技档案管理特点

1）专业性。企业科技档案最显著的特点便是其专业性。这里的专业性，既指其形成的领域具有专业性，也指其内容性质方面呈现出专业性特点。前者，科学技术档案与人事档案、文书档案等一般档案有着明显区别，为此，国家档案局、国家科学技术委员会等部门联合发文，专门制定《科学技术档案工作条例》，用以指导科技档案管理，成为科技档案科学管理的重要依据。后者，科技档案分类、整理，以及科技档案馆组建等等，与其他档案管理都有着明显差异。

2）多样性。科技档案种类多元化，类型多样性是其另一重要特点。各种档案中，科学技术档案类型最为复杂、种类最为繁多。由于企业生产、经营、管理、基建、科研等活动的专业性，导致科技档案在种类上具有多元化特点。如生产技术类、基本建设类、设备仪器类、科学技术类、专门性质类等等科研档案。类型来看，包括图样类、文字材料类、非纸质载体类，以及其他类等等。其中，图样类科技档案又可分为机械制造业图样、建筑业等等。

3）成套性。企业科技档案是围绕某个独立科研项目、基本建设或生产技术而整理和收集具有一定内在规律性科技文件资料，某个独立科研项目在各个阶段、程序之间所形成的文件资料有其内在联系性，且密不可分，只有将这些展现内在规律特点的、具有保存价值的文件资料收集齐整，才能准确反映科研项目的全过程，因此，成套性是科研档案又一重要特点，也是指导科技档案收集、整理、保管的重要因素之一。

4）现实性。企业科技档案又一显著特点是其具有较强的现实功能性，与人事等其他门类档案相比，科技档案蕴含着丰富的知识性、实用性和科技性，在知识储备、情报功能，以及促进生产力发展和企业经济效益的提升等等，都发挥着重要的现实促进作用。

2 企业科技档案管理原则

1）效益原则。所谓效益原则，就是指企业在管理科技档案过程中，要围绕企业的经济效益、社会效益，在做好科技档案资料收集、整理、归档的基础上，更加重视其信息资源的开发和利用，使“死档案”变为“活档案”，围绕着企业的生产、经营和管理一线需要，抓好科技档案资源的管理，并通过档案信息资源挖掘，助力企业新技术革新，实现经济效益与社会效益的有机统一。

2）主体原则。企业科技档案管理要围绕“需求主体”，尤其是在激烈的市场竞争体制下，企业作为市场竞争的主体，科技发展的主体和科技档案信息资源利用的主体，作为一名企业档案管理者，要始终围绕企业的生产技术、经营管理等，突出企业科技档案在壮大企业科技实力、增强企业市场竞争力中发挥出应有作用。

3）实践原则。企业科技档案管理工作是一项实践性很强的工作，来源于企业科技研发实践一线，又用以指导企业科技传承、创新实践。例如，企业科技档案信息资源开发利用，首先来自企业生产一线的科技需求调查分析，再从馆藏的科技档案资料中发掘、提炼，以适应企业经营、管理实践活动需要。

4）保密原则。企业科技档案蕴藏着许多技术创新、新型发明，以及最新科研成果，先进的科学技术是企业核心竞争力的重要体现，科技档案属于企业商业秘密的重要组成部分，一旦发生泄密或失密，将会给企业造成巨大经济损失，甚至影响企业的社会形象。据媒体报道，2019年，某无人机企业员工将非法获取的企业源代码泄露，给企业造成重大经济损失，为此承担了相应刑事责任。

3 完善企业科技档案管理路径

1）树立先进科技档案管理理念。企业科技档案管理者要牢固树立科技档案资产观、需求导向服务观、过程管理存档观等，满足新时代企业科技档案管理的新要求。一方面，要在思想上高度重视科技档案管理工作，充分认识到企业科技档案中所蕴含着的丰富知识和信息，除了发挥传统的凭证功能外，更要将其视为企业资产管理的重要范畴，视为企业无形资产的重要组成部分，在思想上、行为上自觉做好科技档案管理工作。另一方面，要筑牢服务理念，紧密结合企业科技需求，主动发掘科技档案资源信息，聚焦为提升企业核心竞争力做好服务。此外，要从树立全过程管理理念，从企业科技活动的立项、申报、实施、结题等各个环节和过程，做好科技档案资料收集归档，确保应收尽收，实现科技档案资料归档完整性、规范性。

2）建立健全科技档案管理规范。根据企业科技档案管理工作实际，以及《档案法》《企业档案工作规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《归档文件整理规则》等等，立足企业科技档案工作实际，进一步明确企业各部门、人员的不同工作职责，完善企业科技档案管理规范，从科技档案收集、归档、移交、查询、利用、销毁等各环节，制定具体而又切合企业实际的规章制度，如，企业科技档案归档制度、企业科技档案工作人员岗位责任制、企业部门科技档案立卷制度、企业科技档案查询实施细则等等，不断增强企业科技档案管理的规范化水平。

3）不断完善科技档案管理模式。根据企业科技档案管理实际，大胆探索，不断完善创新企业科技档案管理模式，以适应新时代新要求。例如，探索将企业科技档案纳入企业科技项目合同管理体系，将科技档案资料收集、移交等写入科技合同项目约定条款；再如，将企业科技档案管理纳入企业知识管理体系，树立“大档案”意识，发挥科技档案在促进技术创新、推动科技进步，在增强企业竞争力中发挥出应有作用，使科技档案数据库成为企业知识库、资源库；尝试开展企业科技档案验收和审计制度，可借鉴《重大建设项目档案验收办法》的成功经验，将科研项目合同验收中纳入“科技档案验收”制度，作为科技项目验收的前置条款。

4）切实增强科技档案管理能力。企业科技档案管理离不开一支高素质的档案管理队伍作为支撑和保障。为此，一方面，要根据企业科技档案管理数量及任务，加大专业人才引进力度；另一方面，要做好目前科技档案工作从业者的业务素能再提升，重点是要加强档案学、情报学、计算机信息技术，以及相关科学技术的理论培训打造一支复合型人才队伍，以满足企业科技档案管理的实际需要。此外，要加大经费投入力度，在企业日常管理中拨付专款，用于科技档案管理，以保障企业档案库房、设备及工具等满足企业科技档案管理的实际需要。