“卷件融合管理”实现路径研究

常兰会

（中共广西区委党校 广西行政学院，广西 南宁 530021）

1 “卷件融合管理”实践与研究

2018年10月11日，《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）发布，自2019年1月1日起施行。其第四章管理要求的第三节整理与归档第三十二条提出：“机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理。[1]”关于“立卷”和“组件”2种整理方式的实践基础都很深厚，2000年是“立卷”和“组件”整理方式的分水岭，《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）明确了文件材料归档以“件”为整理单位，不再施行立卷制度；《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）又明确了该标准适用文书档案保存的归档文件，其他门类档案可以参照执行；由此，文书档案采用“组件”整理方式无容置疑，其他门类档案采取何种整理方式便不一而论，有单位继续保持不变以卷代件，有单位大胆尝试以件代卷，有单位局部调整卷件共存，有单位举棋不定、不置可否。“卷件融合管理”给档案整理方式的两难选择指了一条明路，也为企事业等单位提供了档案整理方式模板。

国家档案局丁德胜和信玉红老师于2019年在《中国档案》发表的《机关档案的整理与归档—机关档案管理规定解读之七》解读到：“卷件融合是《规定》在档案整理方面提出的新思路，其本意是规范、简化档案整理规则，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件逐步统一起来”[2]；安徽师范大学档案馆朱力老师于2019年在《北京档案》发表的《“卷件融合”管理模式在高校档案工作中的实际运用》，文章提出：“卷件融合”管理模式也符合高校档案形成规律和高校档案实体类别特点，高校业务类档案应“立卷”；党群、行政、外事、实物和声像类档案应“组件”[3]。此后相继也有研究者对“卷件融合”这种管理模式谈了在高校、企业等档案工作中的应用，并阐述了卷件融合管理模式的可行性、优越性以及管理适用等。

2 卷件融合管理的实现路径

《机关档案管理规定》提到的“卷件融合管理”可理解为档案整理原则的及时补充，它是档案整理方法创新的理论支撑，可以规范和简化档案整理流程和步骤，达到便于保管和利用档案的目的，同时对档案管理的全过程各环节都产生一定影响。基于“卷件融合管理”在档案管理中的实践探索，笔者认为实现卷件融合管理可有3种路径。

1）在不同档案门类上适当选择“立卷”或者“组件”的外在融合。如可出现1个单位2种档案整理方式，文书档案采取“组件”整理方式，科技档案、会计档案、业务档案等采取“立卷”整理方式。这种外在融合的整理方式，符合档案形成规律，若不分档案门类，或都“立卷”整理或都“组件”整理的盲目一刀切，势必导致或增加档案整理负担或割裂文件的内在联系，对档案的保管和利用产生一定的困难。因“立卷”和“组件”2种整理方式都有其存在的必要性，也都有其局限性，而“卷件融合”则充满了合理性，兼顾了“立卷”和“组件”的科学性、系统性、完整性。文书档案采取“组件”整理方式已有20年的实践基础，得到了广泛认可，若科技档案也采取“组件”整理方式，势必导致项目混杂、联系割裂、检索分散、利用繁杂，甚至产生无迹可寻、无从下手的杂乱状况，虽然档案管理系统的检索功能强大，但若档案本身庞杂无序，档案查全率和查准率都会下降，无法快速调阅所需要的档案；若按科技档案系统性、完整性、成套性的形成规律进行组卷，档案查重、归档、利用等工作都易于完成。

2）在“立卷”中融入“组件”的件装、盒装形式的内在融合。如“卷内件”以“件”为单位进行装订，对个别“卷内件”以“卷”的形式的进行再整理，装盒方式改“卷装”为“盒装”，达到“卷中有件”和“件中有卷”，便于档案整理与利用。在“立卷”整理方式中，按立卷原则、立卷分工、立卷程序进行立卷分类，立卷分类分年度、分问题、分期限，然后进行立卷组合，组合完毕后，目录编制有案卷目录和卷内文件目录2个目录，装订形式是卷皮、目录、档案以及备考表捆绑在一起，采取“三孔一线”装订方法，档案管理系统中有案卷管理和卷内文件管理两个功能模块，且相互关联；在“组件”整理方式中，简化装订形式，卷皮改为档案盒，将卷内文件转变为“件”的整理单位，使用了“归档章”，2016年后又将“档号”列入归档文件目录，将页码加入归档章，目录的编制只有归档文件目录，档案管理系统中仅有归档文件管理功能模块；由此，从“立卷”到“组件”的演变过程中，所谓的“件”就是案卷的“卷内文件”转化而来的，在装订形式上分化了案卷的卷皮、目录、档案、备考表的绑定装订，改为“组件”中盒、目录、档案、备考表独立装订，在排序上同一年度同一保管期限同一类别下编制统一件号，故而案卷的“卷内文件”与“件”并无本质不同，仅仅进行了形式上的改变。笔者认为所谓“卷件融合管理”在立卷的整理方式中可尝试“卷中有件，件中有卷”，如“卷中有件”主要反映在装订形式和归档章上，基建档案按项目、保管期限分类排序后，每卷为1盒，盒内根据文件的密切联系由N“件”卷内文件组成，左上角加盖归档章，每件装订采取三孔一线方式，每件编制档号，编者页码，目录编制依然为案卷目录和卷内文件目录；“件中有卷”主要表现方式为在卷内文件的“件”中，根据档案的内在联系，编制封面、卷内文件目录等，达到便于档案利用的目的。

3）在档案编目与档案检索中运用“卷件融合”思想的创新融合。如研发档案编目工具、档案管理系统升级功能等。创新是引领发展的第一动力，笔者认为运用专业思维结合计算机技术可实现“卷件融合管理”的创新融合。如研发档案编目工具，提高档案编目工作效率，总思路可从卷内文件目录的源头开始“发散思维”和“逆向思维”，构建它与案卷目录以及2个机读目录的内在关系，找到从“卷内件”到“案卷”转换的档案编目方法，从而规范和简化档案分类、著录、统计等；关键环节为批量统一设定编制文件级档号来涵盖案卷号、分类号、项目号、卷号、序号等，同时从卷内文件目录直接转换出案卷目录所包含案卷题名，序号、总页数、起止日期等；功能设定为一键“秒杀”的自动生（逆）生，完成快速、智能、灵活的批量著录任务；其操作步骤：（1）档案员只需要在卷内文件目录中著录档号、保管期限、序号、文件编号、文件题名、责任者、日期、页数、备注等9项内容；（2）单击生成卷内文件机读目录按钮，16项卷内文件机读目录就自动生成了；（3）再单击生成案卷目录按钮后，案卷目录也大部分自动生成了，只有一个案卷题名需要补充，案卷题名补充著录后，单击生成案卷目录按钮，案卷机读目录自动生成，就科研档案的课题档案编目设置总规则后，卷内文件目录著录完毕后，程序可以全自动生成其他3个目录。如档案管理系统功能研发升级，主要是向档案管理系统开发公司定制研发跨门类档案的“综合”检索功能，通过关键词+空格+关键词……的输入习惯对检索档案进行限定查询，提高档案的查全率和查准率。实现能够在各门类的案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录中进行综合检索，同时增强档号在检索中的定位功能等。

3 卷件融合管理的实现路径再思考

1）提高认识，深度理解“卷件融合管理”的思想内涵。卷件融合的本意是规范、简化档案整理规则，并不是将“立卷”和“组件”两种整理方式混为一谈，而是根据档案的形成规律和内容特征来选择合适的整理方式，如科技档案采用“立卷”整理方式更能反映文件之间的内在联系性，文书档案采用“组件”整理亦符合文件形成规律，且易于管理和利用。卷件融合并不是将卷件对立起来，而是努力寻求两者的融合，如从档案装订、档案编目、档案检索、档案统计检等角度将卷、件统一起来，或者说是取长补短，达到档案保管和利用的目的，只有档案员能深刻认识“卷件融合”管理的实质，才能在档案工作中游刃有余，从而真正规范和简化档案整理，也只有档案管理员在档案管理中运用档案专业思维才能进行卷件融合创新，也才能真正规范和简化档案整理规则。

2）分门别类，准确理解“卷件融合管理”的整理方式。“立卷”和“组件”2种整理方式，在整理流程上最大的区别在于按“卷”整理需要进行立卷，也就是将若干份保管期限相同的文件组成一卷，而按“件”整理则无需组卷，直接将每一份文件作为一件档案[4]。所以“立卷”“组件”两种整理方式对比而言，在整理上工作量截然不同，“立卷”比““组件”多了排序组合、案卷目录编制、组合装订等；在档案利用上，因“立卷”比“组件”因卷内文件邦定装订，导致利用上诸多不便，但对于同一主题档案大量使用时，“立卷”的优越性便得以显现。因此“卷件融合”还是要对“卷”“件”有所区分，何种门类档案采用何种立卷方式，需要慎重考虑，对如何进行“卷件融合”的整理方式也需要不断的实践，找到更加科学融合管理模式。

3）创新方法，充分挖掘“卷件融合管理”的内在逻辑。创新是引领发展的第一动力，“档案整理要适应新时代档案工作需要，就必须不断引进先进技术，不断创新工作内容和模式[5]”如何挖掘“卷件融合”的内在逻辑，笔者认为运用专业思维和技术手段，是提高档案整理的速度和效率的关键，只要深度挖掘专业与科技的结合点，用理论武装头脑，发挥工匠精神，不仅仅在档案编目、档案检索上能有所创新，在卷件融合的统计、分类鉴定、档案利用、档案编研上都能有所创新，寻求新的工作方法、新的工作模式需要档案人员不断的实践和摸索，不断增强档案专业知识和业务本领。

4）强化宣传，彻底讲透“卷件融合管理”的流程步骤。档案整理的流程和步骤是“卷件融合管理”的外延，如何实施“卷件融合管理”不仅涉及档案部门，更涉及档案形成部门，只有认真研究“卷件融合管理”的流程步骤，向档案形成部门兼职档案员说清楚讲明白，制定各门类档案整理规范、流程步骤，解读好单位“卷件融合管理”的基本原则、分类要求、组合排序、装订打码、编制目录、检索统计以及查阅利用等，进一步加大“卷件融合管理”的宣传力度，或通过制作宣讲课件、制作档案整理流程视频等，让“卷件融合管理”在档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和编研上发挥重要作用。

4 结语

卷件融合管理是在档案整理方面提出的新思路，然而却直接影响了档案管理的全过程各方面，对单位的档案形成部门的档案收集、整理和归档和档案部门的保管、利用、统计以及档案编研等产生一定影响，如何运用“卷件融合管理”来更好的服务于档案管理，需要档案管理员在档案实践中不断寻求创新，不断寻求“卷件融合管理”的方式方法，以规范和简化档案整理规则为目的，强化档案工作效率，提高档案管理水平。