提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

李 亚

（陕西省成通机械化公路生态工程有限责任公司，陕西 西安 710068）

众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。同时，文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。

1 企业办公室文秘工作现状

1）办公室文秘人员没有明确的工作目的。企业办公室文秘工作人员每天面临的工作数量繁多，倘若工作缺乏条理性、规律性，将非常容易导致工作混乱，效率下降。办公室文秘工作人员要准确抓住领导意图，否则会出现错误传达领导意见的情况。出现这些问题的主要原因有：没有对工作内容进行统筹规划、无法平衡各项工作内容之间的关系、对公司现状理解不够透彻等。

2）综合管理素质有待进一步提升。办公室的性质、地位和作用，决定了办公室工作人员需要具备即“专”又“通”的综合业务素质，也就是人们常说的“杂家”。目前而言，办公室人员平时忙于处理各类繁杂事务，难以进行系统的政治理论学习，知识储备更新不够及时，存在一定程度的“偏科”，如往往偏重社会科学，而疏忽自然科学、管理科学等方面知识积累，这就导致存在一定程度上的知识老化现象，不能充分发挥辅助决策的参谋作用。

3）政策制度领会仍需进一步深化。办公室具有工作任务重、随机性大的特点，这就要求办公室工作人员从“强化业务、有效管理、倡导服务、增强能力、提高效益”五个维度出发，立足工作实际，加强对上级精神和要求的领会和贯彻，加强对本企业内部各项制度的理解和内化，将各项制度灵活且有效地落实在各项管理工作。

2 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

1）创新服务方式，当好参谋助手。如今我国科技水平不断进步，手机、平板、电脑等工具使文秘工作更加便捷，节省了大量的时间。因此，文秘工作的重心可以转移到帮助办公室领导处理日常事务性工作、协调沟通上下级关系、规范撰写公文材料上。同时，为了更好地完成参谋助手的任务，办公室文秘人员要找准自己的定位，不应该认为文秘工作仅仅是记录会议内容、撰写公文材料等文字性任务，应该把文秘工作的定位上升一个高度，充分认识到文秘在企业中的作用，在办公室领导的大方针下合理安排工作，协助领导完成信息传达和决策执行，提高工作效率和质量。

2）沟通协调能力的提升。沟通与协调是一个动态的发展过程，办公室秘书在工作中必须要保持工作整体的节奏，要穿针引线，提出话题、引领话题的发展、获取信息、传递信息，最后对话题进行归纳总结。而要完成这些任务，办公室秘书就必须注意对领导和工作人员在物理量、心理量和情感量上的平衡。语用学中将一次交流过程叫做话轮，话轮有两种：一种是自然获得，一般是在工作人员与同事交流时出现。比如在宣布管理层政策时，办公室秘书在交流开始后拥有天然的首先发言的机会，在向大家进行简短的介绍后，就要交代新的规定要求，然后进入双方交流的阶段，在交流过程中，话轮呈现为自然的双方交递，一方结束，则另一方获得话轮，彼此阐述观点，交换意见，这就是自然的获得。另一种话轮的获得则是非正常的，比如在必要情况下，办公室秘书会打断工作人员的话语，获得话轮，这种属于非正常获得，非正常获得话轮必须要注意物理量、心理量和情感量，办公室秘书抢夺性语话标记要尽可能使用转折性连词，比如“先暂停一下”或者“问题时间到”之类，因为秘书在与工作人员和领导交流中，主要还是承担协调的角色，不能一味地把发言权让给工作人员或者领导，所以为保证工作按照预先设定的方向发展，办公室秘书几乎不可避免地需要打断领导、工作人员或其他同事的谈话，在这种情况下，就需要插入一些表示歉意的协调，起到平衡心理量和情感量的作用，比如“抱歉打断一下”“我需要做一些紧急补充，在我说完之后会给您发言时间”之类，以起到减缓抢夺工作人员或者领导话语所造成的不快。而同时，为了传递信息、保证话语质量，办公室秘书还要注意物理量，即要保证话语数量。在工作中，办公室秘书应当通过设置足够的话语标记来保持自己继续掌握话轮，比如“然后”“你知道”等等作为暗示自己话语还没结束的标记，物理量的保持可以依靠有声协调和无声协调进行，只要话语标记足够，就能让话轮的物理量维持平衡，同时避免抢话和重叠等现象出现。但是，被打断，或者长期占据话轮毕竟是一件让其他希望获得发言机会的人感到不愉快的事情，长期掌握话轮会容易造成心理量和情感量失衡，所以适当的时候，发话人必须放弃话轮，尤其是在和领导交谈时，领导作为上级角色，必然不希望被秘书长期占据说话的权利，所以秘书要及时懂得让渡。此外，在一些公共场合，一般为出现领导发言不及时的情况，此时秘书要及时救场，而救场之后也要马上让出话语权，此时可以适当给出对应的线索，让领导判断对方是否放弃话轮，自己是否可以接话。线索可以体现在语法或者副协调或者体势中，通过语调、副协调、身体动作、社会中心序列某种固定套语的出现、音高和响度降低、句法，结合上述内容，办公室秘书需要向领导传达一个自己需要递交话轮掌控权的信息，这样才能保证整个交流过程的平衡，避免和领导撞话、抢话的尴尬。

3）会议管理能力。会议管理是文秘工作的核心之一，也是一项能够文秘人员统筹能力的工作内容。会议是一种很好地总结工作、总结经验教训、交流讨论、安排任务等地工作方式，在企业中会议管理是文秘人员一项重要的工作。要想切实提升会议管理水平，应该从以下几个方面入手：（1）制定完善的会议管理制度。从企业全局出发，会议管理制度建立是保证所有会议有序开展的前提。（2）对于文秘人员来说，处理好会议全程的工作是重点。会前要做好充分地准备，清楚本次会议的议题，领会领导意图。做好会前的基础工作，例如会议资料的准备等。如遇重大会议，文秘人员还要负责工作动员，对每一个细节、每一个程序考虑周到。（3）会议管理是一项系统性工作，涉及的部门较多，所以要求文秘人员要有较强的统筹协调能力。文秘人员要做好精密的会议计划，从接待、材料、新闻报道、会议纪要等方面都要有严谨的计划和细节，只有这样才能做好会议工作。

3 结语

众所周知，办公室工作是企业正常运转的核心，而在办公室工作中，文秘人员更是起着至关重要的作用，他们是连接上层领导和下层员工的纽带，只有文秘工作圆满完成，领导的决策才能够及时有效地传达给员工，及时准确地开展下一步工作。因此，作为办公室文秘人员，在新形势下要及时了解国家下发的各种文件，不断提高自身的综合能力，在烦琐的工作任务中找到正确的规律，从而更好地服务领导和员工，成为合格的参谋助手。