对新时代企业档案工作者使命与素养的思考

夏 静

（中国空间技术研究院，北京 100094）

档案工作正处于从实体管理向数字化管理转型的高速发展通道。作为档案工作的直接参与者和推动者，档案工作者的职业素养要求会发生怎样的变化呢？笔者结合工作实践谈一谈对新时代企业档案工作者使命和素养的认识。

1 新时代赋予新使命

以新发展理念引领经济高质量发展是十九大关于新时代中国特色社会主义经济建设的重要论断。企业作为经济建设的主力军，必须贯彻落实创新、协调、绿色、开放、共享的新发展理念，由高速增长转向高质量发展。档案工作作为企业工作的组成部分，存在档案工作与企业发展需要不平衡、不充分、不兼容的矛盾。档案工作者必须要有更高的站位，积极拥抱变化，才能有所作为。

1.1 管理重心倾斜：从规范化到数字化

档案是企业发展不可或缺的信息资源和重要资产，档案工作是企业经营管理的重要环节，是强化内部控制、防范经营风险的重要基础性工作。一直以来国家非常重视企业档案工作。2012年12月17日，国家档案局颁布了第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，对新形势下企业文件材料的归档范围和保管期限做了新的规定。2019年1月，国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》（档发〔2019〕1号），就国有企业改革中加强档案工作提出了重点任务，明确了工作要求。这一系列文件的出台反映了过去对于企业档案工作，国家关注的重点在于档案工作的规范化管理。

然而，新时代是一个信息技术高速发展的时代，一方面，随着信息化的发展，档案工作从管理的内容到形式均发生很大变化，管理的内容向知识化、信息化方向发展，管理的形式从纸质向电子化方向发展，电子文件单套制归档问题以及智能制造带来的三维电子文件管理问题迫切需要得到解决。另一方面，信息化、数字化最重要的特点就是万物互联，这让档案的形成、管理、利用，越来越分散，档案工作面临过去集中管理体制下不曾遇到的新问题。如何改变管理思路，建立适合信息化、数据化、知识化特点的企业档案管理模式及适应于该模式的档案管理体系，成为企业档案工作者迫切需要思考和解决的重要课题。因此，新时代是重塑档案工作的时代，企业档案工作重心应从强调规范化管理向数字化管理转变。

1.2 作用发挥多元：从辅助管理到管理与文化功能兼备

档案是企业在经营管理、科研生产、改革发展各项活动中形成的原始记录，对于笔者所在的宇航研发制造型企业来说，档案作为科研生产活动的记录和成果，更是航天产品研发和制造的必要条件和依据，是联系研究、设计、生产等有关技术环节和各部门的纽带。通过技术文件和档案的传递和流通，科研生产才得以顺利进行。因此，技术文件和档案的质量是航天产品的生命线。只有加强技术文件和档案质量的管理和控制，不断完善管理环节，才能使档案工作更好地服务科研生产，为减少产品质量问题，实现宇航任务圆满成功，以及高可靠、长寿命目标保驾护航。另外，档案工作在我院固定资产投资项目管理中也发挥着重要作用，“十一五”以来，国家对航天领域的投入显著增加，项目档案工作不但在项目建设、管理和使用运行中不可或缺，更是项目建设完成和竣工验收的前提和保证，为宇航科研生产能力的提升作出重要贡献。因此，档案工作作为宇航技术基础工作的辅助管理性质是得到广泛认可的。

随着时代的发展，企业不仅面临转型升级的严峻挑战，还面临着塑造企业文化、发扬企业精神、打造企业品牌的紧迫任务。企业的价值观、企业精神、品牌形象等文化要素，伴随企业发展而不断积累，并大量以企业档案的形式保存下来。因此，档案是塑造企业文化的资源基础，亦是传扬企业文化的重要工具和物质载体，在企业文化的建构和传扬中发挥了不可替代的作用。档案编研工作通过将散存在档案中、不系统的因素变成一个系统的有机整体来体现企业文化的全貌和精髓的复杂系统工程，从当前的现实情况来看，仍不是特别理想，存在诸如选题新颖程度以及时效性不够，研究性成果少而汇编类成果多等问题。因此，企业在档案信息资源开发方面要向综合档案馆看齐，充分挖掘企业特色和企业精神，为企业文化建设服务。

2 新使命呼唤新作为

新时代给企业档案工作带来新使命，新使命呼唤企业档案工作要有新作为。

2.1 赋能：全面提升企业子文件归档和电子档案管理能力

既然信息化、数字化已是大势所趋，与其被动接受，不如主动迎战，对于新时代档案工作面对的诸多难点，档案部门应抓住主要矛盾，重点突破电子文件归档和电子档案管理问题。

1）创新模式，改革电子档案管理方式。在国家档案局发布的《探索电子文件归档和电子档案管理新模式研究报告》中指出，通过在中国（上海）自贸区的试点，已证明科学的电子文件归档和电子档案管理方法能够确保“单套制”管理的电子档案真实、完整、可用和安全。因此，对于企业来说，完全可以尝试复制和借鉴自贸区的管理模式和管理经验，推动电子文件归档模式从“双套制”向“单套制”过渡；电子档案管理方式从“实体管理”向“信息管理”、“知识管理”过渡；档案管理手段从“计算机辅助管理”向“系统控制”、“智能管理”转变，从而实现企业档案管理模式的根本变革。

2）配套制度，规范电子文件归档和电子档案管理业务。规范是整合和共享的前提，电子文件归档和电子档案管理工作关键在于技术方案与管理制度配套互补。企业在探索档案工作数字化转型的过程中，要首先着眼制度和标准，明确企业各部门的归档职责，在传统档案业务规范的基础上结合电子文件归档和电子档案管理的特点和要求进行修订，研究确定电子文件归档范围和电子档案保管期限表，规范电子文件分类、整理、归档和电子档案鉴定、保管、利用等环节的业务需求，完善标准、规范和制度，明确电子文件形成、电子文件归档和电子档案管理各方责权，实现文档制度和管理协同保障。

3）搭建系统，开发电子文档集约管理平台。自2010年国家全面推进数字档案馆（室）建设以来，截止2018年底，全国地市级以上综合档案馆的数字档案馆建设已基本完成。然而，数字档案馆（室）建设在企业还处于推进阶段，任重而道远。笔者认为，数字档案馆建设的核心在于建设一套业务规范、技术先进、性能优良、功能完善、界面友好、运行安全的电子文件归档和电子档案管理系统。系统建设不仅是信息化部门与系统开发部门的事，档案部门更要发挥牵引作用，要能从文档管理系统流程和功能再造、电子文件归档质量监控、电子档案“四性”保障等方面提出业务需求，使业务需求与技术方案无缝衔接。

2.2 拓展：档案信息全方位立体式开发

对于企业来说，开展档案编研属于锦上添花的工作，一些成立了专门档案馆的企业才会重视档案编研，但也只是汇编档案在一定范围内加以公布。随着企业文化建设的发展，传统档案编研成果难以满足需要，档案工作者应该自觉地拓宽档案编研工作的领域，丰富档案编研工作的形式，使档案编研工作充满活力，提升层次，扩大影响。

1）深挖内容，编纂与研究相结合。档案工作者要在编纂档案，对档案信息进行浅层开发、初级开发的同时，研究档案进行深层开发、高级开发。笔者所在单位就进行了一些研究性质的探索。近年来，国家对航天事业发展非常重视，载人航天工程、北斗工程等国家重大工程都迎来关键节点，档案部门积极投入到载人航天工程、北斗工程的修史工作中去，开展了工程发展史等编研工作。这说明档案工作者要以历史大视野来重新审视档案编研工作，通过对档案资料去粗取精，提炼加工，将一个个孤立的事件串联成一幅能够反映企业发展光辉历程的历史长卷。

2）丰富形式，书刊与其他形式相结合。纸质印刷品作为档案信息开发成果的主要展现形式还是有受众范围有限、生动性不足等短板，在企业高效率快节奏的氛围下，短视频、纪录片、展览等可听可视、新颖活泼的展现形式更能为大众所喜闻乐见。例如，笔者所在单位曾结合2019年国际档案日宣传主题“新中国的记忆”举办了“中国空间技术研究院的创立”档案展，制作了《坚守航天梦》、《永远的东方红》等纪录片，取得了较好的宣传效果。因此，今后档案信息开发成果展现方式要融媒体化。

3 新作为需要新素养

人是干事创业的主体，新时代下企业要把档案工作做好，就必须吸纳和培养高素质档案人才。除了做好档案工作所必须具备的一般档案专业知识和行业知识以外，还应具备与当下企业面临的新使命和新作为相适应的新素养。

3.1 企业档案工作者要具备较强的信息素养

信息素养（Informatian Literacy）这一概念是信息产业协会主席保罗·泽考斯基于1974年提出的，包括文化素养、信息意识和信息技能三个层面，其本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力，能够判断什么时候需要信息、并且懂得如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。在当下企业档案工作从关注纸质文件归档管理向关注电子文件归档和电子档案管理转型的过程中，企业信息化技术发展以及企业档案管理工作内在渴求双重因素的推动下，面对企业产生的各类电子文件、电子数据，如何确定归档时机，通过哪些途径去获取，又采取怎样的机制去开发利用是目前及未来一段时期内档案工作者要具备的基本素养。

3.2 企业档案工作者要具有较强的史学素养

国家档案局原局长杨冬权曾在《档案编研工作的新趋向和新出路》一文中提出档案编研工作要从“小编研”向“大编研”转变，即要对传统档案编研进行延伸和拓展，不能局限于原始文献公布、文献信息报道等一次、二次编研成果，要对档案部门各种信息资源进行全方位、立体式开发。这与近年来企业文化建设和宣传交流需求的发展所带来的史学研究趋势相契合。这就要求档案工作者不仅仅要熟悉馆藏和具备一定的文字能力，更为重要的是要有研究意识，要能够在历史视角下对档案和资料进行考证、研究、分析、综合、概括、加工，撰写研究报告，进行文学创作。