浅谈人事档案管理的重要性及优化途径

2020-02-26解芳静

卷宗 2020年34期

解芳静

（山东省龙口市第十中学，山东龙口 265701）

人事档案是在人事管理活动中形成的，记录了个人经历、学历、思想品格、社会关系、工作和业务、荣誉和惩罚等内容。查阅人事档案，就能基本了解员工的个人发展状况，因此是人力资源管理部门的关注要点[1]。对人事档案进行收集、整理、保存、鉴定、利用，是人事档案管理的日常操作，新形势下应如何优化中小学人事档案管理工作呢？以下结合实践进行探讨。

1 人事档案管理的重要性

1）有利于选拔人才。人事档案是员工的“第二身份”，保证档案资料的完整性、真实性，是管理工作的首要原则。人事部门通过人事档案，可以了解员工的学习、经历、业务能力、奖惩情况，为人才的选拔使用提供依据。尤其是在求职应聘过程中，学历越高、经历越丰富、业务能力越强、奖励荣誉越多的员工，越能得到对方的青睐，求职成功的概率就越大。

2）有利于人力管理。对人事部门而言，人事档案管理是一项基础、常规的工作。学校是教书育人的场所，不同学科的教师组成一个队伍，每个人都要在自己的岗位上产生价值。通过人事档案管理，有利于学校对各个部门、各个层级的教师进行合理配置，帮助管理者更好地了解教师的特长、经历、教学风格，充分发挥出个人潜力，促进教学质量的不断提升[2]。

3）有利于开展培训。随着教师工作年限、职称级别、奖惩措施的变化，人事档案资料也在变化。加强人事档案管理，能提高教师对学校的信任度和归属感，方便学校制定更加科学合理的薪酬制度，改善教师的福利待遇。此外，档案中记录了教师的培训信息，通过汇总分析，有利于学校制定差异化的培训方案，提高教师的执业水平。

2 中小学人事档案管理存在的问题

1）管理意识薄弱。中小学校管理工作量大、内容复杂，不少学校将管理重点放在教学和学生上，忽视了教师群体，更谈不上人事档案管理。实际工作中，人事档案管理并没有实质性的工作内容，只有上级部门检查人事档案时，管理者才象征性地对档案进行流程化操作。由于管理意识薄弱，直接影响档案的收集、整理效率，也不利于后续的查询和使用，难以保障档案信息的完整性和真实性。

2）管理制度缺失。教育是社会各界关注的一个焦点，随着经济社会发展，学校管理也在不断改进。在人事档案管理方面，只有保持先进性，才能提高管理效率，而这依赖于科学完善的管理制度[3]。学校内人事档案管理制度缺失，并不是没有制定相关制度体系，而是制度内容陈旧，没有结合中学实际情况，导致制度措施执行不力，甚至出现和现实管理情况相脱节的现象，继而影响人力资源管理。

3）人员素质不足。人事档案管理工作中，管理者是一个关键要素，如果管理者本身的技能素质低，也会造成管理水平不高的局面。其一，管理者的业务能力差，无法采用高效的方法开展工作，会影响档案资料的收集和整理。其二，管理者工作态度消极，无法保证按照规范要求操作，会影响档案资料的使用，甚至造成档案丢失、损坏。

4）人员流失严重。调查发现，和学校内的其他岗位相比，人事档案管理部门的工作强度大、标准要求高，但薪资待遇水平一般，因此管理人员流失严重。对于高等院校对口专业毕业生来说，他们大多不愿从事档案管理工作，如此就难以保证管理工作的质量，形成恶性循环。

5）信息化程度低。信息技术的普及应用，提高了信息交互效率，也提高了管理工作效率。随着人事制度的变革，人事档案管理工作也应该加快信息化建设，以适应新形势下的管理需要。学校人事档案管理的信息化程度低，主要体现在两个方面：一是初始信息的录入比较繁琐，依然存在人工手动管理的状况，对于信息技术的应用不够深入完善。二是教师的工作岗位是不断变化的，例如晋升、调动、退休等，必须在系统中逐一修改，修改不及时就会导致档案信息不准确。

3 中小学人事档案管理的优化途径

1）增强管理意识。优化中小学人事档案管理工作，首先应该增强管理意识，认识到档案管理的重要性。对于学校领导而言，应该以身作则、发挥出榜样精神，将人事档案管理纳入日常管理范畴，在工作例会上强调人事档案对人事管理的重要意义，创建良好的管理氛围。对于档案管理者来说，应该转变自己的想法，树立创新意识，严格按照国家法律规范和学校规章制度，对人事档案进行管理，增强岗位责任心，对档案管理工作成果全面负责。

2）完善管理制度。完善人事档案管理制度，主要从三个层面入手[4]：一是归档制度。新的教职工入职后，会形成新的档案材料，管理者应及时收集归档，一般流程是：（1）鉴别档案材料，看是否符合归档要求；（2）按照材料的内容、属性，确定具体归档位置；（3）在目录上补充材料名称和内容；（4）将新材料放进档案。二是检查核对制度。通过检查核对，能保证人事档案的安全性和完整性，检查内容是多样化的，既包括档案本身，看有无虫蛀、霉烂；也包括档案保管环境，例如门窗是否关好，温湿度是否合理等。三是转递制度。当教师出现工作调动，档案管理者应积极配合教师，对档案进行转移投递。

3）提升人员素质。提升档案管理者的综合素质，是提高人事档案管理水平的有效途径，主要从两个方面入手：其一，在人才选拔任用上，适当提高准入门槛，优先选择有学历、有经验、有技术的人员。在管理人员的结构上，实现新老结合，一方面交流管理经验，另一方面提升部门工作活力。其二，对于现有的管理者，应定期进行培训学习，例如专家讲座、主题会议、技能竞赛等，学习最新的理论知识和操作技能，对管理模式进行变革，切实满足管理工作需求。

4）制定奖惩措施。奖惩措施作为人事管理中的常用手段，能激发人员的积极性和责任心，充分发挥出个人潜能[5]。针对中小学人事档案管理人员流动性强的问题，应结合管理工作的特点，制定合适的奖惩措施，落实绩效考核，并且和其他岗位的奖惩措施相区别。例如：从档案整理效率、服务态度、档案利用价值等方面，设置考核指标。通过奖惩，还能促使管理者心里产生危机感，督促管理队伍不断进步。

5）加强信息建设。人事档案管理的信息化建设，一方面要从硬件入手，学校应增加硬件成本投入，及时更新管理设备。另一方面要从软件出发，建立档案信息数据库，对系统版本进行升级，服务于管理工作。与此同时，管理者应积极接受信息技术，学习操作技能，发挥出信息技术的管理优势。