做好办公室文秘工作的几点思考

2020-02-25张传玉

卷宗 2020年30期

张传玉

（河南油田培训中心，河南南阳 473132）

公司内部的办公室部门是整个公司的综合协调机构，因此很多公司的重要管理事务都必须由办公室来开展处理，办公室是公司内部政策制定、文件传达的核心枢纽。因而，从事行政工作的文秘人员要具备极强的行政管理能力，高效处理行政工作。此外，文秘人员要具备一定的计算机操作能力，熟练使用办公软件，其中文秘人员的核心能力、写作能力能够有效满足公司内部文案的编制需求，承担起信息传达、承上启下的作用。

1 办公室文秘工作对企业的重要性

企业的办公室文秘工作通常是服务领导，日常工作包括规划领导每日活动、将领导日程等。如果企业领导需要外出办公或出差，文秘工作人员需要提前安排好领导活动流程、办公时间、交通出行等。企业的办公室文秘还是领导的传话筒，当领导传达出某一意图或者指令后，文秘工作人员需要使用合理的传达方式将领导意图传到企业的各个部门中，一般情况下，文秘工作人员通常使用文件将领导意图转化为书面形式。是企业上下级传递信息的一个重要枢纽，对企业未来发展有着至关重要的作用。

2 企业办公室文秘工作现状

2.1 办公室文秘人员没有明确的工作目的

企业办公室文秘工作人员每天面临的工作数量繁多，倘若工作缺乏条理性、规律性，将非常容易导致工作混乱，效率下降。办公室文秘工作人员要准确抓住领导意图，否则会出现错误传达领导意见的情况。出现这些问题的主要原因有：没有对工作内容进行统筹规划、无法平衡各项工作内容之间的关系、对公司现状理解不够透彻等。

2.2 企业文秘工作人员综合素质较低

随着企业的不断发展，各个部门的人才需求量呈现上升趋势，工作难度也在不断增加，这样一来导致了两种消极现象的产生。1）招收的文秘工作人员专业素质较低，不了解工作流程，无法负担起巨大的工作量，导致文秘工作效率不断下降。2）原有的文秘工作人员知识系统较为陈旧，容易误解领导意图，引发失误现象。

3 企业办公室文秘工作质量和水平的提升策略

3.1 强化培训，并建立完善的工作制度

企业办公室的负责人要加强文秘人员的培训，结合办公室内部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有针对性地给文秘人员开展专业技术培训和管理培训。结合文秘人员培训的需求，制定年度文秘培训计划，并制定文秘培训方案。将文秘人员的培训资金纳入部门的年度预算当中，给文秘人员培训的内容，主要是提高文秘人员的心理素质、动手能力、综合管理能力以及应急处理能力，保证文秘人员在紧急情况下快速处理异常突发情况。

3.2 提高公文的写作能力

掌握了公文一些基本原则和要求，只能算是初入门者，还不能算是“会写”。公文的基本格式是外在形式，这是非常重要的，但是要想成就一篇质量上乘的公文，内部的结构和联系才是需要真功夫、见真章的，这里重点谈一下篇章结构。一篇公文能够立起来，最重要的就是篇章结构，这是骨架，也是起草公文至关重要的一步。一般而言，公文内文包括三个部分：开头（前言）、主体和结尾。开头开篇名义，讲明制发公文的缘由、依据及意义等，结尾是再强调，提出希望等。那么核心内容就是主体部分，必须先列明提纲，确定写作思路，一般采用分条列项或者拟制小标题的方式，如果小标题下面仍需阐述的，需要再列分项的小标题，框架出来以后，再按照掌握的情况，分门别类进行“分装”，公文才能真正立起来。

3.3 建立奖惩机制

办公室要结合实际的行政管理工作状况，有针对性地设计奖惩机制来提高文秘工作者工作积极性，以实现激励员工的目的。办公室制定的奖励管理制度，要对积极提高自身行政管理工作能力的文秘人员，给予一定的奖励，以及在行政工作上做出重大贡献的人员，给予一定的年度奖金激励和精神奖励，可以给员工颁发优秀工作者称号，以此来激励全体办公室人员努力工作，积极向上。办公室以公开公平、多劳多得的原则来建立奖励机制尤其是在公司内部文秘工作量较大的情况下，通过制定激励机制可有助于文秘人员高效完成文案写作工作，给高质量完成任务的员工颁发优秀奖，可以给员工发放现金奖，发放办公用品和生活用品以及提高员工的绩效工资。

3.4 要做好督察督办，确保各级要求及时落实

文秘工作人员是领导的得力助手，发挥着重要的参谋作用，主要体现在会议精神内容纪要、文件传递、督办待办事项等方面。企业的主要领导每天都会接收并处理大量的文件，文秘工作人员必须协助进行甄别、分类、处理等。其中最为重要的是会议精神内容纪要，包括每周例会、阶段性工作总结以及各种新政策、新方针、新指示的下达等。文秘工作人员必须高效、精确、全面地将领导的要求提炼出来并在会议纪要中体现出来，尤其是在会议上公布的待办事项，必须特别重视，全面、高效地传达给所有职工。文秘工作人员必须明确会议纪要所涉及的各项工作内容的时间节点并完成事项的标记工作，同时及时进行督察督办，确保上级要求和领导指示精神得到迅速落实。