基于信息化在档案管理中的重要性

宋 明

（中共梨树县委党校，吉林 四平 136500）

档案信息化的建设是整个时代发展的必然要求，在面对档案信息化建设的过程中需要明确自身的作用，克服困难，这样才能够不断提升档案信息化的过程，这就是进行档案信息化的必然选择。因此，需要不断进行档案信息化建设来满足各企业单位发展的要求，也是为了更好的提升自身的经济效益。

1 信息化在档案管理中的重要性

1.1 有利于提高档案管理工作的效率

在传统的企业档案管理中，很多企业的管理思想比较陈旧，并且企业没有严格审核档案管理，导致档案管理工作中不仅会消耗大量的时间，同时也会导致档案管理的效率低下。在信息化的时代背景下，利用信息化技术对档案工作进行管理，有利于提高档案管理工作的效率。真实可靠的档案在企业的建设与发展中具有重要作用，是企业建设的重要参考，在档案管理中加强对信息技术的应用，能够提高工作效率，为档案管理人员进行档案真实性和准确性的查证工作提供时间，促进档案的优化，保障档案的真实可靠。同时，利用信息化技术，能够准确掌握档案在企业中被阅读和使用的人数，为档案管理工作提供了便利性。

1.2 是实现国家信息化和新时期档案管理工作的需要

伴随计算机的深入推广和使用，计算机已经成为科研、教学、生产、生活、服务等许多方面提高效率的主要途径，用现代化、科学化的手段做好新时期的档案管理工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期档案工作的需要，也是国家信息化工作的必然要求。

1.3 是档案管理信息规范化的需要

在日常的档案管理工作中，形成了大量的个人信息，比如：工作业绩考核、人员工资计算、人事数据统计、人事档案填写，保管贮存等等，这些工作繁琐、耗时费力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，档案工作信息滞后，档案管理数据加工不及时，沿用手工操作不适应新形势的发展要求，难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理个人信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

1.4 档案管理信息化建设的意义

档案管理信息化建设的过程并不是一帆风顺的。对于档案管理而言，档案管理工作既面临着机遇，也面临着挑战。档案管理信息化建设不仅是信息时代发展的要求，也是推动我国档案管理进行数字化、信息化转型的重要途径。目前科学技术、信息技术、计算机技术成为衡量国家文化软实力的重要指标，全面推动档案管理信息化，使档案管理与信息化建设有效融合，使其全方面融合科学技术和文化内涵，能提高我国的文化软实力。可以说档案管理信息化建设是推动档案管理转型的重要方法，对提升我国信息化建设水平有着重要意义。档案管理信息化建设的过程并不是一帆风顺的。对于档案管理本身而言，档案管理面临着机遇，也面临着挑战。如何利用信息技术全面提高档案管理质量需要技术专家不断研究，而档案管理信息化建设进程中又面临着诸多问题，如信息保存、信息管理、信息安全防护等，需要档案管理人员在长期工作实践中解决。

2 实施档案信息化建设途径

2.1 利用信息技术建立档案信息检索系统

档案信息检索是实现档案信息资源有效利用的前提和基础，在档案管理信息化体系建设中，必须全面重视档案信息检索体系的建设，利用多种工具和技术面向用户建立科学合理的档案检索体系。一方面，在档案管理信息化建设中，要注重延长纸质文献和实体资源的使用寿命，完善基础设施建设，给纸质文献及实体资源提供专业的存储空间；另一方面，要对纸质文献资源进行数字化处理，将各种具有较高保存价值的纸质文献资源保存到相关数据库中，建立科学合理的信息检索系统，以满足用户精确查询的需要，保障信息资源得到高效利用。

2.2 确定档案信息资源检索目标

在档案管理体系信息化建设中，为保证档案信息资源高效利用，要全面重视档案信息检索体系建设，根据用户需求和档案管理目标确定档案信息资源检索目标，从档案信息资源利用角度合理规划信息检索流程，可采用图片检索方法、文字检索方法、电子文献查询等方法，科学化检索有较高利用价值的档案资源，这样能使档案信息资源得到全面利用，使档案信息使用模式更符合用户的预期，提高档案信息检索效率，对档案信息资源高效使用和高速流通创造积极条件。

2.3 利用计算机技术建立先进的档案资源查询体系

档案信息资源查询体系是保障档案信息资源有效利用的前提，也是档案管理现代化建设的重要组成部分。为了促使档案信息资源得到有效利用，档案管理部门要积极引入先进的信息化管理方法，利用计算机技术对各类档案信息进行有效的收集、整理、分类、归档，以保障对各种档案信息的有效存储，使各种档案信息有效地存储到相关数据库中，结合用户的使用需求，建立操作便捷且科学合理的查询系统，使用户能及时便捷地查询档案信息。

2.4 培养复合型的信息化人才

进行档案信息化建设，必然需要进行信息技术的革新，而对于技术革新来说，需要就是人才的培养，需要人才的不断满足我国国有企业的档案信息化建设的要求。档案，对于我国人才队伍建设来说，需要进步的进行培训，提升培训的积极作用，这样才能够不断帮助我国国有企业更好的发展。对于人才队伍建设来说，需要不断培养研究性、管理性和信息化性的复合型人才，这样才能够满足我国国有企业档案信息化建设的基本要求。

3 档案信息化建设坚持原则性

档案信息化建设应坚持“统筹规划，有序推进，创新驱动，注重实效”的基本原则，按照统筹部署、深化应用的发展要求，有序推进，逐步构建集中管理、优质高效的档案信息网络和数据支撑环境。在档案基础业务的基础上，不断创新档案管理模式，充分利用档案信息化手段，推动档案管理机制、管理模式和档案管理手段的变革，提高企业档案工作者工作效率，以企业档案信息化建设促进企业档案工作的创新发展。

4 总结

事业单位档案管理进行信息化建设，是事业单位发展的必然趋势，进行档案管理信息化建设非常重要，可以保证事业单位工作人员档案的完整性和真实性，这是档案管理的初衷。同时，事业单位档案管理信息化建设可以促进档案管理的完整性，在档案整理及分类方面也会具有很大的便利。